Automatisierungen der Zeiterfassung
In apocollect könnt ihr verschiedene Automatisierungen aktivieren, die euch und eurem Team das tägliche Stempeln einfacher machen. Alle Automatisierungen können eingestellt werden auf globaler Ebene oder pro Standort oder Mitarbeiter individuell.
Übersicht
Wenn ihr euch die folgende Tabelle am Handy anseht, dreht das Handy ins Querformat.
| Nr | Funktion | Beschreibung |
|---|---|---|
| 1️⃣ | Bei Nicht-Stempeln: Planzeit beibehalten | Legt fest, was passiert, wenn der Mitarbeiter an einem Arbeitstag nicht stempelt |
| 2️⃣ | Bei Nicht-Ausstempeln: Auto-Korrektur der Stempelzeit | Legt fest, was passiert, wenn der Mitarbeiter sich abends nicht ausstempelt |
| 3️⃣ | Geplante Pausenzeiten aus Plan vorschlagen | apocollect kann beim Ausstempeln die Pausenzeit vorschlagen, die für den Mitarbeiter geplant war. Der Mitarbeiter braucht die Pausen dann nicht mitzustempeln, sondern die Pausenzeit ist beim Ausstempeln vorausgefüllt. |
| 4️⃣ | Toleranzbereich | Vereinfacht die Genehmigungen für den Planer. Stempelzeiten, die maximal um die gewählte Zeitspanne von der geplanten Zeit abweichen, können automatisch genehmigt werden |
| 5️⃣ | Rundungsbereich | Die Stempelzeit kann auf die geplante Start- oder Endzeit auf- oder abgerundet werden innerhalb der gewählten Zeitspanne. |
| 6️⃣ | Auto-Entfernen einer geplanten Abwesenheit | Stempelt ein Mitarbeiter trotz Abwesenheit, entfernt apocollect die Abwesenheit und übernimmt die Stempelzeit. Diese Option ist immer aktiv. |
| 7️⃣ | Auto-Stempeln | = Zeiterfassung ohne Stempeln: Mit dem Auto-Stempeln brauchen eure Mitarbeiter gar nicht zu stempeln, sondern können ihre Arbeitszeiten der letzten Tage manuell korrigieren. |
1️⃣ Bei Nicht-Stempeln: Planzeit beibehalten
Wenn ein Mitarbeiter trotz aktivierter Zeiterfassung nicht stempelt (z. B. weil er es vergisst), gibt es zwei verschiedene Möglichkeiten.
Wenn ihr euch die folgende Tabelle am Handy anseht, dreht das Handy ins Querformat.
| Gewählte Einstellung | Auswirkung | Beispiel |
|---|---|---|
| 🚫 AUS | apocollect überschreibt die geplanten Arbeitszeiten mit der Abwesenheit Nicht gestempelt. Dadurch erhält der Mitarbeiter für den Tag zunächst keine Stundengutschrift. Ihr könnt die Abwesenheit nachträglich wieder entfernen, wenn ihr die ursprünglich geplanten Stunden wiederherstellen möchtet. | Ulrike vergisst zu stempeln. apocollect kennzeichnet den Arbeitstag daher mit der Abwesenheit „Nicht gestempelt“. Ulrike bittet ihre Chefin, die Abwesenheit wieder zu entfernen, sodass ihre geplante Arbeitszeit wieder erscheint. Dadurch gewöhnt sich Ulrike schneller an die Zeiterfassung. |
| ✅ AN | apocollect behält die ursprünglich geplante Arbeitszeit (z. B. aus dem Standardplan) bei. | Ulrike vergisst zu stempeln. apocollect behält ihren Plan unverändert bei. |
2️⃣ Bei Nicht-Ausstempeln: Auto-Korrektur der Stempelzeit
Wenn ein Mitarbeiter einstempelt, aber zum Feierabend nicht ausstempelt (z. B. weil er es vergisst), gibt es zwei verschiedene Möglichkeiten.
Wenn ihr euch die folgende Tabelle am Handy anseht, dreht das Handy ins Querformat.
