Manche Informationen sind so wichtig, dass sie verbindlich bestätigt werden müssen – zum Beispiel neue Arbeitsanweisungen, Sicherheitsunterweisungen oder Änderungen im Ablauf. Dafür gibt es im Journal die Ankündigungen. Sie stellen sicher, dass niemand eine wichtige Information übersehen kann.

Was ist eine Ankündigung?

Eine Ankündigung ist ein besonderer Beitragstyp, der immer oben im Journal angezeigt wird – so lange, bis alle Empfänger die Information bestätigt haben. Damit sorgt sie für maximale Sichtbarkeit und Verbindlichkeit.

Ankündigungen sind rot markiert und unterscheiden sich optisch klar von normalen Mitteilungen.
Sie sind ideal, wenn eine Information rechtlich, organisatorisch oder sicherheitsrelevant ist.

Beispiele aus dem Apothekenalltag:

• Wichtige organisatorische Infos
• Neue QMS-Abläufe
• Änderung bei Rezeptabrechnung oder Datenschutz
• Neue Lieferzeiten vom Großhandel
• Unterweisungen, die dokumentiert werden müssen
• Sicherheitshinweise (z. B. über Spam-Mails) als Nachweis bei der Cyberversicherung

Ankündigung erstellen

📱 In der App	🖥️ Im Browser
Tippt im Journal unten rechts auf das blaue Pluszeichen und wählt „Ankündigung“.	Klickt im Journal oberhalb der Beiträge auf „Ankündigung“.
Gebt Betreff und Text ein.	Gebt Betreff und Text ein.
Wählt Empfänger, fügt ggf. Dateien oder Fotos hinzu.	Wählt Empfänger, fügt ggf. Dateien oder Fotos hinzu.
Tippt auf „Senden““.	Klickt auf „Veröffentlichen“.

💡 Haltet den Text einer Ankündigung klar und prägnant. Vermeidet unnötige Erklärungen – wichtig ist, dass jeder sofort versteht, was zu tun oder zu beachten ist.

Bestätigung durch Empfänger

Jede Ankündigung muss aktiv bestätigt werden.

Dazu klicken Empfänger auf den roten Button „Jetzt bestätigen“ und geben entweder ihr Passwort oder ihre PIN ein. Erst danach gilt die Ankündigung als gelesen und bestätigt. Das sorgt für eine nachweisbare Rückmeldung und verhindert Missverständnisse.

⚠️ Eine bestätigte Ankündigung kann nicht zurückgenommen werden.

Nach der Bestätigung verschwindet die Ankündigung aus der oberen Ansicht, bleibt aber weiterhin im Journal auffindbar.

Übersicht der Bestätigungen

Als Ersteller einer Ankündigung seht ihr jederzeit, wer sie bereits bestätigt hat und wer noch nicht.
Auch der Admin des Arbeitsbereichs (meist der Inhaber) hat Zugriff auf diese Übersicht.

Bereich	Beschreibung
Bestätigt	Liste aller Mitarbeiter, die bestätigt haben – mit Datum und Uhrzeit
Unbestätigt	Liste aller Mitarbeiter, deren Bestätigung noch aussteht
Glocke	Mit einem Klick alle unbestätigten Empfänger erneut benachrichtigen

💡 Wir empfehlen, dass Ankündigungen spätestens am nächsten Arbeitstag bestätigt werden. So bleibt euer Informationsstand immer aktuell. Hinterlegt diese Regelung am besten in eurem QMS.

Ankündigung bearbeiten

Wenn eine Ankündigung noch nicht bestätigt wurde, könnt ihr sie wie gewohnt über das Drei-Punkte-Menü bearbeiten.

Sobald mindestens ein Empfänger bestätigt hat, ist eine Änderung weiterhin möglich – allerdings werden alle bisherigen Bestätigungen gelöscht, damit niemand eine Information bestätigt, die später verändert wurde. Nach dem Bearbeiten erscheint automatisch ein Kommentar im Beitrag, der das Team über die Änderung informiert.

💡 So bleibt die Nachvollziehbarkeit erhalten und alle wissen, warum sie erneut bestätigen müssen.

Ankündigungen verwalten

Bestätigte und erstellte Ankündigungen findet ihr gesammelt in der Seitenleiste:

Kategorie	Inhalt
Bereits bestätigt	Alle Ankündigungen, die du selbst bestätigt hast
Eigene Ankündigungen	Alle Ankündigungen, die du erstellt hast

So habt ihr jederzeit den Überblick über eure offenen und abgeschlossenen Ankündigungen.

Praxisbeispiele aus der Apotheke

• QMS-Update: „Neue Temperaturdokumentation ab 1. Mai“
• Unterweisung: „Neue Anordnung der Feuerlöscher“
• Datenschutz: „Neue Richtlinie zur Kundenkartei“
• Organisation: „Neue Samstags-Öffnungszeiten“
• Offizin: „Neue Bonusaktion zur Adventszeit“

💡 Tipp: Neue AMK-Meldungen könnt ihr über das AMK-Add-on auch automatisch in apocollect abrufen und über das Journal im Team verteilen lassen. So spart ihr Zeit, haltet euer Team aktuell und dokumentiert zugleich rechtssicher, dass jede wichtige Warnung gelesen wurde. Mehr Infos: hier klicken >

Fazit

Ankündigungen sind perfekt für alle verbindlichen Mitteilungen im Team. Sie verhindern, dass Mitarbeiter wichtige Informationen übersehen oder später behaupten, sie hätten sie nicht erhalten – denn beim nächsten Login sind sie rot markiert und unübersehbar. Die Bestätigungen werden automatisch dokumentiert.

So wird sichergestellt, dass alle Mitarbeiter denselben Informationsstand haben und rechtlich relevante Themen zuverlässig bestätigt werden.

FAQ

Wer kann Ankündigungen erstellen?

Jeder Mitarbeiter mit Schreibrechten im Journal kann Ankündigungen erstellen. Optional könnt ihr die Möglichkeit über die Rollen- und Berechtigungseinstellungen auf bestimmte Mitarbeiter beschränken – wir empfehlen das jedoch nicht.

Kann ich sehen, wer meine Ankündigung bestätigt hat?

Ja. Im Beitrag selbst findet ihr die Übersicht aller bestätigten und unbestätigten Empfänger.

Was passiert, wenn ich eine bestätigte Ankündigung ändere?

Alle bisherigen Bestätigungen werden gelöscht. Das sorgt dafür, dass niemand eine nachträglich veränderte Information versehentlich als gelesen bestätigt.

Werden Empfänger benachrichtigt, wenn sie erneut bestätigen müssen?

Ja. Nach einer Änderung werden alle Empfänger automatisch informiert, dass sie die neue Version bestätigen müssen.

Wie lange bleiben Ankündigungen sichtbar?

Ankündigungen bleiben dauerhaft gespeichert, auch nachdem sie bestätigt wurden. Sie erscheinen nur so lange oben im Journal, bis alle Empfänger bestätigt haben.

Können Ankündigungen auch kommentiert werden?

Ja. Kommentare sind wie bei normalen Beiträgen möglich – ideal, um Rückfragen oder Verständnisfragen zu klären.

Können Ankündigungen gelöscht werden?

Ja. Der Ersteller oder ein Admin kann Ankündigungen über das Drei-Punkte-Menü löschen. Wichtig: Die Ankündigung wird dann auch bei allen Empfängern gelöscht. Bereits erfolgte Bestätigungen werden dabei entfernt.