Mitarbeiter hinzufügen und bearbeiten
Jeder eurer Mitarbeiter benötigt einen eigenen persönlichen Zugang. Die Einladung erfolgt per Email.
Die Mitarbeiterverwaltung findest Du in der Administration:
- Logge Dich an einem Computer bei apocollect ein.
- Klicke in der Titelleiste auf dein Profilbild und wähle Administration.
- Wähle in der Seitenleiste Mitarbeiter aus.
💡 Bitte registriert keinen Gemeinschaftsaccount für die Apotheke! Eine Team-Software macht nur Sinn, wenn Mitarbeiter einen persönlichen Account haben, um zu chatten, zu kommentieren und zu liken. Ansonsten fühlt sich niemand wirklich zuständig, und ihr habt wieder keine Übersicht, ob alle Mitarbeiter die Neuigkeiten gelesen haben.
Um neue Mitarbeiter einzuladen habt ihr zwei Möglichkeiten:
- Ihr legt jeden Mitarbeiter einzeln nacheinander an. Dies ist empfohlen für die Einladung einzelner Mitarbeiter oder kleiner Teams. Dieser Schritt ist in diesem Hilfeartikel beschrieben.
- Wenn ihr viele Mitarbeiter gleichzeitig einladen möchtet, könnt ihr diese über eine CSV-Tabelle sammeln und importieren. Lies dazu diesen Hilfeartikel >
Neue Mitarbeiter einladen
Wähle den blauen Button Mitarbeiter anlegen und fülle die Felder aus.
✉️ Email
Die Emailadresse ist ein Pflichtfeld, da an diese Adresse die Einladung versendet wird.
💡 Wenn ihr apothekeneigene Emailadressen für eure Mitarbeiter anlegt, achtet bitte darauf, dass ihr zuerst die Emailadresse anlegt und erst dann die Einladung versendet. Eine nicht-existente Emailadresse wird ansonsten von den Emailservern für den weiteren Versand gesperrt. Wenn euch das passiert ist schreibt uns kurz eine Email an support@apocollect.de. Wir können die Emailadresse dann entsperren.
📞 Telefonnummer
Die Angabe der Telefonnummer ist optional, aber praktisch. Ihr könnt euch dann später direkt aus der apocollect anrufen, ohne die Telefonnummern aller Mitarbeiter im Handy zu speichern.
Der Mitarbeiter kann die Telefonnummer später auch selbst hinzufügen und ändern.
🏫 Standorte
Wähle die Standorte, an denen der Mitarbeiter arbeitet. Der Mitarbeiter hat anschließend Zugriff auf die Mitteilungen, Aufgaben, Wiki-Artikel und Termine für diesen Standort.
Hauptstandort
Wenn ihr den apocollect Einsatzplaner nutzt wähle anschließend den Hauptstandort des Mitarbeiters aus, in dem er auch offiziell angemeldet ist. An diesem Standort wird der Mitarbeiter im Plan angezeigt, wenn er nicht anwesend ist und z. B. Urlaub hat oder krank ist.
💼 Beruf
Ordne dem Mitarbeiter seinen Beruf zu. Der Beruf kann hinterher verwendet werden, um schnell Mitteilungen, Aufgaben oder Termineinladungen an Mitarbeiter eines Berufes zu versenden.
Du solltest wenn möglich nur einen Beruf wählen. Wenn Du mehr als einen Beruf wählst, wähle den Hauptberuf als erstes, da der Mitarbeiter z. B. in der Einsatzplanung korrekt eingruppiert wird.
🎛️ Rolle
In apocollect besteht die Möglichkeit, bestimmte Rollen zu vergeben um Berechtigungen genau zu vergeben. Standardmäßig gibt es die Mitarbeiterrollen Admin, Nutzer und Planer.
- Die Standardrolle für Mitarbeiter ist Nutzer.
- Wenn der Mitarbeiter auch die Einsatzpläne verwalten soll, wähle die beiden Rollen Nutzer und Planer.
- Die Rolle Admin sollte nur mit Vorsicht vergeben werden. Der Mitarbeiter hat dann die gleichen Rechte wie die Person, die apocollect registriert hat. Dies kann z. B. sinnvoll sein für weitere OHG-Inhaber.
Weitere Infos zu individuellen Rollen und Berechtigungen findest Du hier >
Der Mitarbeiter erhält nach dem Speichern nun eine Einladungs-Email von apocollect. Er kann sich jetzt damit einloggen und ein Passwort festlegen.
👤 Mitarbeiter als Entwurf speichern
Mitarbeiter können in der Administration auch hinzugefügt werden, ohne dass direkt eine Einladung versendet wird. Das ist praktisch, damit ein neuer Mitarbeiter bereits eingeplant werden kann, dieser aber noch keinen Zugriff auf apocollect erhält.
- Um einen neuen Mitarbeiter als Entwurf zu speichern, aktiviert beim Anlegen des Mitarbeiters einfach den entsprechenden Haken.
- Die Einladung kann dann später direkt aus der Mitarbeitertabelle versendet werden.
Mitarbeiterdaten nachträglich ändern
Wenn du nachträglich etwas anpassen möchtest, klicke in der Mitarbeitertabelle auf das Stiftsymbol auf der rechten Seite.
Einladungsmail erneut senden
Wenn ein Mitarbeiter seine Einladung nicht erhalten hat, kann diese immer nach 15 Minuten erneut gesendet werden. Wenn ein Mitarbeiter sich noch nicht angemeldet hat, findest du in der Mitarbeiterverwaltung den Hinweis Einladung erneut senden.
Wenn ein Mitarbeiter die Einladungsmail nicht erhält, kann dies zwei Ursachen haben:
- Die Email ist im Spam-Ordner gelandet, da sie als unerwünschte Werbung erkannt wurde.
- Die Emailadresse enthält einen Tippfehler.
- Die Emailadresse wurde vom Emailserver gesperrt. Dies kommt nur selten vor. In dem Fall schreibt uns bitte die betroffene Email an support@apocollect.de, damit wir es prüfen und die Emailadresse entsperren können.
Mitarbeiter deaktivieren und löschen
Wenn ein Mitarbeiter die Apotheke verlässt, kann er deaktiviert werden. Anschließend hat der Mitarbeiter keinen Zugriff mehr auf euren apocollect Arbeitsbereich.
