Grundkonfiguration des Einsatzplaners

💡 In der Administration könnt ihr alle Voreinstellungen für den Einsatzplaner hinterlegen, die euch dann täglich das Arbeiten erleichtern.

In der Administration könnt ihr alle Grundeinstellungen für die Einsatzplanung hinterlegen. Hier solltet ihr euch alle Einträge einmal genau ansehen, bevor ihr mit der Planung startet.

Die Administration erreicht ihr nur von einem Computer oder iPad.

Klickt oben in der Titelleiste auf euer Profilbild.
Wählt Administration.

💡Für Fortgeschrittene: Zugriff auf die Administration hat standardmäßig nur der Admin (i. d. R. der Inhaber). Admins können anderen Personen aber Zugriff auf einzelne Bereiche der Administration geben über die Rollen- und Berechtigungen.

📌 Inhalt dieses Artikels

Feiertage aktivieren
Tätigkeiten und Faktoren
Abwesenheiten
Bereiche

Feiertage aktivieren

Bundesland oder Kanton hinterlegen

Wenn ihr ganz neu seid bei apocollect hinterlegt einmal zu Beginn eure Standorte:

Auch wenn ihr eine Einzelapotheke seid, müsst ihr diesen Standort hinterlegen.
Wenn ihr ein Filialverbund seid, hinterlegt jede Filiale als eigenen Standort.
Standorte können darüberhinaus auch Testzentren, angeschlossene Kosmetikstudios, euer Großhandel oder ein Büro sein, in dem ihr Mitarbeiter regelmäßig beschäftigt.

💡 Die genaue Beschreibung dazu findet ihr hier: Standorte erstellen und bearbeiten

Wenn ihr apocollect schon länger nutzt, und nun auch den Einsatzplaner nutzen möchtet, müsst ihr alle bestehenden Standorte einmal kurz bearbeiten und die passende Region hinzufügen.

apocollect hinterlegt dann die passenden gesetzlichen Feiertage für eure Region im Kalender.

Feiertage prüfen

Wenn ihr nachschauen möchtet, ob apocollect für jeden Standort auch die richtigen Feiertage hinterlegt hat, könnt ihr euch die Feiertage ansehen:

Öffnet den Menüpunkt Einsatzplanung in der Administration.
Wählt im Abschnitt Gesetzliche Feiertage den passenden Standort aus.
Prüft die Feiertagsliste.

Individuelle Abweichungen hinterlegen

In einigen wenigen Fällen haben einzelne Städte abweichende Feiertage. Auch diese könnt ihr in apocollect hinzufügen.

Wenn ihr einen individuellen, gesetzlichen Feiertag hinzufügen möchtet,

klickt auf den blauen Button Feiertag hinzufügen. Es öffnet sich ein kleines Eingabefenster.
Gebt ihm Suchfeld die ersten Buchstaben des Feiertages ein. apocollect filter automatisch auf alle passenden Feiertage.
Wählt den Feiertag aus.

💡 Wenn euch ein offizieller Feiertag in der Liste fehlt sagt und bitte Bescheid per E-Mail an support@apocollect.de

Tätigkeiten und Faktor

Eine Tätigkeit ist die Art, mit der ein Mitarbeiter während einer Schicht beschäftigt ist. Wir haben die typischen Tätigkeiten bereits voreingestellt:

Arbeit
Fortbildung
Notdienst
Homeoffice
Stand-by
Überstundenausgleich
Urlaub
Arztbesuch

Wenn ihr eine dieser Tätigkeiten bearbeiten möchtet, kriegt rechts an der Seite auf das Stift-Symbol.

Sie können der Liste auch weitere Tätigkeiten hinzufügen, indem Sie auf den blauen Button Tätigkeit anlegen klicken.

Jede Tätigkeit enthält drei Angaben:

Den Namen

Legen Sie einen aussagekräftigen Namen fest, damit Sie bei der Planung sofort wissen, worum es sich handelt.

Den Faktor

Mit dem Faktor können Sie für jede Tätigkeit einstellen, wie die geleisteten Stunden im Stundenkonto gutgeschrieben werden sollen.

Dabei gilt:

Jede Stunde wird mit diesem Faktor multipliziert.

Daraus folgt:

Für Tätigkeiten mit einem Faktor > 1 bekommt der Mitarbeiter mehr Stunden im Stundenkonto gutgeschrieben, als er tatsächlich geleistet hat. Das kann sinnvoll sein z. B. für Notdienste.
Für Tätigkeiten mit einem Faktor < 1 bekommt der Mitarbeiter weniger Stunden im Stundenkonto gutgeschrieben, als er tatsächlich geleistet hat. Das kann sinnvoll sein z. B. bei Stunden im Nachtdienst oder für Stand-by Dienste.
Für Tätigkeiten mit einem Faktor von 0 bekommt der Mitarbeiter keine Stunden im Stundenkonto gutgeschrieben. Das ist sinnvoll zum Eintragen eines Überstundenausgleiches oder für sonstige Abwesenheiten, die ihr stundenweise eintragen möchtet und für die keine Stunden gutgeschrieben werden sollen (Arztbesuch, Fortbildung, oder ein Notdienst, wenn dieser über eine Gehaltspauschale abgegolten wird, usw.)

