Das apocollect Journal kann für kleine und große Mitteilungen genutzt werden. Wenn ihr eine sehr wichtige Nachricht verbindlich zustellen möchtet, könnt ihr die Ankündigungsfunktion nutzen.

Angepinnte Information

Eine Ankündigung ist beim Aufruf des Journals immer ganz oben festgepinnt und in Rot hervorgehoben. Dabei bleibt die Ankündigung auch dann oben, wenn es bereits neuere Mitteilungen gibt. Dadurch ist gewährleistet, dass jeder Mitarbeiter beim Journalaufruf diese Information sofort erhält.

Bestätigung der Ankündigung

Eine Ankündigung wird nicht automatisch als gelesen gekennzeichnet. Jeder Empfänger muss viel mehr mit dem persönlichen Passwort oder der PIN bestätigen. Nach dem Lesen der enthaltenen Information betätigen die Empfänger daher den roten Button "Jetzt bestätigen". Hierdurch wird eine hohe Verbindlichkeit bei den Empfänger geschaffen. Die Bestätigung kann über den Browser und auch über die App erfolgen, sodass es den Empfänger zu jeder Zeit leicht gemacht wird.

⚠️ Eine bestätigte Ankündigung kann nicht zurückgenommen werden.

Übersicht über Bestätigungen

Bei einer eigenen Ankündigung wird dokumentiert, welche Empfänger bereits bestätigt haben und wer noch nicht. Auch die Uhrzeit und das Datum der Bestätigung wird notiert. Dazu kann auch der Admin des Arbeitsbereiches (i. d. R. ist das der/die Inhaber) die erfolgten Bestätigungen sehen.

• Die Übersicht wird eingeblendet, wenn auf das blaue Stiftsymbol in der Ankündigung geklickt wird. (1)
• Unter Bestätigt siehst du alle Mitarbeiter, die bereits bestätigt haben. (2)
• Unter Unbestätigt findest du alle Mitarbeiter, bei denen eine Bestätigung noch aussteht. (3)
• Mit der Erinnerungsfunktion kannst Du mit einem Klick alle Mitarbeiter erneut benachrichtigen, die noch nicht bestätigt haben. (4)

📄 Wir empfehlen, dass ihr in der Apotheke vereinbart, dass Ankündigungen spätestens innerhalb des nächsten Arbeitstages von allen Empfänger bestätigt werden müssen. Wir haben hierzu auch eine Vorlage für Verhaltensrichtlinien erstellt, die neu angemeldete Apotheken per E-Mail erhalten. Wenn ihr bereits angemeldet seid und diese Vorlage ebenfalls erhalten möchtet, schreibt gerne an unseren Support!

💡 Nicht vergessen: Auch in apocollect muss geführt werden. Wenn ein Mitarbeiter Ankündigungen regelmäßig nicht oder nicht innerhalb eines Arbeitstages bestätigt, solltet ihr zeitnah mit ihm sprechen - genauso wie ihr es machen würdet, wenn er eine ausgelegte Unterschriftenliste nicht beachten würde. Die neue Funktion unterstützt euch aber dabei und erinnert vor allem diejenigen, die sich tatsächlich noch nicht eingeloggt haben.

Erstellen einer Ankündigung

Um eine Information als Ankündigung zu erstellen, wähle im Journal den Button Ankündigung aus. In der App wird diese Option ebenfalls eingeblendet, wenn Du im Journal auf das blaue Pluszeichen in der unteren rechten Ecke klickst.

Übersicht über frühere Ankündigungen

Sobald eine Ankündigung bestätigt wurde, verhält sie sich wie eine normale Mitteilung und wird chronologisch im Journal einsortiert.

Ankündigungen, die bereits bestätigt wurden, finden Empfänger außerdem gebündelt in der Seitenleiste.

• Unter Bereits bestätigt sind alle Ankündigungen zu finden, die Du selbst bestätigt hast
• Unter Eigene Ankündigungen sind alle Ankündigungen zu finden, die Du selbst erstellt hast.

Ändern von Ankündigungen

Eine Ankündigung, die noch nicht von Empfänger bestätigt wurde, kann über das Drei-Punkte-Menü in der Titelleiste des Beitrages bearbeitet werden.

Wenn eine Ankündigung mindestens einmal bestätigt wurde, ist ebenfalls noch eine Änderung möglich. Wichtig: In diesem Fall werden bei einer Änderung alle Bestätigungen wieder herausgenommen, und die Ankündigung muss von allen Empfänger neu bestätigt werden. Ein automatisch erzeugter Kommentar weißt das Team darauf hin. Hierdurch kann niemand etwas bestätigen, das nachträglich noch geändert wird.