Im Journal teilt ihr Informationen als Beitrag mit eurem Team. Andere können dazu Ergänzungen anfügen, Rückfragen stellen oder kurz bestätigen, dass sie es gelesen und verstanden haben. Alle Beiträge bleiben im Journal dauerhaft erhalten, sind sauber nach Themen geordnet und können jederzeit über Kommentare ergänzt werden.

So bleiben alle Inhalte zu einem Thema an einem Ort gebündelt und nachvollziehbar, statt sich über verschiedene Chats oder Zettel zu verteilen. Mit Beiträgen ersetzt ihr also lange E-Mail-Verläufe, unübersichtliche WhatsApp-Nachrichten und Zettel an der Pinnwand oder Tür-und-Angel-Gespräche.

Im Alltag bedeutet das: Ihr schreibt einmal – und jeder kann es dann lesen, wenn er Zeit hat oder das nächste Mal arbeitet.

Beitrag erstellen

📱 In der App	🖥️ Im Browser
Tippt unten rechts auf das blaue Pluszeichen und wählt Mitteilung, Ankündigung oder Umfrage.	Klickt im Journal oberhalb des ersten Beitrags auf den gewünschten Beitragstyp (Mitteilung, Ankündigung oder Umfrage).
Gebt einen Betreff und den Text ein.	Gebt einen Betreff und den Text ein.
Fügt Empfänger, Anhänge oder Fotos hinzu.	Fügt Empfänger, Anhänge oder Fotos hinzu.
Klickt auf Senden.	Klickt auf Veröffentlichen.

👉 Jeder Beitrag besteht aus drei Teilen: Betreff, Nachrichtentext und Empfängerauswahl – im Grunde wie bei einer E-Mail.

💡 Haltet den Betreff kurz und prägnant – er ist das Erste, was euer Team sieht. Im Nachrichtentext steht der eigentliche Inhalt. Ihr müsst keine Anreden oder Grußformeln schreiben – der Stil darf direkt und klar sein.

Textgestaltung und Formatierung

Eine gute Formatierung sorgt dafür, dass wichtige Informationen sofort ins Auge fallen. Ihr könnt eure Beiträge übersichtlich strukturieren und Textstellen hervorheben.

Funktion	Beschreibung
Fett	Wichtige Begriffe oder Absätze hervorheben
Kursiv	Betonung oder Randnotizen
Unterstreichen	Für Überschriften oder klare Kennzeichnungen
Listenpunkte	Übersicht bei mehreren Punkten
Nummerierung	Für Schritt-für-Schritt-Anleitungen
Zitat	Textpassagen optisch abheben

💡 Bei längeren Anleitungen oder Protokollen sorgt eine klare Struktur dafür, dass auch neue Mitarbeiter sofort alles verstehen.

Empfängerauswahl

Ihr entscheidet bei jedem Beitrag, wer ihn erhalten soll. Der Vorteil: Ihr erreicht genau die Mitarbeiter, die eine Information betrifft – ohne andere mit unnötigen Nachrichten zu überfluten.

Mit der intelligenten Empfängerauswahl funktioniert das mit nur einem Klick. Wählt einfach den passenden Empfängertyp – apocollect weiß, welche Mitarbeiter dazugehören und ordnet sie automatisch richtig zu.

Empfängertyp	Beschreibung	Beispiel
Einzelne Mitarbeiter	Persönliche Nachrichten oder kleine Abstimmungen	„Wer kann morgen die Rezeptur übernehmen?“
Standort	Alle Mitarbeiter einer Filiale oder eines Teams	„Neue Lieferzeiten von Noweda“
Berufsgruppe	Apotheker, PTA, PKA oder Botendienst	„Geänderter Ablauf beim Impfen in der Apotheke“ nur an Apotheker
Gruppe	Thematische Arbeitsgruppe, z. B. Heimversorgung oder Marketing	„Neue Preise für Pflegeheime prüfen“
Kombinationen	Mehrere Empfängertypen kombinieren	„Apotheker + Gruppe Einkauf + Beate“

💡 In der Administration > Konfiguration könnt ihr festlegen, was passiert, wenn beim Erstellen eines Beitrags keine Empfänger ausgewählt werden. Standardmäßig ist die Empfängerauswahl Pflicht (empfohlen). Alternativ könnt ihr einstellen, dass Beiträge ohne Empfänger automatisch an alle Mitarbeiter gesendet werden.

