Auto-Stempeln (Zeiterfassung ohne Stempeln)
Mit dem Auto-Stempeln können Apotheken, die ihr Team nicht stempeln lassen möchten, ebenfalls eine exakte Dokumentation der tatsächlich geleisteten Arbeitszeiten erreichen.
Das Auto-Stempeln ist die richtige Option,
- wenn ihr eine Zeiterfassung ganz ohne Stempeln wünscht,
- wenn ihr eurem Team die Möglichkeit geben möchtet, den eigenen Arbeitsplan der letzten Tage zu bearbeiten, ohne dass ihr allen Mitarbeitern den vollen Planerzugriff geben müsst.
📌 Inhalt des Artikels
Aktivierung des Auto-Stempelns
💡Wie alle Einstellungen zur Zeiterfassung kann das Auto-Stempeln global für die gesamte Apotheke, einzelne Standorte oder auch nur für einzelne Mitarbeiter aktiviert werden. Mehr Infos zu den Einstellungsebenen: hier klicken >
Um das Auto-Stempeln global für das ganze Team zu aktivieren, öffnet die Administration > Einsatzplanung > Zeiterfassung. Aktiviert den Schalter „Auto-Stempeln“ und bestätigt den Hinweisdialog.
Durch das Aktivieren des Auto-Stempeln werden alle Stempelzeiten vom aktuellen Tag zurückgesetzt. Solltet ihr daher bereits die Zeiterfassung mit Stempeln verwenden, so werden die aktuellen Stempelzeiten der Mitarbeiter für den aktuellen Tag beendet und das Auto-Stempeln wird direkt gestartet.
Alle anderen Einstellungen der Zeiterfassung werden inaktiv, da diese sich nur auf das Stempeln durch den Mitarbeiter beziehen. Die Mitarbeiter haben nun keine Möglichkeit mehr, manuell zu stempeln.
Bearbeitungsfrist
Mit der Bearbeitungsfrist könnt ihr eine Zeitspanne hinterlegen, die ein Arbeitstag rückwirkend geändert werden kann (z. B. 3 Tage). Nach dieser Zeitspanne können die Arbeitstage vom Mitarbeiter dann nicht mehr geändert werden.
💡 Sollten für einen Standort oder einen Mitarbeiter zuvor bereits individuelle Einstellungen hinterlegt worden sein, so bleiben diese natürlich aktiv. Bearbeitet daher ebenfalls den Standort oder die Personalakte des Mitarbeiters, falls ihr hier ebenfalls das Auto-Stempeln aktivieren möchtet.
Bearbeiten der Arbeitszeiten durch den Mitarbeiter
Bei aktiviertem Auto-Stempeln erfasst apocollect eure geplanten Arbeitszeiten inkl. Pausenzeiten automatisch und überträgt diese in die Zeiterfassung, so als hättet ihr selbst gestempelt.
Der Mitarbeiter hat anschließend ab dem Folgetag die Möglichkeit, die Arbeitszeiten des Vortages zu bearbeiten.
- Im Browser über den Kalender > Meine Zeiterfassung
- In der Plan App über das App-Menü > Meine Zeiterfassung
💡 Das Bearbeiten über die Plan App wird in Kürze möglich sein.
Als Mitarbeiter sieht du hier deine Arbeitsschichten der letzten Tage, so wie sie im Einsatzplan für dich geplant waren.
- Klicke auf das Stiftsymbol, um eine Schicht zu bearbeiten.
- Ändere die Arbeitszeit auf die Zeit, die du tatsächlich gearbeitet hast. Du kannst auch die hinterlegte Pausenzeit anpassen.
- Speichere die Änderung.
Deine Arbeitszeit wird nun zur Genehmigung eingereicht. Sobald die zuständigen Planer die Änderung genehmigt haben, wird dein Plan und dein Stundenkonto automatisch aktualisiert.
Beispiel Melanie muss am Dienstagabend länger auf den Noweda-Fahrer warten. Sie verlässt die Apotheke mit 23 Minuten Verspätung und macht erst um 18:53 Uhr Feierabend. Am Mittwoch öffnet Melanie den Menüpunkt „Meine Zeiterfassung“ und bearbeitet ihre Arbeitsschicht vom Vortag. Sie ändert die Endzeit auf 18:53 Uhr und speichert es. Sobald der Planer die Änderung genehmigt hat, wird die zusätzliche Zeit in ihr Stundenkonto übernommen.
Geänderte Arbeitszeiten genehmigen
Die Arbeitszeiten der Mitarbeiter mit Auto-Stempeln werden im Stempelmanager angezeigt und können dort genehmigt werden. Als Stempelart wird „Auto“ angezeigt.
Prüfen und genehmigen
Bei einer Differenz (d. h. die tatsächliche Zeit weicht von der geplanten Zeit ab) hat der Mitarbeiter eine Änderung für diesen Tag vorgenommen (s. Pfeile in der Abbildung unten).
- Ihr könnt den Tag anklicken, um die Änderungen genauer zu prüfen, oder es direkt über das Checkfeld genehmigen.
- Über „alle genehmigen“ könnt ihr mit einem Klick alle angezeigten Stempelzeiten für den Mitarbeiter genehmigen (für die angezeigte Woche bzw. Monat).
Schutz vor erneuter Bearbeitung
Nach dem Genehmigen werden die Arbeitszeiten für diesen Tag festgeschrieben. Der Mitarbeiter hat nun keine Möglichkeit mehr, den Tag erneut zu bearbeiten. Wir empfehlen, die Stempelzeiten ca. 1-2x pro Woche zu prüfen und zu genehmigen.
Wenn ihr in den Einstellungen eine Bearbeitungsfrist hinterlegt habt, werden unbearbeitete Arbeitszeiten nach dieser Zeitspanne ebenfalls festgeschrieben. Arbeitszeiten, die der Mitarbeiter anpasst, werden niemals automatisch genehmigt.
👀 In Kürze wird es auch die Möglichkeit geben, dass unbearbeitete Tage nach einigen Tagen automatisch festgeschrieben werden. Ihr müsst dann nur noch Tage prüfen, an denen tatsächlich eine Änderung vorgenommen wurde.
💡 Tipp: Wenn ihr das Auto-Stempeln für das ganze Team aktiviert habt, könnt ihr den Filter „Unbestätigte Einträge“ aktivieren. Dieser bleibt dann dauerhaft aktiv. Dadurch werden euch nur noch Stempelzeiten angezeigt, die noch genehmigt werden müssen.
💡Lest auch die anderen Hilfeartikel zur Zeiterfassung. Eine Übersicht über alle Artikel findest Du hier >
