Wenn ein Kunde online einen Termin bucht, entscheidet die Konfiguration des Terminplans, ob der Termin sofort bestätigt wird oder ob er noch manuell bestätigt werden muss. Je nach Einstellung unterscheidet sich, wie der Termin in den Kalendern der Mitarbeiter erscheint und wer ihn übernehmen kann.

💡Im Grunde ist der Ablauf ganz einfach: Jeder neue Termin erscheint sofort im Standortkalender. Je nach Einstellung wird er entweder direkt einem Mitarbeiter zugeordnet oder zunächst als Einladung angezeigt, die ein Mitarbeiter übernehmen muss. Bei Terminen mit manueller Bestätigung kommt lediglich der Schritt hinzu, dass der Termin erst nach der Zusage verbindlich für den Kunden wird.

1️⃣ Termine mit Sofortbestätigung

Bei dieser Einstellung ist der Termin für den Kunden sofort verbindlich. Der Termin erscheint direkt im jeweiligen Standortkalender und die zuständigen Mitarbeiter werden benachrichtigt.

Ein Mitarbeiter ist zuständig

• Der Termin wird automatisch diesem Mitarbeiter zugeordnet.
• Der Mitarbeiter wird sofort benachrichtigt und der Termin erscheint fix in seinem Kalender als gebucht.
• Für ihn ist der Termin verbindlich, weitere Schritte sind nicht notwendig.

Beispiel: Für die Dienstleistung Grippeimpfung ist nur Marianne zuständig. Ein Kunde bucht Montag, 10:00 Uhr. Der Termin erscheint sofort verbindlich in Mariannes Kalender.

Mehrere Mitarbeiter sind zuständig

• Alle in Frage kommenden Mitarbeiter erhalten eine Benachrichtigung und sehen den Termin zunächst als Einladung in ihrem Kalender.
• Einer der Mitarbeiter kann den Termin aktiv übernehmen.
• Sobald ein Mitarbeiter den Termin zusagt, verschwindet die Einladung bei allen anderen automatisch.

Beispiel: Für die Dienstleistung Ernährungsberatung sind Martin und Helga zuständig. Ein Kunde bucht Dienstag, 16:00 Uhr. Beide erhalten die Einladung. Martin übernimmt den Termin → der Termin erscheint verbindlich in Martins Kalender, bei Helga wird die Einladung ausgeblendet.

2️⃣ Termine mit manueller Bestätigung

Bei dieser Einstellung muss ein Termin zunächst bestätigt werden, bevor er für den Kunden verbindlich ist.

Ein Mitarbeiter ist zuständig

• Der Termin erscheint als Einladung im Kalender des Mitarbeiters.
• Er wird benachrichtigt und muss den Termin aktiv zusagen, damit der Kunde die Bestätigung erhält.
• Erst nach der Zusage steht der Termin verbindlich im Kalender.

Beispiel: Für die Dienstleistung Medikationsgespräch ist nur Stefanie zuständig. Ein Kunde bucht Donnerstag, 15:00 Uhr. Stefanie sieht den Termin als Einladung und muss ihn zusagen, damit der Kunde eine Bestätigung erhält.

Mehrere Mitarbeiter sind zuständig

• Alle hinterlegten Mitarbeiter sehen den Termin als Einladung und können ihn bestätigen.
• Sobald einer den Termin übernimmt, ist er verbindlich und die Einladungen bei den anderen werden ausgeblendet.

Beispiel: Für die Dienstleistung Blutdruckmessung sind Meike, Aylin und Frank zuständig. Ein Kunde bucht Freitag, 11:00 Uhr. Alle drei sehen die Einladung.

• Meike sagt den Termin für den Kunden verbindlich zu.
• Danach übernimmt Frank den Termin → er steht fest in Franks Kalender.
• Die Einladungen bei Meike und Aylin werden automatisch ausgeblendet.

💡 Auch unbeteiligte Dritte – zum Beispiel die Apothekenleitung oder eine PKA – können den Termin im Standortkalender zusagen. So erhalten Kunden auch dann schnell eine verbindliche Bestätigung, wenn zum Zeitpunkt der Buchung keiner der zuständigen Mitarbeiter anwesend ist.

Termine einem Mitarbeiter zuweisen

Neben der normalen Übernahme besteht auch die Möglichkeit, Termine gezielt einem bestimmten Mitarbeiter zuzuweisen – selbst dann, wenn dieser ursprünglich gar nicht im Terminplan hinterlegt war.

• Öffnet dazu im Standortkalender das Drei-Punkte-Menü des Termins und bearbeitet ihn.
• Passt die Mitarbeiterliste an: entfernt alle, die den Termin nicht übernehmen sollen, und fügt ggf. einen neuen Mitarbeiter hinzu.
• Sobald nur noch ein Mitarbeiter eingetragen ist, gilt der Termin automatisch als von diesem Mitarbeiter zugesagt.

Beispiel: Ein Kunde bucht Samstag, 12:00 Uhr eine Impfung. Ursprünglich sind fünf Mitarbeiter hinterlegt, aber niemand ist erreichbar. Die PKA bearbeitet den Termin, entfernt vier Mitarbeiter und hinterlegt stattdessen Frank. → Der Termin wird sofort verbindlich Frank zugeordnet.

💡 Tipp: So könnt ihr Kundentermine auch dann schnell bestätigen, wenn keiner der ursprünglich zuständigen Mitarbeiter gerade verfügbar ist.

Fazit

Mit den Optionen zur Sofort- oder manuellen Bestätigung könnt ihr flexibel steuern, wie verbindlich Kundentermine eingetragen werden. Ob direkte Zuordnung, Einladung zur Übernahme oder Zuweisung durch einen Dritten – so bleibt die Verantwortung klar geregelt und ihr behaltet jederzeit den Überblick.

FAQ

Was passiert, wenn mehrere Mitarbeiter den gleichen Termin zugesagt haben?

Das ist nicht möglich. Sobald einer den Termin übernimmt, werden die Einladungen bei allen anderen automatisch ausgeblendet.

Kann ich die Einstellung „Sofortbestätigung“ oder „manuelle Bestätigung“ später ändern?

Ja. Ihr könnt im Terminplan jederzeit zwischen beiden Varianten wechseln. Die Änderung wirkt sich jedoch nur auf neue Buchungen aus, nicht auf bereits gebuchte Termine.

Wer wird benachrichtigt, wenn ein neuer Termin gebucht wird?

Alle Mitarbeiter, die dem Terminplan zugeordnet sind, erhalten automatisch eine Benachrichtigung – unabhängig davon, ob der Termin sofort bestätigt wird oder noch eine manuelle Bestätigung erfordert. Zusätzlich könnt ihr im Terminplan eine weitere E-Mail-Adresse hinterlegen (z. B. die des Standortes oder der Apothekenleitung), an die ebenfalls eine Benachrichtigung gesendet wird.

Können Termine auch direkt an Mitarbeiter zugewiesen werden?

Ja. Über das Drei-Punkte-Menü im Standortkalender kann jeder Termin bearbeitet und einem bestimmten Mitarbeiter zugeordnet werden – auch von Mitarbeitern, die nicht selbst zuständig sind.

Was sieht der Kunde währenddessen?

• Bei Sofortbestätigung: Der Kunde erhält sofort eine Bestätigung.
• Bei manueller Bestätigung: Der Kunde erhält zunächst eine Eingangsbestätigung und erst nach der Zusage durch einen Mitarbeiter die endgültige Terminbestätigung.