| Gewählte Einstellung | Auswirkung | Beispiel |
|---|---|---|
| 🚫 AUS | apocollect stempelt den Mitarbeiter um 23:59 Uhr aus. Der Mitarbeiter oder die Planer können die Stempelzeit manuell korrigieren. | Melanie vergisst sich auszustempeln. Ihr Chef kann die Stempelzeit manuell auf den geplanten Feierabend von 18:30 Uhr zurückstellen. |
| ✅ AN | apocollect stempelt den Mitarbeiter um 23:59 Uhr aus und setzt die Stempel-Endzeit auf den geplanten Feierabend des Mitarbeiters zurück. | Melanie vergisst sich auszustempeln. apocollect setzt das Stempelende automatisch auf 18:30 Uhr zurück, weil diese Zeit geplant war. |
💡 Ist für den Folgetag direkt um 0:00 Uhr eine Arbeitsschicht eingetragen (z. B. ein Nachtdienst), wird die Endzeit natürlich nicht verkürzt. Der Mitarbeiter wird außerdem am Folgetag automatisch wieder eingestempelt. 💤
3️⃣ Geplante Pausenzeiten aus Plan vorschlagen
Mitarbeiter können zu jeder Pause aus- und wieder einstempeln, oder ihre gesamte Pausenzeit beim Ausstempeln angeben. Dabei kann apocollect die Pausenzeit, die für den Mitarbeiter geplant war, beim Ausstempeln vorschlagen.
Wenn ihr euch die folgende Tabelle am Handy anseht, dreht das Handy ins Querformat.
| Gewählte Einstellung | Auswirkung | Beispiel |
|---|---|---|
| 🚫 AUS | apocollect ignoriert die geplanten Pausenzeiten und der Mitarbeiter gibt diese manuell ein oder stempelt die Pausen mit. | Stefan stempelt zu jeder Pause aus und anschließend wieder ein. Wenn er das mal vergisst, kann er am Abend seine Gesamt-Pausenzeit eintippen. |
| ✅ AN | apocollect schlägt beim Ausstempeln die Pausenzeit vor, die für den Mitarbeiter an diesem Tag im Einsatzplan/Standardplan eingetragen war. Der Mitarbeiter kann die Pausenzeit anpassen, falls nötig. | Stefan stempelt morgens ein und bleibt den ganzen Tag eingeloggt, auch während der Pause. Am Abend stempelt er aus und ihm wird die geplante 45-minütige Pause um 13 Uhr abgezogen. Er braucht nur zu speichern oder kann die Pause anpassen. |
4️⃣ Toleranzbereich
Der Toleranzbereich vereinfacht den Planern das Genehmigen der Stempelzeiten. Nicht jede Stempelzeit muss manuell genehmigt werden, denn Stempelzeiten, die eine bestimmte Zeitspanne zur geplanten Zeit nicht überschreiten, werden automatisch genehmigt.
Die Angabe erfolgt in Minuten.
Wenn ihr euch die folgende Tabelle am Handy anseht, dreht das Handy ins Querformat.
| Gewählte Einstellung | Auswirkung | Beispiel |
|---|---|---|
| 🚫 AUS | Jede Stempelzeit wird den Planern vorgelegt und kann manuell genehmigt werden einzeln oder wochenweise). | Gabriele will jede Stempelzeit ihrer Mitarbeiter sehen, bevor die Stempelzeit in den Plan und das Stundenkonto übernommen wird. 1x pro Woche schaut sie sich die Stempelzeiten an, klärt etwaige Rückfragen mit dem Mitarbeiter und genehmigt die Zeiten dann. |
| ✅ AN | apocollect genehmigt Stempelzeiten automatisch, die maximal um eine bestimmte Minutenanzahl abweichen von der Arbeitszeit, für die der Mitarbeiter an dem Tag eingeplant war. | Wenn ein Mitarbeiter bis zu 10 Minuten länger stempelt, als er an dem Tag eigentlich eingeplant war, würde Gabriele diese Zeit sowieso ohne Rückfrage genehmigen. Sie stellt den Toleranzbereich daher auf 10 Minuten. Stempelt ein Mitarbeiter 11 Minuten länger als geplant, wird ihr die Stempelzeit weiterhin manuell zur Genehmigung vorgelegt. |
💡Genehmigte Stempelzeiten können im Stempelmanager anschließend nicht mehr editiert werden. Ihr könnt die genehmigten Arbeitszeiten aber weiterhin direkt im Einsatzplan anpassen, falls ihr eine genehmigte Stempelzeit nachträglich anpassen möchtet.
5️⃣ Rundungsbereich
Der Rundungsbereich vereinfacht das Stempeln für die Mitarbeiter. Mit dem Rundungsbereich kann die Stempelzeit beim Ein- und/oder Ausstempeln mit den geplanten Schichten abgeglichen werden. Liegt die Stempelzeit innerhalb des hier festgelegten Zeitfensters, wird die Stempelzeit auf die ursprünglich geplante Zeit korrigiert.
Die Angabe erfolgt in Minuten (max. 60 Minuten).
