Die Gruppen im Journal eignen sich hervorragend um verschiedene Mitarbeiter zu einem Thema zu verbinden. Genauso funktioniert es aber auch, wenn ihr bestimmte Information kategorisieren möchtet. Durch die Sortierung wird das Auffinden spezieller Nachrichten nochmal beschleunigt.

Hier ein paar Beispiele:

• Sammelt alle Infos von eurer Kammer oder dem Apothekerverband in einer Gruppe "Kammer & Verband"
• Sammelt alle AMK-News in der Gruppe "AMK-News"
• Bündelt die Infos zu allen Neueinführungen
• Wenn ihr Dienstpläne per PDF verteilt, erstellt eine Gruppe dafür. Ihr könnt den Plan dann immer an diese Gruppe senden.
• Sammelt Kundenlob und -beschwerden und dokumentiert es für euer QMS.
• ...

Gruppen ins CC

Wir möchten euch dazu noch einen "Trick" verraten, wie der Umgang mit diesen Themengruppen noch einfacher wird. Durch diesen Trick braucht ihr keine Mitarbeiter in die Gruppe einladen, sondern die Gruppe bleibt leer. Wir erklären es euch an einem Beispiel.

Nehmen wir an, dass wir alle Neuigkeiten von unserer Kammer und dem Apothekerverband sortieren möchten.

• Wir erstellen die Gruppe "Kammer + Verband".
• Wenn es eine neue Neuigkeit vom Verband gibt, schreiben wir dann an ausgewählte Empfänger PLUS die Gruppe, und setzen diese in Kopie (wie bei einer Email ins CC).

Wenn es eine neue Neuigkeit vom Verband gibt, schreibt ihr dann an diese Gruppe PLUS an ausgewählte Empfänger, für die diese Info interessant ist,

Wir senden z. B. an...

• Standort + Gruppe "Kammer + Verband", oder
• PTA + Apotheker + Gruppe "Kammer + Verband"

Dadurch erhalten alle Apotheker + PTAs diese Nachricht. Wenn Sie anschließend die Gruppe im Journal aufrufen, filtert apocollect auf alle Beiträge zu diesem Thema; daher stehen alle Kammer + Verbandsnews dann sauber untereinander.

Besonders praktisch: In der Gruppe "Kammer + Verband" muss kein Mitarbeiter Mitglied sein. Sie brauchen also nicht alle dort einzuladen.

💡 Alle Mitarbeiter können durch die kombinierte Empfängerauswahl die Beiträge in der Gruppe sehen, wenn sie in den anderen Empfängergruppen sind:

Beispiele:

• Wenn Sie an "Standort Martin-Apotheke" + "Gruppe" senden, sehen alle Mitarbeiter der Martin-Apotheke diesen Beitrag, auch wenn sie nicht Gruppenmitglied sind.
• Wenn Sie an "Apotheker + PTA" + "Gruppe" senden, sehen alle Apotheker + PTAs diesen Beitrag, auch wenn sie nicht Gruppenmitglied sind. usw.

Das gleiche funktioniert natürlich mit anderen Themenbereichen, zu denen es regelmäßig Informationen gibt. 🙂

Beispiel Dokumentation von Kundenlob und -beschwerden

Viele Apotheken möchten im Zuge des QMS bestimmte Kundenreaktionen dokumentieren, um intern Verbesserungen anzustoßen. Dies wird auch gerne bei einem externen Audit überprüft. Hier ein Beispiel, wie ihr es über die Gruppenfunktion optimal lösen könnt:

• Erstellt im Journal eine Gruppe "Lob & Tadel" oder "Meldungen" (oder ähnlich).
• Fügt der Gruppe die Mitarbeiter hinzu, die für das QM verantwortlich sind.
• Bei einer Kundenreaktion, die dokumentiert oder gemeldet werden soll, kann jeder Mitarbeiter nun eine Mitteilung an diese Gruppe senden.
• Über die Kommentare können vom QM-Team ggf. Rückfragen gestellt werden zum Sachverhalt oder Maßnahmen dokumentiert werden.

Bei einem Audit könnt ihr dem Prüfer diese Gruppe im Journal zeigen, in der somit alle Kundenreaktionen aufgelistet und dokumentiert wurden.

Beispiel Neueinführungen

Wird ein wichtiges Produkt neu eingeführt, könnt ihr das restliche Team über das Journal schnell dazu informieren. Die meisten Apotheken schreiben dazu an die Apotheker + PTAs, je nach Produkt auch an die PKAs.

Ihr könnt euch dazu eine Gruppe "Neueinführungen" erstellen und diese Gruppe immer als zusätzlichen Empfänger ins CC setzen. Ruft ihr diese Gruppe anschließend auf, seht ihr alle Neueinführungen untereinander.

Beispiel Unterweisungen

Viele Apotheken dokumentieren Unterweisungen über Ankündigungen im Journal. Die Ankündigungen können dann direkt an die passenden Empfänger verteilt werden.

Erstellt euch dazu eine Gruppe "Unterweisungen" und setzt diese bei Unterweisungen immer ins CC. Auch diese Gruppe hat keine Mitglieder und dient nur zur Sortierung.

Dazu noch ein Tipp:

• Kurze Inhalte können direkt in der Ankündigung formuliert werden.
• Wenn der Inhalt aber umfassender ist und langfristig wichtig (wie z. B. eine Unterweisung zum T-Rezept) ist es empfehlenswert, diese Information im Wiki zu erstellen und anschließend in der Ankündigung zu verknüpfen. Der Vorteil: Wenn zu einem späteren Zeitpunkt weitere Mitarbeiter unterwiesen werden sollen, muss nur kurz der Wiki-Artikel in einer neuen Ankündigung verteilt werden und nicht immer alles neu erstellt werden.