Botenfahrer im Einsatzplan eintragen
Die meisten Apotheken planen auch ihre Botenfahrer in apocollect ein. Über die Einsatzplanung und die Zeiterfassung können die genauen Fahrtzeiten sowie Krankheiten und Abwesenheiten genau erfasst werden.
📌 Inhalt des Artikels
Standortzuordnung der Boten
💡 Diese Einstellung ist optional und abhängig von der Anzahl und Organisation eurer Botenfahrer.
Wenn ihr mehrere Botenfahrer habt, macht es häufig Sinn, für die Botenfahrer einen eigenen Standort anzulegen. Allen Botenfahrern weist ihr diesen Standort dann als Hauptstandort zu. Das hat mehrere Vorteile:
- Ihr seht alle Botenfahrer in diesem Standort auf einen Blick, um schnell überschauen zu können, wann die Botenfahrer Urlaub haben und wann wer fährt.
- Die meisten Apotheken und Filialverbünde haben eingestellt, dass jeder Mitarbeiter auch die Pläne aus anderen Standorten sehen darf. Für den Botenfahrer ist das meist nicht notwendig. Ihr könnt daher in der Administration > Rollen und Berechtigungen eine neue Rolle „Bote“ konfigurieren. Weist der Rolle alle benötigten Berechtigungen für die einzelnen Module zu, aber lasst die Berechtigung „Darf die Pläne aus anderen Standorten sehen“ ausgeschaltet. Die Botenfahrer sehen jetzt nur die Arbeitszeiten der anderen Boten, aber nicht die Pläne des Apothekenteams.
💡 Da die Standorte alphabetisch sortiert werden, empfehlen wir als Standortnamen z. B. „Versand“ zu nehmen, um den Standort als letztes anzuzeigen.
Sollzeit hinterlegen
Bei Fahrern mit festem Gehalt
Wenn ihr eine wöchentliche Arbeitszeit mit dem Botenfahrer vereinbart habt und er ein festes monatliches Gehalt erhält, tragt ihr die wöchentlichen Stunden in der Personalakte > Sollzeit/Musterwoche ein. Das Eintragen erfolgt also genauso, wie auch beim restlichen Apothekenteam.
Fährt der Botenfahrer nun mehr Stunden als vereinbart, werden ihm Überstunden angerechnet. Erreicht er seine Wochenstunden nicht, werden die Überstunden abgebaut.
Bei Abrechnung auf Stundenbasis
Viele Apotheken bezahlen ihre Botenfahrer auch auf Basis der tatsächlich geleisteten Stunden. Hinterlegt für die Botenfahrer ohne feste Wochenstunden daher in der Personalakte > Sollzeit/Musterwoche im Feld „wöchentliche Arbeitsstunden“ den Wert 0 (Null).
Dadurch wird jede tatsächlich geleistete Arbeitsstunde als Überstunde auf dem Stundenkonto angesammelt. Zum Monatswechsel
- seht ihr im Stundenkonto, wieviele Stunden der Mitarbeiter in dem Monat gearbeitet hat
- und ihr könnt diese Stunden per Korrekturbuchung aus dem Stundenkonto ausbuchen.
- Exportiert das Stundenkonto über den Export-Button oben im Stundenkonto und lasst euch den Stundennachweis unterschreiben. Anschließend könnt ihr das Steuerbüro die Stunden auszahlen lassen.
Standardplan hinterlegen
Die genauen Arbeitszeiten der Fahrer sind meist flexibel und abhängig von den auszuliefernden Sendungen. In den meisten Apotheken sind allerdings feste Tage mit dem Botenfahrer besprochen.
Es ist praktisch für das Apothekenteam, wenn die Botenfahrer im Plan stehen. Dadurch weiß das Team beispielsweise, welchen Boten sie kontaktieren müssen, wenn er an dem Tag früher beginnen soll oder durch wenige Sendungen freimachen kann.
Ihr könnt für die Botenfahrer daher auch einen Standardplan hinterlegen.
- Hinterlegt für den Botenfahrer an den Tagen, an denen er normalerweise fährt, eine ungefähre Arbeitszeit, z. B. für die Nachmittagstour von 16-19 Uhr oder für eine Vormittagstour 10-12 Uhr.
- Als Standort könnt ihr entweder den eigenen Botenstandort wählen, oder ihr hinterlegt - im Filialverbund - direkt den Apothekenstandort, an dem der Botenfahrer seine Tour beginnen soll.
Ihr könnt den Fahrer im Einsatzplan natürlich anschließend frei umplanen, wenn sich spontane Änderungen ergeben, so wie ihr es auch mit dem Apothekenteam macht.
Erfassung der genauen Arbeitszeit
Mit Zeiterfassung
Am einfachsten ist die Erfassung der tatsächlich geleisteten Arbeitszeit über die apocollect Zeiterfassung.
Aktiviert zunächst die Zeiterfassung für den Botenstandort bzw. für die einzelnen Botenfahrer mit folgenden Einstellungen:
| Funktion | Einstellung |
|---|---|
| Bei Nicht-Stempeln: Planzeit beibehalten | AUS |
| Bei Nicht-Ausstempeln: Auto-Korrektur der Stempelzeit | AUS |
| Geplante Pausenzeit aus Plan vorschlagen | AUS |
| Toleranzbereich | AUS |
| Rundungsbereiche | 0 Min / 0 Min |
- Der Botenfahrer stempelt nun ein zum Arbeitsbeginn und stempelt aus, wenn er das Fahrzeug abstellt.
- Die meisten Apotheken prüfen und genehmigen dann einmal pro Woche die gestempelten Zeiten und genehmigen diese (über „alle genehmigen“ kann die ganze Woche genehmigt werden).
- Durch die Genehmigung werden die genauen Fahrtzeiten im Plan eingetragen. Auch das Stundenkonto aktualisiert sich automatisch.
Ohne Zeiterfassung
Sollen die Fahrer nicht stempeln, notieren sich die Botenfahrer ihre genauen Fahrzeiten wie bislang, und ihr könnt die Zeiten dann im Einsatzplan nachtragen.
💡Lest auch die anderen Hilfeartikel zum Einsatzplan. Eine Übersicht über alle Artikel findest Du hier >
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