💡 Was kurz dringend ist oder und dann unwichtig wird, gehört in den Chat. Was länger wichtig ist, besprochen werden soll und auch über die Suche wiedergefunden werden soll, gehört in das Journal.

apocollect unterteilt die Kommunikation in zwei Bereiche: das Journal und den Chat. Das ist sinnvoll, denn Nachricht ist nicht gleich Nachricht. Auch in der persönlichen Kommunikation gibt es ja Unterschiede: Was würdet ihr euch kurz am Telefon sagen (Chat), und was passt eher in ein Gespräch, in ein Teammeeting oder würdet ihr sonst an der Pinnwand aushängen (Journal)?

Journalbeiträge mit all ihren Diskussionsbeiträgen werden oft über Tage oder über Wochen hinweg diskutiert. Sie bleiben in einer Organisation also viel länger im Blick. Chats hingegen überdauern dagegen nur ein paar Minuten oder ein paar Stunden. Sobald ein bis zwei neue Themen und damit auch neue Diskussionsstränge gestartet werden, ist das vorherige Thema im Chat in der Regel vergessen.

Chat

Die Kommunikation im Chat ist flüchtig. Es wird etwas geschrieben und es wird auch eine Antwort erwartet (klar), aber es wird nicht dauerhaft wiederauffindbar sein. Warum auch? Das Leben ist komplex genug.

Denkt an...

• Kannst du am Samstag mit mir die Schicht tauschen?
• Kannst du mich bitte mal anrufen?
• Wir haben heute einen neuen Kundenrekord aufgestellt!
• Wie wird nochmal die Direktbestellung verbucht?
• Habt ihr noch Apotheken Umschauen, die ihr uns in dei Filiale schicken könnt?
• Aktuell ist Candesartan lieferbar. Bestellt bitte einen Vorrat in jede Filiale.
• Der Großhandel liefert heute später, benachrichtigt bitte die Boten!
• ...

Diese Beispiele sind kurz dringend und müssen geklärt werden. Nach einer kurzen Antwort sind sie für die Zukunft aber nicht mehr interessant. Instinktiv erwartet man bei einer Chatnachricht schneller eine Antwort.

Gerade, wenn ihr einen Gruppenchat mit mehreren Personen habt, würde man bei vielen Antworten und Themen, die durcheinander diskutiert werden, schnell den Überblick verlieren.

Stellt euch mal vor, ihr würdet in einer privaten Chatgruppe mit euren Freunden gleichzeitig einen Junggesellinnenabschied organisieren, außerdem besprechen wer morgen welche Salate zum Grillen mitbringt, euren Umzug organisieren, die neue Wohnung präsentieren usw. Da kommt niemand mehr mit.

⚠️ In der Apotheke gibt es aber eben täglich so viele Themen, die nebeneinander besprochen werden. Genau dafür gibt es das Journal - das Herzstück eurer Team-App.

Wenn ihr den Chat mit WhatsApp vergleicht, könntet ihr euch durch das Journal an Facebook erinnert fühlen. Allerdings sind bei apocollect alle Inhalte sicher verschlüsselt und nur für euer Team verfügbar.

Journal

Durch den schnellen Austausch im Chat unter vier Augen oder in einer Gruppe wird das Journal freigehalten für die wichtigeren und interaktiveren Beiträge, denn hier kann diskutiert, geliket und durchsucht werden.

Alle Kommentare werden im Journal in einem zusammenhängenden Diskussionsbaum dargestellt, in Chats jedoch nicht.

Denkt an...

• Umgang mit der neuen Botendienst-PZN
• Zusammenfassung: der neue Rahmenvertrag
• Schutzmaßnahmen während der Corona-Pandemie
• Besprechung eines AMTS-Falles
• Einführung einer neuen Kosmetikserie
• Warnung vor aktuellen Retaxfallen
• Neuer Pflegedienst: Regeln für die Belieferung
• Abrechnung der Grippeimpfen in der nächsten Saison
• ...

Beiträge im Journal haben daher eine deutlich längere Verweildauer und können auch nach einigen Monaten oder gar Jahren wiedergefunden werden. Wenn ein alter Beitrag neu kommentiert wird, erscheint er wieder ganz oben im Journal und alle Empfänger werden wieder daran erinnert.

Flexiblere Empfängerauswahl im Journal

Im Chat könnt ihr mit in Gruppenchats oder unter 4 Augen schreiben. Im Journal könnt ihr die intelligente Empfängerauswahl nutzen, und du kannst bei jedem Beitrag entscheiden, wen du erreichen möchtest:

• das gesamte Team
• einzelne oder mehrere Mitarbeiter
• eine oder mehrere Filialen
• eine oder mehrere Berufsgruppen
• ... oder eine Kombination daraus

Dadurch bist du im Journal viel flexibler und es entspricht echten Diskussionen in der Apotheke.

💡 Beiträge im Journal drehen sich also eher um ein Projekt, eine Diskussion oder vermitteln eine wichtige Information. Chats können für weniger relevante Konversationen genutzt werden.