Wenn die Aufgabe regelmäßig wieder neu erstellt werden soll, kannst Du aus der Aufgabe eine Aufgabenserie machen.

Wähle dazu ein Intervall für die Wiederholung der Aufgabe.

Täglich

Wähle die Wochentage an dem diese Aufgabe wiederholt werden soll. Beispiel: Jeden Tag, aber nur am Dienstag und Donnerstag

Wöchentlich

Wähle, in welchem Wochenrhythmus die Aufgabe wiederholt werden soll, z. B. alle 2 Wochen. Wähle dann, an welchen Wochentagen die Aufgabe wieder auftauchen soll. Beispiel: alle 2 Wochen am Donnerstag

Monatlich oder Jährlich

Wähle, in welchem Monats- oder Jahresrhythmus die Aufgabe wiederholt werden soll. Beispiel: alle 3 Monate oder jedes Jahr.

Wiederholungen von Gruppenaufgaben

Eine sehr praktische Funktion in apocollect: Du brauchst dich bei der Erstellung einer Aufgabe noch nicht festlegen, wer genau eine Aufgabe erledigen muss. Du kannst zunächst auch einen Personenkreis auswählen (s. Hilfedokument "Zuständigkeiten" ). Die verantwortliche Person wird erst dann aus diesem Kreis bestimmt, wenn die Aufgabe auch das nächste Mal fällig ist.

Der Vorteil: Aufgaben werden auch wirklich immer gesehen und erledigt, und bleiben nicht liegen, wenn ein Mitarbeiter krank ist, im Urlaub oder vielleicht gekündigt hat.

Ein weiterer Vorteil: Wenn ihr einen neuen Mitarbeiter habt, sieht er ebenfalls in Zukunft diese Aufgabe, wenn er dem entsprechenden Standort, der Gruppe o. Ä. zugeordnet ist.

Diese Art der Aufgabenverteilung ist die natürlichste, die effektivste, und auch für euch die einfachste. Ihr könnt die Aufgaben jetzt einmal vorausplanen, ohne immer wieder nachjustieren zu müssen. Das System erneuert sich automatisch. Gerade für Apotheken ist dieses agile System das Beste! Schließlich müssen viele Aufgaben gar nicht von einer festen Person erledigt werden, wohl aber zu einem festen Zeitpunkt.

Wichtig zu wissen bei Aufgabenserien: Jede Wiederholung einer Aufgabe aus einer Serie kann von einer anderen Person aus der Gruppe übernommen werden.

Die Aufgabe kann dann natürlich immer von der gleichen Person übernommen werden; es kann aber auch jedes Mal jemand anderes machen. Dadurch sammelt nicht ein Mitarbeiter eine Art Herrschaftswissen an, denn das ist gefährlich falls er mal ausfällt.

Nächste Wiederholung

Jede Aufgabe einer Aufgabenserie ist eigenständig. Die nächste Wiederholung wird immer dann erstellt, wenn die aktuelle abgehakt wird.

Eine neue Wiederholung hat wieder die gleichen Grundinformationen. Der Beschreibungstext und die Anhänge bleiben bestehen.

Die Kommentare werden dagegen mit der aktuellen Aufgabe archviert, und eine neue Wiederholung hat wieder ein leeres Kommantarfeld. Das ist sinnvoll, damit ihr nicht hunderte Altkommentare und Fragen ewig mitschleift. Außerdem könnt ihr so ein Aufgabenergebnis in den Kommentaren vermerken.

Anpassung von Serienaufgaben

Du findest alle Serienaufgaben, die Du erstellt hast, in der Liste "Wiederkehrend".

Hier kannst Du deine Serienaufgaben jederzeit bearbeiten und Zuständigkeiten, Wiederholungsrhytmus usw. anpassen.

• Öffne die Aufgabe in der Detailansicht.
• Klicke oben rechts auf das 3-Punkte-Menü.
• Wähle Aufgabenserie bearbeiten.