ODER-Beziehung

Die Empfängerauswahl im Journal folgt einer ODER-Logik. Wenn ihr zum Beispiel einen Beitrag an den Standort Delphin-Apotheke und an die Berufsgruppe PKA sendet, erhalten ihn alle Mitarbeiter der Delphin-Apotheke sowie alle PKAs – unabhängig davon, ob sich diese überschneiden.

Wenn ihr regelmäßig eine bestimmte Kombination benötigt (z. B. nur die PKAs aus der Delphin-Apotheke), legt euch dafür am besten eine eigene Gruppe oder eine spezielle Berufsbezeichnung wie PKA Delphin an. So spart ihr Zeit bei der Empfängerauswahl.

Anhänge und Medien

Ihr könnt Dokumente, Bilder oder Videos an euren Beitrag anhängen.

📱 In der App	🖥️ Im Browser
Tippt auf das Büroklammer-Symbol und wählt Foto, Video oder Datei.	Klickt auf das Büroklammer-Symbol oder zieht die Datei per Drag & Drop in den Beitrag.
Ihr könnt über die Kamera auch direkt Fotos oder Videos aufnehmen.	Unterstützt alle gängigen Dateiarten (z. B. PDF, JPG, MP4).
Dateien werden automatisch im Beitrag gespeichert und angezeigt.	Anhänge sind für alle Empfänger sichtbar und downloadbar.

Nachträgliches Bearbeiten

Wenn euch nach dem Absenden noch etwas einfällt, könnt ihr Beiträge oder Kommentare jederzeit über das Drei-Punkte-Menü (oben rechts am Beitrag) bearbeiten oder löschen.

💡 Bei Ankündigungen gilt: Sobald ihr den Text bearbeitet, werden alle bisherigen Bestätigungen entfernt – die Empfänger müssen danach erneut bestätigen.

Praxisbeispiele aus der Apotheke

• Neue Lieferregelung: Beitrag an alle Standorte mit PDF des Großhändlers
• Neue Retax-Fälle: Ankündigung, die alle Apotheker bestätigen müssen
• Ideen für das Frühlingsfest: Beitrag mit Kommentarfunktion
• QMS-Änderung: Beitrag mit verlinktem Wiki-Artikel
• Labor-Arbeitsanweisung: Mitteilung an alle PTA und Laborgruppe

Fazit

Beiträge führen eure Teamkommunikation zusammen und machen Informationen für alle nachvollziehbar und nachlesbar. Sie sorgen dafür, dass Informationen zur richtigen Zeit die richtigen Personen erreichen – klar, vollständig und ohne E-Mail-Chaos.

So wird Wissen sichtbar und Entscheidungen bleiben dokumentiert – für heute, morgen und neue Mitarbeiter, die später dazukommen.

FAQ

Können neue Mitarbeiter alte Beiträge sehen?

Ja. Neue Mitarbeiter sehen automatisch alle bisherigen Beiträge, die für sie relevant sind – also solche, bei denen ihr Standort, ihre Berufsgruppe oder eine zugehörige Gruppe als Empfänger ausgewählt wurde.

So können sie sich direkt einlesen, verstehen den bisherigen Verlauf und müssen nicht ständig nachfragen. Das sorgt für mehr Sicherheit im Alltag, spart Einarbeitungszeit und entlastet das gesamte Team, weil weniger wiederholt erklärt werden muss.

Wer kann Beiträge erstellen?

Jeder Mitarbeiter mit Zugriff auf das Journal kann eigene Beiträge verfassen – sowohl in der App als auch im Browser.

Wenn ich als Empfänger „Apotheker“ und „Delphin Apotheke“ auswähle – wer bekommt die Nachricht?

Alle Apotheker und alle Mitarbeiter der Delphin Apotheke. Es wird also nicht nur die Schnittmenge, sondern die Kombination beider Empfänger informiert.
Wenn ihr regelmäßig eine bestimmte Kombination braucht, richtet euch dafür am besten eine eigene Gruppe oder Berufsgruppe ein, z. B. „Apotheker Delphin“.

Kann ich einen Beitrag löschen?

Ja. Du kannst eigene Beiträge über das Drei-Punkte-Menü löschen. Wichtig: Danach ist der Beitrag auch für alle Empfänger entfernt.

Wird jemand benachrichtigt, wenn ich den Beitrag bearbeite?

Nein – außer bei Ankündigungen. Dann müssen alle Empfänger erneut bestätigen.

Werden alte Beiträge automatisch gelöscht?

Nein. Sie bleiben im Journal und rutschen nur nach unten. Über die Suche findest du sie jederzeit wieder.