Aufgabe übernehmen als Verantwortlicher
Eure wichtigste Übersicht im Alltag ist die Liste „Aktuell“. Daher ist diese Liste immer direkt geöffnet, wenn ihr die Aufgaben öffnet. Ihr findet hier alle Aufgaben, die jetzt aktuell für euch wichtig sind.
Es gibt drei Aufgabentypen:
- Aufgabe, die ihr selbst erledigen müsst,
- Aufgaben, die ihr selbst erstellt + delegiert habt,
- Aufgaben, die ihr übernehmen könnt, die aber auch jemand anderes erledigen kann
| Typ | Erläuterung | Deine Rolle |
|---|---|---|
| Zu erledigen | Aufgaben, die du selbst erledigen musst | Du bist verantwortlich. |
| Von mir zugewiesen | Aufgaben, die du selbst erstellt + delegiert hast, die bislang noch von keinem Mitarbeiter übernommen wurden | Du bist Ersteller und solange verantwortlich, bis ein Empfänger die Aufgabe übernommen hat. |
| Zur Übernahme | Aufgaben, die du übernehmen + dann erledigen kannst, die aber auch noch andere Mitarbeiter übernehmen können | Du bist Empfänger. |
Verantwortung übernehmen oder zuweisen
Wenn als Empfänger einer Aufgabe mehrere Mitarbeiter oder eine Gruppe hinterlegt wurde, kann anschließend einer der Empfänger die Aufgabe übernehmen. Dies ist dann der verantwortliche Mitarbeiter für die Aufgabe.
💡Bei einer Serienaufgabe kann jede Wiederholung natürlich von einem anderen Empfänger übernommen werden.
Status „Zur Übernahme“
Solange die Aufgabe noch keinen verantwortlichen Mitarbeiter haben, findet ihr die Aufgabe in der Liste „Zur Übernahme“. Aufgaben ohne verantwortlichen Mitarbeiter, die heute fällig sind, werden euch außerdem in der Liste „Aktuell“ angezeigt.
Verantwortung selbst übernehmen
Um eine Aufgabe zu übernehmen, öffnet die Aufgabendetails und klickt im hellblauen Bereich auf „Übernehmen“.
Ihr könnt eine Aufgabe außerdem schnell übernehmen, wenn ihr mit dem Mauszeiger über das Checkfeld fahrt. Klickt auf euer eingeblendetes Profilbild, um die Aufgabe zu übernehmen.
Verantwortung an andere zuweisen
Ihr könnt die Verantwortung für eine Aufgabe auch an andere Mitarbeiter zuweisen.
- Öffnet dazu die Aufgabendetails und klickt im hellblauen Bereich auf „Zuweisen“.
- Ihr seht nun alle Empfänger der Aufgabe. Wählt einen Mitarbeiter aus, der die Aufgabe erledigen soll.
💡 Wenn du die Aufgabe als verantwortliche Person übernommen hast, springt der Status der Aufgabe von „Offen“ auf „In Bearbeitung“. Du kannst den Status jederzeit anpassen. Mehr Infos: hier klicken >
Aufgaben erledigen
Als erledigt markieren
Markiere die Aufgabe als erledigt, wenn du sie vollständig bearbeitet hast. Klicke dazu in das Checkfeld oder setze den Status auf „Erledigt“. Die Aufgabe wird in die Liste „Erledigt“ verschoben. Dort wird sie archiviert und bleibt wiederauffindbar.
Die Kommentare werden mit einer Aufgabe archiviert. Wenn es sich um eine Serienaufgabe handelt, sind die Kommentare daher bei jeder neuen Wiederholung wieder leer.
💡 Notiere bei einer wichtigen Aufgabe das Ergebnis kurz in den Kommentaren. So wird es mit der Aufgabe archiviert.
Als Verworfen markieren
Wenn du eine Aufgabe nicht abschließen kannst, setze den Status auf „Verworfen“. Die Aufgabe wird in die Liste „Erledigt > Verworfen“ verschoben.
Fremde Aufgaben abschließen
Es kommt immer mal wieder vor, dass ein Mitarbeiter eine Aufgabe erledigt hat, aber vergisst diese in apocollect abzuhaken. Schreibe dann entweder einen Kommentar und erinnere den Mitarbeiter daran, oder schließe die Aufgabe für den Mitarbeiter ab.
Wenn in dem Feld eine Person abgebildet ist, bist du für diese Aufgabe nicht die verantwortliche Person. Du kannst die Aufgabe daher nicht über das Checkfeld oder den Status abschließen.
Wenn du die Berechtigung zum Abschließen fremder Aufgaben hat, gehe vor wie folgt:
- Öffne die Aufgabe in der Detailansicht.
- Öffne oben rechts das 3-Punkte-Menü.
- Wähle "Als erledigt markieren".
Es wird automatisch ein Kommentar erstellt mit dem Hinweis, dass du diese Aufgabe für jemand anderen erledigt hast. Der andere Mitarbeiter wird darüber benachrichtigt, dass Du seine Aufgabe abgeschlossen hast.
FAQ
Was ist der Unterschied zwischen dem Empfänger einer Aufgabe und dem Verantwortlichen?
Eine Aufgabe kann mehrere Empfänger haben. Die Empfänger werden beim Erstellen der Aufgabe ausgewählt. Diese Mitarbeiter können die Aufgabe später potentiell erledigen.
Tatsächlich übernehmen + erledigen kann die Aufgabe am Ende aber natürlich nur ein Mitarbeiter. Dazu übernimmt dieser Mitarbeiter die Aufgabe und damit die Verantwortung.
💡 Beispiel: Ihr erstellt die Aufgabe „Noweda Monatsretoure“. Als Empfänger wählt ihr z. B. alle PKAs aus. Wird die Aufgabe fällig, braucht aber natürlich nur eine der PKAs die Retoure tatsächlich erledigen. Diese PKA übernimmt die Verantwortung für die Aufgabe.
Handelt es sich um eine Serienaufgabe, kann für jede Wiederholung ein anderer Mitarbeiter die Aufgabe übernehmen, oder immer der gleiche Mitarbeiter.
