Bei der Online-Terminbuchung könnt ihr zwischen Sofortbestätigung und manueller Terminbestätigung wählen. Beide Varianten haben ihre Vorteile – je nachdem, um welche Art von Termin es geht und wie ihr eure Abläufe organisiert.

Sofortbestätigung

Bei aktivierter Sofortbestätigung erhält der Kunde direkt nach der Buchung eine verbindliche Zusage. Der Termin steht damit sofort fest.

• Wenn mehrere Mitarbeiter für den Terminplan zuständig sind, muss der Termin anschließend noch von einem dieser Mitarbeiter übernommen werden.
• Alle zuständigen Mitarbeiter werden automatisch benachrichtigt, sodass der Termin schnell verteilt werden kann.

Typische Anwendungsfälle für Sofortbestätigung:

• Kurze Standardtermine, die keine aufwändige Vorbereitung erfordern (z. B. Blutdruck- oder Blutzuckermessung)
• Hohe Terminfrequenz, bei der Kunden sofortige Zusagen erwarten (z. B. Impfungen in Stoßzeiten)
• Wettbewerbsvorteil, wenn ihr Kunden eine besonders schnelle und unkomplizierte Terminbuchung anbieten möchtet

Manuelle Terminbestätigung

Bei der manuellen Terminbestätigung erhält der Kunde nach seiner Anfrage zunächst die Information: „Ihr Terminwunsch wurde eingereicht und muss noch bestätigt werden.“

• Ein zuständiger Mitarbeiter muss den Termin aktiv zusagen oder ggf. absagen.
• Sobald der Termin bestätigt wurde, ist er verbindlich und kann von einem Mitarbeiter übernommen werden.
• Auch andere Mitarbeiter des Standorts – z. B. die Apothekenleitung – können im Auftrag der zuständigen Mitarbeiter Termine zusagen. So bleibt der Prozess flexibel, selbst wenn gerade niemand der eigentlichen Zuständigen anwesend ist.

Typische Anwendungsfälle für manuelle Terminbestätigung:

• Längere Beratungstermine, bei denen ausreichend Zeit eingeplant werden muss (z. B. ausführliche Medikationsberatung)
• Termine mit Vorbereitung, etwa wenn Unterlagen oder Materialien vorbereitet werden müssen (z. B. Reiseimpfberatung oder komplexe Analysen)
• Begrenzte Ressourcen, wenn Termine nur unter bestimmten Bedingungen stattfinden können und ihr die Buchung vorher prüfen möchtet (z. B. PDL-Gespräche mit Pflegeheimen)

Fazit

Mit Sofortbestätigung bietet ihr euren Kunden maximale Geschwindigkeit und Komfort – ideal für einfache, häufige Termine. Mit manueller Terminbestätigung behaltet ihr die Kontrolle bei komplexeren oder zeitintensiven Terminen. Ihr könnt je nach Angebot flexibel entscheiden, welche Variante am besten zu euren Abläufen passt.

FAQ

Kann ich pro Terminplan entscheiden, ob Sofort- oder manuelle Bestätigung genutzt wird?

Ja. Die Einstellung erfolgt direkt in den Eigenschaften des Terminplans.

Wer wird bei Sofortbestätigung benachrichtigt?

Alle zuständigen Mitarbeiter des Terminplans. Sie können den Termin anschließend übernehmen.

Wer darf Termine manuell bestätigen?

Sowohl die zuständigen Mitarbeiter selbst als auch andere Mitarbeiter des Standorts mit den entsprechenden Rechten – zum Beispiel die Apothekenleitung.

Sieht der Kunde sofort, ob sein Termin bestätigt ist?

• Bei Sofortbestätigung: Ja, er erhält unmittelbar eine Zusage.
• Bei manueller Bestätigung: Nein, er sieht zunächst nur, dass der Termin angefragt wurde, bis ihr ihn bestätigt oder absagt. Dann erhält der Kunde eine weitere E-Mail.

Kann ich die Einstellung später ändern?

Ja. Ihr könnt jederzeit zwischen Sofortbestätigung und manueller Bestätigung wechseln – passend zu euren Abläufen und den angebotenen Leistungen.