Auch wenn die Artikel im Wiki keine echte Hierarchie haben, schafft eine Sortierung in Ordner einen besseren Überblick. Es gibt bei apocollect bis zu fünf Ordnerebenen.

Es gibt private und öffentliche Ordner.

🔒 Private Ordner

Ihr könnt Ordner erstellen, die nur ihr im Index seht. Mit privaten Ordnern verwaltet jeder seine persönlichen Artikel. Andere Mitarbeiter können diese Ordner nicht sehen.

Private Ordner sind im Index mit einem Schloss gekennzeichnet.

Wenn Du einen Artikel in einem privaten Ordner erstellst und anderen Personen Lese- oder Schreibzugriff gibst, sehen diese Mitarbeiter den Artikel nicht in ihrer eigenen Ordnerstruktur. Sie werden aber über den Artikel benachrichtigt und können ihn über die Suche oder die Liste "Für mich freigegeben" finden. Ein öffentlicher Artikel in einem privaten Ordner sollte der Übersichtlichkeit halber aber die Ausnahme bleiben.

🗂 Öffentliche Ordner

Öffentliche Ordner sind immer für das ganze Team sichtbar. Auch diese können in der Voreinstellung von jedem Mitarbeiter angelegt werden. Wenn ihr dies nicht möchtet, damit die Ordnerstruktur klar und aufgeräumt bleibt, könnt ihr allen oder ausgewählten Mitarbeitern diese Berechtigung entziehen. Mehr Infos zu den Rollen und Berechtigungen findet ihr in diesem Hilfeartikel.

💡 Öffentliche Order sind für das ganze Team sichtbar. Dies hat aber keine Auswirkungen auf die Artikel im Ordner: Jeder Artikel hat eigene Freigabe-Berechtigungen.

Artikel in Ordner verschieben

Wenn Du einen Artikel erstellst oder bearbeitest, kannst Du den Ordner auswählen in dem er gespeichert werden soll. Wenn Du dich in einem Ordner befindest, und dort einen neuen Artikel erstellst, ist der jeweilige Ordner vorausgefüllt.

• Wenn Du den Artikel bearbeitest, klicke oben rechts auf den Ordner (1).
• Wähle aus dem Ordnerbaum nun den neuen Ordner aus (2).
• Speichere (3).

Der Artikel befindet sich nun im ausgewählten Ordner.