Wenn nur Prozesse digitalisiert werden, nicht aber die Kommunikation dazu, habt ihr am Ende nichts gewonnen. Wenn eine Aufgabe daher digital erstellt und zugewiesen wird, müssen auch Rückfragen usw. dazu digital gestellt werden können.

Bei apocollect könnt ihr jede Aufgabe daher kommentieren. Dadurch könnt ihr direkt im Kontext der Aufgabe chatten, wodurch jeder immer genau weiß, auf welche Aufgabe du dich gerade beziehst.

An einen Kommentar könnt ihr auch Dateien anhängen.

Vorteile

• Der Austausch wird effizienter und weniger fehleranfällig, denn ihr müsst den anderen nicht immer erklären, über welche Aufgabe ihr gerade sprecht. Alle Beteiligten bleiben auf dem gleichen Stand.
• Ihr könnt schichtübergreifend kommunizieren: Wenn ihr daher eine Rückmeldung oder Frage zu einer Aufgabe habt, braucht ihr nicht zu warten, bis der Aufgabenersteller wieder in der Apotheke ist, sondern könnt eure Rückmeldung sofort in den Kommentaren ablegen und habt den Kopf dadurch wieder frei.
• Ihr könnt filialübergreifend kommunizieren: Das häufige Anrufen in anderen Filialen entfällt. Ihr müsst nicht am Telefon warten, bis eure Kollegin das Beratungsgespräch abgeschlossen hat und ihr dann nicht erstmal erklären, zu welcher Aufgabe genau ihr gerade eine Frage habt.

Einsatzmöglichkeiten

• Sind mehrere Mitarbeiter an einer Aufgabe beteiligt, können sie sich über die Kommentare informieren und Rückfragen stellen.
• Wenn die Aufgabe ein Dokument erhält, z. B. ein PDF zum unterschreiben, könnt ihr es unterschrieben und aktualisiert über die Kommentare zurücksenden.
• Notiert, was ihr bereits unternommen habt und wo ihr gerade steht.
• Stellt Rückfragen an den Ersteller der Aufgabe, um auf Kurs zu bleiben und Verzögerungen zu vermeiden.
• Gebt ein kurzes Feedback zur Lösung, z. B. mit dem Ergebnis.
• Wenn ihr eine Aufgabe delegiert habt, fragt nach, wie der aktuelle Stand ist oder warum die Aufgabe nicht pünktlich erledigt wurde.

In der App

Die Kommentare findet ihr natürlich auch in der App.

• Öffne eine Aufgabe in der Detailansicht
• Klicke in der oberen Leiste auf das Kommentarsymbol. Die Kommentare werden eingeblendet.
• Schiebe die Kommentare einfach wieder nach unten, um sie auszublenden.