Wenn ihr euch die folgende Tabelle am Handy anseht, dreht das Handy ins Querformat.
| Gewählte Einstellung | Auswirkung | Beispiel |
|---|---|---|
| 0 Min = 🚫 AUS | Der Zeitpunkt des Ein- oder Ausstempelns wird minutengenau übernommen. | Mark ist am Mittwoch von 8:00 - 12:30 Uhr eingeplant. Er kommt um 7:55 Uhr in die Apotheke. Um 7:59 Uhr stempelt er ein und seine Zeituhr startet direkt. Er stempelt um 12:31 Uhr aus und seine Zeituhr stoppt. Er hat 2 Minuten länger gearbeitet als geplant und erhält diese Zusatzminuten auf dem Stundenkonto gutgeschrieben. |
| Zeitspanne am Stempelbeginn > 1 Min = ✅ AN | apocollect prüft beim Einstempeln, ob innerhalb der Zeitspanne eine Schicht bei dem Mitarbeiter geplant ist. Wenn ja, fängt die Zeituhr des Mitarbeiters erst zur geplanten Zeit an zu laufen. | Mark ist am Mittwoch ab 8:00 eingeplant. Er kommt schon um 7:47 Uhr in die Apotheke, trinkt aber zunächst Kaffee und liest Nachrichten. Um 8:00 Uhr geht er in den HV. Da sein Rundungsbereich bei 15 Minuten liegt, kann er aber direkt beim Betreten der Apotheke stempeln und braucht nicht später ans Einstempeln zu denken. Seine Zeituhr fängt erst wie geplant um 8:00 Uhr an zu laufen. |
| Zeitspanne am Stempelende > 1 Min = ✅ AN | apocollect prüft beim Ausstempeln, ob innerhalb der Zeitspanne eine Schicht bei dem Mitarbeiter geendet hat. Wenn ja, legt stellt apocollect die Zeituhr des Mitarbeiters auf die geplante Endzeit zurück. | Mark stempelt um 12:32 Uhr aus. Da sein Rundungsbereich bei Stempelende bei 5 Minuten liegt, wird seine Stempelzeit auf die geplante Zeit 12:30 Uhr abgerundet. Wenn er um 12:36 Uhr ausstempelt, erhält er aber natürlich die 6 Zusatzminuten auf dem Stundenkonto. |
💡 Die Rundungsbereiche (vor allem zum Stempelende) sollten transparent im Team besprochen werden.
💡Die Rundungsbereiche gelten für jede geplante Tagesschicht. Wechselt ein Mitarbeiter z. B. am Nachmittag in eine andere Filiale, gilt auch bei der Nachmittagsschicht der Rundungsbereich.
6️⃣ Auto-Entfernen der Abwesenheit
💡Diese Option ist immer aktiv.
Ist eine Abwesenheit wie Urlaub, Krankheit oder Berufsschule im Einsatzplan hinterlegt, braucht der Mitarbeiter natürlich nicht zu stempeln und die Abwesenheit bleibt bestehen.
Stempelt der Mitarbeiter jedoch trotz Abwesenheit ein (z. B. weil er seinen Urlaub unterbricht, um das Team zu unterstützen), entfernt apocollect die Abwesenheit automatisch und übernimmt die Stempelzeit.
7️⃣ Auto-Stempeln
Mit dem Auto-Stempeln können Apotheken, die ihr Team nicht stempeln lassen möchten, ebenfalls eine exakte Dokumentation der tatsächlich geleisteten Arbeitszeiten erreichen.
Das Auto-Stempeln ist die richtige Option,
- wenn ihr eine Zeiterfassung ganz ohne Stempeln wünscht,
- wenn ihr eurem Team die Möglichkeit geben möchtet, den eigenen Arbeitsplan der letzten Tage zu bearbeiten, ohne dass ihr allen Mitarbeitern den vollen Planerzugriff geben müsst.
Alle Infos zum Auto-Stempeln findet ihr im folgenden Hilfeartikel: hier klicken >
FAQ
Wie kann ich das Stempeln maximal automatisieren?
