Alle Stempelzeiten der Mitarbeiter laufen in einer Übersichtstabelle zusammen, dem Stempelmanager. Hier können von berechtigten Planern die Stempelzeiten geprüft, genehmigt, korrigiert oder abgelehnt werden.

Aufbau

• Öffne den Einsatzplaner und wähle oben den Button Zeiterfassung.
• Du siehst die Stempelzeiten der aktuellen Woche.
• An den Pfeiltasten oben rechts kannst Du in den Wochen vor- und zurückspringen.
• Du kannst auch auf eine Monatsansicht umschalten.

Die Stempelzeiten sind pro Mitarbeiter zusammengefasst. Ihr findet in der Tabelle folgende Angaben:

• Datum
• Notiz: Wenn der Mitarbeiter eine Notiz hinterlassen hat wird ein Chatsymbol angezeigt.
• Standorte: Anzeige aller Standorte, an denen der Mitarbeiter an diesem Tag gestempelt hat
• Geplante Zeit: Die Zeit, die der Mitarbeiter laut (Standard-) Plan arbeiten sollte (Startuhrzeit der ersten Schicht -> Enduhrzeit der letzten Schicht sowie die Gesamtdauer abzgl. Pausen)
• Geleistete Zeit: Die Zeit, die der Mitarbeiter laut gestempelt hat (Startuhrzeit der ersten Schicht -> Enduhrzeit der letzten Schicht sowie die Gesamtdauer abzgl. Pausen)
• Differenz: Tatsächliche Dauer minus geplante Dauer.

💡 Eine negative, rote Differenz zeigt an, dass der Mitarbeiter weniger als die geplante Zeit gearbeitet hat. Eine positive, grüne Differenz zeigt an, dass der Mitarbeiter mehr

• Gestempelt über: Verwendete Stempelmethoden des Mitarbeiters

Stempelzeiten abschließen

Blau hinterlegte Zeilen zeigen an, dass diese Stempelzeit noch abgeschlossen werden muss. Du kannst die Stempelzeiten genehmigen, ablehnen oder korrigieren.

Klicke auf eine Zeile, um den Schichtenmanager zu öffnen. Du sieht alle gestempelten Zeiten und Pausenzeiten im Detail sowie Notizen, die der Mitarbeiter hinterlassen hat.

✍🏻 Korrekturen vornehmen

Wenn Du den Eintrag erst genauer prüfen möchtest, klicke auf die Zeile um den Schichtenmanager zu öffnen.

Im Schichtenmanager kannst Du vor dem Genehmigen Korrekturen vornehmen. Das ist hilfreich, wenn der Mitarbeiter z. B. vergessen hat auszustempeln oder vergessen hat, eine Pause zu stempeln. Du kannst auch Standorte oder Tätigkeiten ändern.

Du kannst den Schichtenmanager anschließend schließen und Änderungen verwerfen, deine Änderungen speichern, die gestempelten Zeiten ablehnen oder genehmigen.

Du kannst auch eine interne Notiz hinterlassen für andere Planer.

✅ Genehmigen

Wenn für den Mitarbeiter eine Toleranzzeit hinterlegt wurde, werden Stempelzeiten innerhalb des Toleranzzeitraumes automatisch genehmigt.

Offene Einträge können rechts über das grüne Checkfeld genehmigt werden.

Eine genehmigte Stempelzeit wird anschließend direkt in den Einsatzplan übernommen und überschreibt die vorher geplante Zeit. Dadurch habt ihr rückblickend alle Arbeitszeiten korrekt im Blick, wie diese auch geleistet wurden.

🚫 Ablehnen

Über das rote Checkfeld kannst Du offene Einträge ablehnen. Du kannst eine Notiz hinterlassen für Dich oder andere Planer, warum Du diese Stempelzeit abgelehnt hast.

Eine abgelehnte Stempelschicht kann später nicht nachträglich genehmigt werden.

Was passiert beim Ablehnen?

• Standardmäßig wird für den Mitarbeiter an dem Tag die Abwesenheit "Nicht gestempelt" hinterlegt. Dadurch erhält der Mitarbeiter zunächst keine Arbeitszeitgutschrift für diesen Tag.
• Du kannst im Einsatzplan später die Abwesenheit entfernen und die Arbeitszeiten für den Tag anpassen.
• Aktiviere den Schalter Ursprüngliche Planzeit beibehalten, wenn diese Abwesenheit für den Mitarbeiter nicht eingetragen werden soll. Es bleiben die Planstunden erhalten, die für ihn hinterlegt waren (z. B. aus dem Standardplan).

FAQ - Häufige Fragen

Ich möchte eine genehmigte Stempelzeit nachträglich anpassen.

Eine bereits genehmigte Tagesschicht kann in der Stempelmanager nicht mehr angepasst werden. Du kannst die Tagesschicht aber im normalen Einsatzplan anpassen.

Warum ist eine Stempelzeit für das Bearbeiten gesperrt?

Gestempelte Arbeitszeiten können erst am Folgetag bearbeitet und genehmigt werden, da erst dann der komplette Tag beendet ist. Um Mitternacht erfolgt der Tagesabschluss und gestempelte Zeiten können bearbeitet und genehmigt werden.

💡Lest auch die anderen Hilfeartikel zur Zeiterfassung. Eine Übersicht über alle Artikel findest Du hier >