In Teams laufen jeden Tag unzählige Informationen zusammen – von kurzen Rückfragen über neue Regelungen bis hin zu dauerhaften Arbeitsanweisungen. Doch nicht jede Nachricht ist gleich wichtig, gleich dringend oder gleich lange relevant.

Darum trennt apocollect eure interne Kommunikation klar in drei Bereiche, die aufeinander abgestimmt sind und ein klares System schaffen:

• Der Chat sorgt für schnellen Austausch – 1:1 oder in definierten Gruppen.
• Das Journal schafft Überblick und Struktur fürs ganze Team für den Großteil der Informationen.
• Das Wiki speichert euer Grundwissen langfristig wie ein Handbuch.

So bleibt eure Kommunikation nicht nur schnell, sondern auch nachvollziehbar und dauerhaft greifbar.

Überblick

Im Privatleben trennen wir die Informationsströme bereits intuitiv:

• Für flüchtige Infos nutzen wir WhatsApp: "Bring bitte Milch mit"
• Für Absprachen schreiben wir E-Mails: "Details zum Wochenendausflug"
• Für dauerhaftes Wissen suchen wir in Wikipedia oder Google: „Bedienungsanleitung Spülmaschine"

Im Apothekenalltag landen Informationen oft wild überall – in WhatsApp-Gruppen, E-Mails, Notizzetteln oder kurzen Tür-und-Angel-Gesprächen. Ohne ein zentrales System entsteht dabei schnell Verwirrung: Wichtige Infos gehen unter, alte bleiben im Umlauf, und niemand weiß mehr genau, wo der aktuelle Stand zu finden ist.

Damit ihr Informationen besser einordnen könnt, hilft euch in apocollect zukünftig folgendes Raster:

Bereich	Zweck	Kurzbeschreibung
Chat	Kurzer Austausch im festen Kreis	Flüchtige Infos an einen festen Personenkreis, die nur kurz wichtig sind
Journal	Umfassende Kommunikation im Team	Alltägliche Infos an flexible Empfänger, zu denen mehrere Antworten oder Bestätigungen erwartet werden
Wiki	Digitales Gedächtnis für Wissen & Prozesse	Alle Infos, die dauerhaft abgelegt werden und jederzeit auffindbar sein sollen

💡 Einfach gedacht:

• Der Chat ist wie WhatsApp – direkt, informell, kurzlebig.
• Das Journal ist wie eine interne E-Mail mit Kommentarfunktion – strukturiert, nachvollziehbar und teamübergreifend.
• Das Wiki ist wie euer eigenes Wikipedia – das Nachschlagewerk für dauerhaftes Wissen.

Mit dieser Aufteilung wisst ihr jederzeit, wo welche Information hingehört – und sorgt automatisch für weniger Chaos, mehr Klarheit und Transparenz.

💬 Chat – Flüchtige Infos an einen festen Personenkreis

Der Chat ist der schnellste Weg, um Informationen auszutauschen oder Rückfragen zu klären.

Ihr schreibt dort 1:1 mit Kollegen oder in festen Gruppen, die ihr regelmäßig nutzt – z. B. Einkauf, Botendienst oder Heimversorgung. Neue Gruppen entstehen selten; man schreibt meist mit denselben Personen, mit denen man ohnehin täglich zusammenarbeitet.

Nachrichten im Chat sind kurzlebig – sie werden gelesen, beantwortet und geraten schnell in den Hintergrund, sobald neue Themen aufkommen.

Typische Beispiele:

• „Kannst du am Samstag meine Schicht übernehmen?“
• „Der Großhandel liefert heute später“
• „Wir haben heute einen neuen Kundenrekord!“
• „Candesartan ist wieder lieferbar – bitte Vorrat in jeder Filiale bestellen.“

📢 Benachrichtigungen im Chat

Im Chat wird jeder Teilnehmer sofort über alle neuen Nachrichten informiert. Das sorgt für Tempo – kann aber bei vielen Themen auch schnell unübersichtlich werden.

💡 Bei Bedarf könnt ihr für bestimmte Chatgruppen die Benachrichtigungen temporär oder dauerhaft deaktivieren.

⚠️ Gerade wenn mehrere Themen gleichzeitig diskutiert werden oder ihr nach ein paar Tagen Abwesenheit viele Nachrichten habt, gehen wichtige Infos leicht unter. Dafür ist das Journal da: Es hält Themen geordnet und nachvollziehbar – mit Kommentaren, Benachrichtigungen und klaren Empfängern.

📰 Journal – Alltägliche Infos an flexible Empfänger

Das Journal ist das zentrale Kommunikationsboard eures Teams. Hier teilt ihr alles, was für mehrere Mitarbeiter relevant ist, kommentiert oder bestätigt werden soll.

Während im Chat oft mehrere Themen parallel laufen, bleibt im Journal jedes Thema für sich geschlossen – mit klarer Struktur und Rückverfolgbarkeit.

Im Unterschied zum Chat schreibt ihr außerdem nicht an feste Gruppen, sondern legt bei jedem Beitrag individuell fest, wer ihn sehen soll:

• das gesamte Team
• einzelne Mitarbeiter
• mehrere Standorte
• bestimmte Berufsgruppen
• oder eine beliebige Kombination

Damit ist das Journal flexibler als der Chat: Es eignet sich für kurze Informationen, die nur einen Tag wichtig sind, genauso wie für umfangreiche Themen, die über Wochen diskutiert werden.