Durch die Kombination mehrere Automatisierungen wird das Stempeln besonders einfach. Dazu ein Praxisbeispiel:
Aktiviert z. B. die folgende Kombination:
| Automatisierung | Einstellung | Auswirkung |
|---|---|---|
| Rundungsbereich am Morgen | ✅ AN, z. B. 30 Minuten | Der Mitarbeiter stempelt morgens direkt beim Betreten der Apotheke ein, und die Zeituhr fängt pünktlich zur geplanten Startzeit an. |
| Automatisierung 3️⃣ | ✅ AN | apocollect übernimmt die geplante Pausenzeit automatisch aus dem Plan, sodass der Mitarbeiter sich zu Pause nicht manuell ausstempeln muss. |
| Automatisierung 2️⃣ | ✅ AN | Geht der Mitarbeiter abends pünktlich, stempelt er aus. Wenn er jedoch nicht ausstempelt, wird seine Pausenzeit automatisch auf das geplante Ende gesetzt. Die Pause wird durch Automatisierung 3️⃣ ja automatisch abgezogen. |
| Toleranzbereich | ✅ AN, z. B. 10 Minuten | Die Stempelzeit wird automatisch genehmigt und in den Plan und das Stundenkonto des Mitarbeiters übernommen. Nur, wenn der Mitarbeiter mindestens 11 Minuten länger bleibt als geplant, wird den Planern die Stempelzeit zur manuellen Prüfung vorgelegt. |
Der Mitarbeiter braucht also nur am Morgen daran zu denken, sich einzustempeln, um zu zeigen: „Ja, ich bin anwesend.“ Wenn er seine Pausenzeit wie geplant einhält und am Abend pünktlich Feierabend macht, braucht er nichts weiter zu tun. Die Pause und Endzeit wird automatisch aus der Planzeit übernommen. Nur, wenn der Mitarbeiter z. B. am Abend tatsächlich länger bleibt, stempelt er sich aktiv aus und setzt damit die Endzeit fest.
Kann der Mitarbeiter seine Stempelzeiten später noch korrigieren?
Ja, der Mitarbeiter kann seine Stempelzeit solange korrigieren, bis die Stempelzeit vom Planer genehmigt oder abgelehnt wurde. Der Mitarbeiter kann dabei folgende Anpassungen machen:
- Verstellung der Arbeitszeit, aber nur zu seinen Ungunsten (er kann die Startzeit z. B. nicht nach vorne stellen)
- Pausendauer und Startzeit
- Arbeitsort, Tätigkeit und Bereich
- Notiz anfügen
Die Anpassung kann erfolgen über die App > Meine Stempelzeiten sowie im Webbrowser im Kalender > Meine Stempelzeiten.
Was ist der Unterschied zwischen dem Toleranzbereich und dem Rundungsbereich?
Der Toleranzbereich ist eine Vereinfachung nur für die Planer, die die Stempelzeiten kontrollieren und genehmigen. Liegt die Stempelzeit des Mitarbeiters für sie in einem bestimmten Toleranzbereich, wird die Stempelzeit automatisch genehmigt.
❓ Beispiel zum Toleranzbereich: Stefanie ist am Dienstag eigentlich für 8:00 Stunden eingeplant. Die Stempelzeit umfasst aber insgesamt 8:12 Minuten. Da der Toleranzbereich bei 15 Minuten liegt, wird Stefanies Stempelzeit automatisch genehmigt. Der Toleranzbereich wurde dabei vorher so festgelegt, da unter 15 Minuten ohnehin keine Rücksprache mit den Mitarbeitern gehalten und alles genehmigt wird, da es sehr häufig vorkommt. Die Planer sparen sich die Genehmigung von Stempelzeiten daher, die maximal 15 Minuten abweichen von der geplanten Arbeitszeit.
Der Rundungsbereich wirkt sich dagegen auf das Stempeln der Mitarbeiter aus. Dies ist gerade zum Arbeitsstart praktisch. Mitarbeiter können bereits beim Betreten der Apotheke innerhalb des Rundungsbereiches einstempeln, auch wenn ihre Arbeitszeit noch gar nicht beginnt. Die Mitarbeiter können somit beim Betreten der Apotheke einstempeln und brauchen anschließend nicht mehr daran zu denken. Die Zeittuhr fängt erst an zu laufen, wenn der geplante Arbeitsbeginn erreicht wurde. Dadurch kommt es auch nicht zu dem Problem, dass morgens zur Öffnungszeit erstmal alle Mitarbeiter gleichzeitig an der Stempelstation stehen.
❓ Beispiel zum Toleranzbereich:
Franziska kommt bereits um 7:53 Uhr in die Apotheke, da ihr Bus um diese Zeit ankommt. Die Apotheke öffnet aber erst um 8:00 Uhr, und vorher hat sie noch keine Aufgaben. Franziska kann mit dem Rundungsbereich daher direkt beim Betreten der Apotheke einstempeln, wodurch sie immer an das Einstempeln denkt. Um 8:00 Uhr zieht sie sich den Kittel an und geht in den HV. Sie braucht dann nicht einzustempeln, wenn vorne bereits die Kunden warten, denn ihre Zeituhr fängt um 8:00 Uhr automatisch an zu laufen. Am Abend wurde in der Apotheke besprochen, dass der Rundungsbereich bei 3 Minuten liegt. Stempelt ein Mitarbeiter daher in diesem Bereich aus, wird seine Endzeit auf seinen geplanten Feierabend zurückgesetzt.
💡Lest auch die anderen Hilfeartikel zur Zeiterfassung. Eine Übersicht über alle Artikel findest Du hier >
