Mit der Funktion „Besprechungsnotizen anfügen“ könnt ihr direkt aus einem Kundentermin heraus ein Besprechungsprotokoll im apocollect-Wiki erstellen (nur in Pro- und 360-Version). Damit dokumentiert ihr wichtige Inhalte ohne Umwege und haltet alle Absprachen sofort dort fest, wo sie später wiedergefunden werden.

Beim Anlegen der Notiz werden automatisch alle Mitarbeiter, die dem Terminplan zugeordnet sind, mit Schreibrechten hinterlegt. So kann das Protokoll gemeinsam erstellt und ergänzt werden. Standardmäßig hat kein anderer Mitarbeiter Zugriff – der Ersteller der Notiz kann die Berechtigungen jedoch jederzeit anpassen und bei Bedarf weitere Mitarbeiter hinzufügen.

Beispiele aus der Praxis

Anwendungsfall	Beschreibung
Beratungsgespräche dokumentieren	Z. B. bei einer Medikationsberatung: Empfehlungen, vereinbarte Anpassungen oder offene Fragen festhalten.
Impfgespräche protokollieren	Notizen zu Vorerkrankungen, Aufklärungsgesprächen oder geplanten Folgeterminen eintragen.
Gesundheits-Checks nachhalten	Ergebnisse und Hinweise aus Blutdruck-, Blutzucker- oder Leberwertmessungen dokumentieren, um Verläufe sichtbar zu machen.
Serientermine strukturieren	Bei Ernährungsberatungen oder langfristigen Programmen Zwischenergebnisse und Fortschritte Schritt für Schritt aufzeichnen.
Kooperationsgespräche sichern	Absprachen mit Altenheimleitungen, Pflegediensten oder Ärzten direkt aus dem Termin im Wiki ablegen – für einheitlichen Informationsstand im Team.

Anwendung

Öffnet den gewünschten Kundentermin in der Terminübersicht.
Klickt auf „Besprechungsnotiz anfügen“.
Es wird automatisch ein neuer Eintrag im Wiki erstellt.
Alle zuständigen Mitarbeiter des Terminplans sind mit Schreibrechten eingetragen.
Der Ersteller kann die Berechtigungen im Wiki verwalten und bei Bedarf weitere Mitarbeiter freischalten.
Ergänzt das Protokoll mit euren Notizen und aktualisiert es bei Bedarf jederzeit.

Die Notiz bleibt dauerhaft im Wiki gespeichert und ist so jederzeit auffindbar.

Fazit

Mit den Besprechungsnotizen dokumentiert ihr Kundentermine zentral und teamübergreifend. Alles Wichtige landet direkt im Wiki – klar strukturiert, zugänglich für die richtigen Mitarbeiter und bei Bedarf erweiterbar. So gehen keine Informationen verloren, und euer Team bleibt immer auf dem neuesten Stand.

FAQ

Wo finde ich die angelegten Besprechungsnotizen später wieder?

Alle Notizen werden im Wiki gespeichert. Dort könnt ihr sie jederzeit öffnen, bearbeiten oder mit weiteren Inhalten ergänzen.

Wer kann eine Besprechungsnotiz sehen oder bearbeiten?

Automatisch haben nur die dem Terminplan zugeordneten Mitarbeiter Schreibrechte. Standardmäßig hat sonst niemand Zugriff. Der Ersteller kann die Berechtigungen im Wiki aber jederzeit ändern und weitere Mitarbeiter mit Lese- oder Schreibrechten hinzufügen.

Kann eine Besprechungsnotiz mehreren Terminen zugeordnet werden?

Nein. Jede Notiz gehört immer zu genau einem Termin. Ihr könnt aber jederzeit auf bestehende Notizen verweisen oder Inhalte übernehmen.

Was passiert, wenn ein Mitarbeiter nachträglich aus dem Terminplan entfernt wird?

Dann verliert er automatisch die Schreibrechte für die zugehörige Notiz. Seine bisherigen Einträge bleiben erhalten.

Können Notizen später noch ergänzt oder angepasst werden?

Ja. Alle mit Schreibrechten ausgestatteten Mitarbeiter können die Notiz jederzeit aktualisieren – egal ob direkt nach dem Termin oder später.