💡 Sehr wichtig: Achtet beim Einstellen des Faktors darauf, dass ihr in korrekt hinterlegt habt. Wenn die Tätigkeit einmal in der Planung zugeteilt wurde, kann der Faktor anschließend nicht mehr bearbeitet werden! Der Grund: Es würde rückwirkend zu Veränderungen im Stundenkonto kommen. Legt daher ggf. eine weitere Tätigkeit an.

Beispiele

Faktor 0,55: Der Apotheker macht 10 Stunden Nachtdienst. Im Stundenkonto werden ihm aber nur 5 Stunden und 30 Minuten gutgeschrieben, da Uhr für Nachtdienst einen Faktor von 0,55 eingestellt habt.
Faktor 2,0: Die PTA arbeitet 5 Stunden im Heiligabend-Notdienst von 13-18 Uhr. Als Dankeschön möchtet ihr, dass der PTA die Stunden doppelt angerechnet werden.
Faktor 0: Der Apotheker erhält monatlich eine Pauschale für die geleisteten Notdienste. Dafür bekommt er keine Überstunden gutgeschrieben. Ihr weist ihm daher die Tätigkeit Notdienst unbezahlt zu mit dem Faktor 0.

Abwesenheiten

Eine Abwesenheit ist eine immer ganztägige Fehlzeit eines Mitarbeiters. Wir haben die typischen Tätigkeiten bereits voreingestellt:

Urlaub
Krank
Feiertag
Kinderkrankenschein
Sonderurlaub
Ausbildung
Mutterschutz
Elternzeit
Fortbildung
Überstundenausgleich
Frei

Bei vielen dieser Abwesenheiten handelt es sich um gesetzlich geschützte Fehlzeiten, d.h. der Mitarbeiter hat trotz Fehlzeit einen Anspruch auf eine Stundengutschrift.

In apocollect könnt ihr dabei beide geprüften Berechnungsgrundlagen aktivieren:

Standard: Zeitgutschrift nach der Musterwoche (der Schalter ist ausgeschaltet)
Alternative: Zeitgutschrift nach den geplanten Tagesstunden (Planzeit) (der Schalter ist eingeschaltet)

Dabei könnt ihr für jeden Abwesenheitstyp einzeln festlegen, welche Berechnungsgrundlage standardmäßig eingestellt wird.

Mehr Infos zu den Berechnungen findet ihr hier >

💡 Ihr könnt bei der Schichtenplanung bei jeder Abwesenheit auch noch manuell von dieser Voreinstellung abweichen, um im Einzelfall eine andere Berechnungsgrundlage zu wählen.

Eine Ausnahme sind der ganztägige Überstundenausgleich und Frei. Für diese beiden Abwesenheiten erfolgt logischerweise keine Zeitgutschrift.

💡 Wichtig: Wenn ihr bei einer Abwesenheit die Berechnungsgrundlage in der Konfiguration ändert, wirkt sich dies nicht auf Abwesenheiten aus, die ihr bereits erstellt habt. Es gilt nur für alle Abwesenheiten, die ihr in der Zukunft erstellt. Dadurch habt ihr die Sicherheit, dass sich rückwirkend keine Veränderungen ergeben.

Bereiche

Jeder Schicht muss ein Standort zugeordnet werden, in dem der Mitarbeiter arbeiten soll. Wenn ihr es noch genauer einstellen möchtet, könnt ihr dazu einzelne Bereiche erstellen.

Wir haben einige typische Bereiche voreingestellt:

Handverkauf
Lager
Labor
Büro

Ihr seid bei den Bereichen völlig frei:

Die eine Apotheke möchte sie vielleicht gar nicht nutzen.
Andere Apotheken möchten nur spezielle Bereiche hinterlegen, z. B. Labor
Wieder andere Apotheken möchten die Bereiche vielleicht nutzen, um die einzelnen Kassen zuzuweisen.

In der Konfiguration könnt ihr die Liste frei editieren, die euch dann bei der Schichtenplanung und dem Erstellen der Standardpläne zur Verfügung steht.

Sichtbarkeit von Plänen aus anderen Standorten

Standardmäßig kann ein Mitarbeiter nur die Arbeitszeiten aus seinen eigenen Standorten sehen. Ihr könnt aber einstellen, dass

alle Mitarbeiter
oder nur ausgewählte Mitarbeiter

die Pläne aus allen Standorten sehen - selbst dann, wenn sie dort nicht arbeiten.

Wenn ALLE Mitarbeiter alle Standortpläne sehen sollen, geht ihr wie folgt vor:

Öffnet die Administration > Rollen und Berechtigungen.
Bearbeitet die Rolle Nutzer und aktiviere die Berechtigung Zugriff auf alle Standortpläne.
Speichert ganz unten.

Wenn NUR AUSGEWÄHLTE Mitarbeiter alle Standortpläne sehen sollen, geht ihr wie folgt vor:

Öffnet die Administration > Rollen und Berechtigungen.
Erstellt eine neue Rolle mit dem Namen Ansicht aller Pläne o. Ä.
Dieser Rolle gebt ihr nur die eine Berechtigung Zugriff auf alle Standortpläne. Alle anderen Schalter lasst ihr ausgeschaltet.
Speichert ganz unten.

Öffnet anschließend die Administration > Mitarbeiter.
Weist den ausgewählten Mitarbeitern die neue Rolle zusätzlich zu. Wichtig: Die bisherige Rolle (z. B.) Nutzer sollte bestehen bleiben.

💡Lest auch die anderen Hilfeartikel zum Einsatzplan. Eine Übersicht über alle Artikel findest Du hier >

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