Typische Beispiele:

• „Ab Montag gelten neue Lieferzeiten vom Großhandel.“
• „Neue Retourenregelung von Firma XY“
• „Wir planen einen Aktionstag im Mai – wer möchte mitmachen?“
• „Zusammenfassung des neuen Rahmenvertrags“
• „Hinweis auf aktuelle Retaxfallen“

💡 Auch neue Mitarbeiter, die erst später eingestellt werden, sehen automatisch alle bisherigen Beiträge – und sind sofort im Thema.

📢 Benachrichtigungen im Journal

Im Chat wird für jede Nachricht sofort eine Benachrichtigung an alle Teilnehmer gesendet – egal, ob sie relevant ist oder nicht. Im Journal läuft das smarter:

• Mitarbeiter werden zunächst nur über neue Beiträge benachrichtigt.
• Neue Kommentare sind sichtbar, aber nur wer selbst kommentiert hat, wird erneut aktiv benachrichtigt.
• So bekommt jeder Empfänger weiterhin jedes Update mit, wird jedoch nur fokussiert bei Themen, die für ihn wirklich relevant sind – ohne Benachrichtigungsflut.

🔍 Überblick behalten – der entscheidende Unterschied

• Im Chat kann es leicht passieren, dass man Nachrichten übersieht – besonders, wenn man im Urlaub war, krank ist oder in Teilzeit arbeitet. Nach ein paar Tagen sammelt sich dort oft eine Fülle an neuen Nachrichten, zu vielen verschiedenen Themen.
• Im Journal passiert das nicht: Alle neuen oder kommentierten Beiträge sind sofort sichtbar. Jedes Thema ist fest mit seinen Kommentaren verknüpft, sodass ihr immer den Zusammenhang seht. Nichts geht verloren, auch wenn ihr ein paar Tage nicht online wart.

📚 Wiki – Das Handbuch für dauerhaftes Knowhow

Während Chat und Journal für den Austausch gedacht sind, dient das Wiki der strukturierten Wissenssammlung – es ist euer „digitales Unternehmensgedächtnis“. Hier werden alle Informationen abgelegt, die langfristig gültig sind und regelmäßig gebraucht werden – keine Diskussionen, sondern klare Standards.

Typische Inhalte sind:

• Prozesse und Arbeitsanweisungen
• Checklisten (z. B. Rezeptur, QMS, Notdienstvorbereitung)
• FAQ & Schritt-für-Schritt-Anleitungen
• Wichtige Formulare oder Vorlagen
• Fortbildungsskripte
• Vorlagen für Aktionsplanungen

Ein wesentlicher Unterschied: Im Chat und im Journal sollen neue Informationen aktiv in das Blickfeld der Mitarbeiter gelangen. Im Wiki funktioniert es genau andersherum – hier sucht sich der Mitarbeiter gezielt die Information, die er braucht.

Das Wiki ist euer internes Nachschlagewerk – durchsuchbar, immer aktuell und perfekt für neue Mitarbeiter, die sich schnell orientieren möchten. Was im Chat besprochen und im Journal abgestimmt wurde, landet im Wiki als verbindlicher Standard.

🔗 Wie Journal & Wiki zusammenarbeiten

Die Infos in Journal und Wiki sind nicht nur sauber strukturiert – sie können miteinander verknüpft werden.

Ein aktueller Beitrag im Journal kann direkt auf einen passenden Wikiartikel verweisen – oder umgekehrt: Aus einem Journalbeitrag kann mit wenigen Klicks ein neuer Wikiartikel entstehen, wenn ein Thema dauerhaft relevant wird.

So wächst euer Wissen mit jedem neuen Ereignis und gleichzeitig braucht ihr nicht immer mühsam alles erneut erklären, sondern könnt einfach auf passende Artikel verweisen.

💡 Beispiel: Im Journal warnt ihr vor einer aktuellen Spam-Mail, die scheinbar von der Apobank stammt. Direkt darunter verlinkt ihr euren Wikiartikel „Umgang mit verdächtigen E-Mails“. Mitarbeiter, die sich unsicher fühlen, können den Artikel sofort öffnen und nachlesen, worauf sie achten müssen – ohne Umwege, ohne neue Tools, ohne Suche in Papierordnern.

Diese Verbindung sorgt dafür, dass aktuelles Handeln und dauerhaftes Wissen ineinandergreifen:

• Im Journal wird reagiert und diskutiert.
• Im Wiki wird dokumentiert und erklärt.

Gemeinsam mit Journal und Wiki schafft ihr ein leicht zugängliches Wissenssystem für euer gesamtes Team.

🧭 Zusammenfassung

Bereich	Zweck	Typische Nutzung	Lebensdauer
Chat	Flüchtige Infos an einen festen Personenkreis	„Kannst du mich zurückrufen?“ / „Bitte Botendienst informieren.“	Minuten bis Stunden
Journal	Alltägliche Infos an flexible Empfänger, zu denen mehrere Antworten oder Bestätigungen erwartet werden	„Neue Lieferregelung“, „Retaxwarnung“, „Neue Kosmetikserie“	Tage bis Monate
Wiki	Dauerhafte Infos & Anleitungen	„Rezeptur-Anleitung“, „QMS-Dokumente“, „Formulare“	Monate bis Jahre

Mit der klaren Trennung von Chat, Journal und Wiki bleibt eure Kommunikation nicht nur übersichtlich und wird sinnvoll gegliedert. So fügt sich apocollect nahtlos in euren Arbeitsalltag ein: so direkt wie WhatsApp, so organisiert wie eine E-Mail, und so verlässlich wie euer eigenes Wikipedia fürs Team.