Über die Einrichtung von Räumen sorgt ihr dafür, dass Termine nur gebucht werden können, wenn auch tatsächlich ein Raum verfügbar ist – z. B. euer Beratungsraum, eine Impfkabine oder die Offizin.

So verhindert ihr Überschneidungen und stellt sicher, dass kein Raum gleichzeitig von mehreren Terminen belegt wird – selbst dann, wenn das Personal eigentlich verfügbar wäre.

Beispiel: Während im Beratungsraum eine Ernährungsberatung läuft, möchte ein Kunde einen Impftermin buchen. Das Team wäre verfügbar – der Raum aber nicht. apocollect erkennt diesen Konflikt automatisch, blendet Termine für diesen Zeitraum aus und verhindert so Doppelbuchungen.

Einsatzzweck

Die Nutzung der Raumverwaltung ist optional, in vielen Fällen aber sinnvoll – besonders dann, wenn ihr in eurer Apotheke mehrere Leistungen gleichzeitig anbietet. Mit den Räumen bleibt euer Terminplan auch bei hoher Auslastung realistisch.

Wenn ihr für einen Terminplan keine Räume hinterlegt, richtet sich die mögliche Anzahl paralleler Buchungen ausschließlich nach der Verfügbarkeit eurer Mitarbeiter.

👉 Tipp: Wenn ihr verschiedene Telefontermine anbietet, könnt ihr auch „Telefon“ als Raum anlegen. So verhindert ihr, dass mehrere Telefontermine gleichzeitig vereinbart werden können.

Raumverwaltung

Um Räume Terminplänen zuordnen zu können, legt ihr zunächst die verfügbaren Räume pro Standort fest.

Die Verwaltung der Räume erfolgt über die Administration > Terminbuchung > Räume.

• Klickt auf „+ Raum anlegen“.
• Gebt dem Raum einen eindeutigen Namen, z. B. „Beratungsraum 1“ oder „Impfkabine“.
• Wählt den Standort, zu dem der Raum gehört. Jeder Raum kann nur einem Standort zugeordnet werden.

Nach dem Speichern steht der Raum automatisch für die Terminplanung des jeweiligen Standorts zur Verfügung.

💡 Jeder Raum kann immer nur von einem Termin gleichzeitig belegt werden (maximale Kapazität = 1)

Räume im Terminplan hinterlegen

Damit die Raumverfügbarkeit bei einem Termin berücksichtigt wird, weist den entsprechenden Terminplänen die passenden Räume zu. Mehr Infos zum Erstellen von Terminplänen >

Ihr könnt für jeden Terminplan einen oder mehrere Räume hinterlegen. Wenn mehrere Räume ausgewählt sind, wählt apocollect bei jeder Buchung automatisch einen freien Raum aus.

Den zugeordneten Raum könnt ihr später jederzeit im Termin manuell ändern, falls ihr spontan umplanen möchtet.

Ablauf

1. Beim Erstellen eines Terminplans wählt ihr zunächst den Standort aus.
2. Sobald dieser feststeht, könnt ihr aus den Räumen wählen, die diesem Standort zugeordnet sind.

Ihr könnt nun:

• einen oder mehrere Räume auswählen, in denen der Termin stattfinden kann,
• oder die Raumauswahl überspringen, falls sie für diesen Terminplan nicht relevant ist.

💡 Hinweis: Wurde ein Termin bereits gebucht, könnt ihr den Raum später in den Termindetails manuell ändern. Dabei könnt ihr aus allen Räumen des Standorts wählen – nicht nur aus den Räumen, die im Terminplan hinterlegt sind. So bleibt ihr jederzeit flexibel bei kurzfristigen Änderungen.

Manuelle Änderung für gebuchten Termin

Ihr könnt einem bereits gebuchten Termin nachträglich einen anderen Raum zuordnen. Dabei stehen euch alle Räume des Standorts zur Auswahl – also auch solche, die dem ursprünglichen Terminplan eigentlich nicht zugeordnet sind.

Beachtet jedoch: Bei einer manuellen Änderung erfolgt keine automatische Verfügbarkeitsprüfung. Stellt daher sicher, dass der gewählte Raum zum gewünschten Zeitpunkt tatsächlich frei ist.

Zusammenfassung: Verfügbarkeitssteuerung durch Räume

Räume sind ein wichtiges Element, um Termine realistisch zu planen. Sie legen fest, wo ein Termin stattfinden darf, und sorgen dafür, dass immer nur ein Termin pro Raum gleichzeitig stattfindet. So verhindert ihr Überschneidungen – auch dann, wenn mehrere Mitarbeiter zur gleichen Zeit einsatzbereit wären.

Szenario	Beschreibung	Ergebnis / Verhalten
Terminplan mit nur einem Raum	apocollect prüft, ob der Raum zum gewünschten Zeitpunkt bereits durch andere Termine belegt ist.	Wenn der Raum belegt ist, wird der Termin zu diesem Zeitpunkt nicht angeboten.
Terminplan mit mehreren Räumen	apocollect prüft alle hinterlegten Räume.	Ist mindestens ein Raum frei, kann der Termin gebucht werden (sofern auch Mitarbeiter verfügbar sind). Sind alle Räume belegt, wird der Termin nicht angeboten.
Spontane Umplanung im Alltag	Ihr ändert den Raum manuell im bereits gebuchten Termin, z. B. wenn ein Raum kurzfristig gesperrt oder blockiert ist.	Der neu ausgewählte Raum wird sofort dem Termin zugeordnet und steht während dieser Zeit nicht mehr für andere Buchungen zur Verfügung. Der bisherige Raum wird automatisch freigegeben und kann wieder für neue Termine verwendet werden.

Häufige Fragen (FAQ)

Muss ich Räume anlegen, um Termine zu buchen?

Nein, die Raumverwaltung ist optional. Sie wird aber besonders dann empfohlen, wenn ihr mehrere Leistungen gleichzeitig anbietet.

Können mehrere Termine gleichzeitig im selben Raum stattfinden?

Nein. Jeder Raum hat eine Kapazität von 1 – es kann also immer nur ein Termin gleichzeitig stattfinden. apocollect verhindert automatisch, dass Räume doppelt belegt werden.

Was passiert, wenn ich einem Terminplan mehrere Räume zuweise?

apocollect prüft bei jeder Buchung automatisch, welcher der ausgewählten Räume frei ist, und ordnet den Termin dort ein. Sind alle Räume belegt, wird die Buchung blockiert.

Kann ich den Raum später ändern?

Ja, in den Termindetails kann der Raum jederzeit manuell angepasst werden. Dabei könnt ihr aus allen Räumen des Standorts wählen, auch wenn dieser für den Terminplan ursprünglich gar nicht vorgesehen war.

Wie wirken Räume und Mitarbeiterzuständigkeiten zusammen?

Beides ergänzt sich:

• Räume steuern die physische Verfügbarkeit (z. B. Beratungszimmer frei oder belegt)
• Zuständigkeiten steuern, wer den Termin durchführen kann

Ein Termin wird also nur dann gebucht, wenn ein zuständiger Mitarbeiter verfügbar ist und ein freier Raum vorhanden ist. Damit entsteht eine realistische Kapazitätsplanung, besonders bei parallelen Terminen wie Impfungen, pDLs oder Beratungen.

Können Räume mehreren Standorten zugeordnet werden?

Nein. Jeder Raum gehört immer genau zu einem Standort. Das sorgt für Übersicht und verhindert Verwechslungen bei der Buchung.