Gruppen im Journal dienen nicht nur dem Austausch und der Zusammenarbeit – ihr könnt sie auch nutzen, um Informationen thematisch zu sortieren. So entsteht eine klare Struktur, mit der ihr alle Beiträge zu einem bestimmten Thema schnell wiederfindet, ohne dass ihr eigene Unterordner oder zusätzliche Tools braucht.

💡 Besonders hilfreich ist das bei regelmäßig wiederkehrenden Themen wie Verbandsinfos, Neueinführungen, Unterweisungen oder Kundenrückmeldungen.

Wie funktioniert die Sortierung mit Gruppen?

Ihr erstellt dafür einfach eine Gruppe, die keine Mitglieder enthält. Diese Gruppe nutzt ihr nicht für Diskussionen, sondern als Sortier-Ordner für Beiträge.

Wenn ihr einen neuen Beitrag schreibt, fügt ihr diese Gruppe zusätzlich zu den Empfängern in Kopie (CC) hinzu. So landet der Beitrag bei allen eigentlichen Empfängern – und gleichzeitig in der entsprechenden Gruppensammlung.

Schritt	Beschreibung
1️⃣	Erstellt im Journal eine neue Gruppe, z. B. „Kammer & Verband“ oder „Unterweisungen“.
2️⃣	Lasst die Gruppe ohne Mitglieder – sie dient nur zur Sortierung.
3️⃣	Erstellt einen Beitrag und fügt die Gruppe zusätzlich zu den Empfängern hinzu (ins CC).
4️⃣	Öffnet später die Gruppe, um alle zugeordneten Beiträge gesammelt zu sehen.

💡 So entsteht ein digitales Ablagesystem direkt im Journal – ganz ohne zusätzliche Arbeit.

Beispiele

1️⃣ Kammer & Verband

Ihr möchtet alle Mitteilungen eurer Apothekerkammer oder des Verbandes an einem Ort gesammelt sehen.

1. Erstellt eine Gruppe „Kammer & Verband“.
2. Wenn ihr eine neue Verbandsinfo erhaltet, schreibt ihr einen Beitrag und wählt als Empfänger z. B. „Apotheker + Gruppe Kammer & Verband“.
3. So sehen alle relevanten Mitarbeiter die Nachricht – und ihr habt gleichzeitig ein Archiv aller Verbandsthemen in dieser Gruppe.

💡 In der Gruppe müssen keine Mitglieder sein – sie funktioniert rein als Filter, um alle Beiträge zum Thema automatisch zu sammeln.

2️⃣ Unterweisungen

Viele Apotheken dokumentieren Pflichtunterweisungen digital über das Journal. Erstellt dafür eine Gruppe „Unterweisungen“, an die alle entsprechenden Ankündigungen oder Beiträge in Kopie gesendet werden.

So bleiben alle Unterweisungen dokumentiert – unabhängig davon, welche Mitarbeiter aktuell im Team sind.
Wenn ihr zusätzlich die Wiki-Verknüpfung nutzt, könnt ihr sogar direkt aus der Ankündigung auf das passende Unterweisungsdokument im Wiki verlinken.

Anwendungsfall	Vorgehen
Kurze Unterweisungen	Direkt als Ankündigung im Journal verfassen
Längere, dauerhafte Inhalte	Im Wiki dokumentieren und im Journal verlinken

3️⃣ Lob & Beschwerden (QMS)

Viele Apotheken dokumentieren Kundenreaktionen im Rahmen ihres Qualitätsmanagements.
Über Gruppen gelingt das besonders einfach:

1. Erstellt eine Gruppe „Lob & Beschwerden“.
2. Fügt als Mitglieder die Verantwortlichen für das QMS hinzu.
3. Wenn ein Kunde Lob oder Kritik äußert, schreibt der Mitarbeiter eine Mitteilung an diese Gruppe.
4. Alle Rückfragen oder Maßnahmen können direkt über die Kommentare dokumentiert werden.

Bei einem Audit könnt ihr dem Prüfer einfach die Gruppe zeigen – sie enthält automatisch alle dokumentierten Fälle.

4️⃣ Neueinführungen

Wenn ihr regelmäßig neue Produkte oder Aktionen einführt, hilft eine Gruppe „Neueinführungen“, um alle relevanten Infos gesammelt zu behalten.

1. Erstellt die Gruppe „Neueinführungen“.
2. Sendet Produktinfos oder Schulungsbeiträge zusätzlich an diese Gruppe.
3. Öffnet ihr später die Gruppe, seht ihr alle Neueinführungen chronologisch untereinander.

Vorteile der Sortierung mit Gruppen

Vorteil	Beschreibung
Einheitliche Ablage	Alle Beiträge zu einem Thema sind automatisch gesammelt
Bessere Nachvollziehbarkeit	Ihr seht den gesamten Verlauf eines Themas an einem Ort
Kein zusätzlicher Aufwand	Einfach Gruppe als CC-Empfänger hinzufügen
Audit-taugliche Dokumentation	Ideal für QMS, Unterweisungen oder Schulungsnachweise
Flexible Nutzung	Funktioniert für alle Themenbereiche – fachlich, organisatorisch oder projektbezogen

Fazit

Mit der Sortierung über Gruppen schafft ihr eine klare Struktur im Journal – ohne Mehraufwand. Ob QMS, Schulungen oder Lieferanteninfos: Alle Themen bleiben geordnet, auffindbar und nachvollziehbar.
So wird das Journal zur lebendigen Wissenssammlung eurer Apotheke – und ihr spart Zeit bei der Suche nach wichtigen Informationen.

FAQ

Muss ich Gruppenmitglieder hinzufügen, damit die Sortierung funktioniert?

Nein. Leere Gruppen können als reine Sortierordner genutzt werden. Alle Beiträge, die ihr an diese Gruppe in Kopie sendet, erscheinen automatisch in der Gruppensammlung.

Können andere Mitarbeiter diese Gruppen sehen?

Nur, wenn die Gruppe sichtbar ist. Unsichtbare Gruppen dienen ausschließlich zur internen Sortierung und werden in der Übersicht nicht angezeigt.

Kann ich Beiträge in mehrere Gruppen gleichzeitig sortieren?

Ja. Ihr könnt beim Erstellen eines Beitrags mehrere Gruppen in Kopie setzen – z. B. „Unterweisungen“ und „QMS“.

Was passiert, wenn ich eine Sortiergruppe archiviere?

Die Beiträge bleiben erhalten. Nur die Gruppe selbst wird ausgeblendet und kann jederzeit wiederhergestellt werden.