Das Wiki eignet sich als Ablageort für alle großen und kleinen Informationen. Apotheken organisieren daher ihr gesamtes Wissensmanagement von der Notiz über Bedienungsanleitungen bis hin zum QMS.

Je nachdem um welche Information es sich handelt, könnt ihr zwischen verschiedenen Artikelarten wählen. Wir haben euch hier die einzelnen Artikelarten aufgelistet und Beispiele dazu genannt, wie Apotheken es verwenden.

Die verfügbaren Artikelarten sind

• Notiz
• Notiz mit Versionshistorie
• QM-Verfahrensanweisung / Arbeitsanweisung / Handbuch / Formblatt
• Media-Artikel

💡 Unabhängig von der Artikelart könnt ihr für jeden Wiki-Artikel einstellen, wer ihn bearbeiten darf und wer ihn sehen darf. Ihr könnt also auch vertrauliche Informationen für euch hinterlegen, die nur ihr alleine oder nur wenige Kolleginnen sehen sollen.

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Notiz

Eine Notiz ist die einfachste Artikelart. Stellt es euch vor wie ein Word-Dokument, in dem ihr schreiben und alles wieder ändern könnt, ohne irgendwelche weiteren Vorgaben zu beachten.

• Alle Mitarbeiter, die für eine Notiz eine Schreibberechtigung erhalten haben, können die Notiz bearbeiten und speichern, und vorherige Informationen damit schnell aktualisieren.
• Vorherige Versionen dieser Notiz werden nicht archiviert.

Apotheken nutzen dies...

• für einfache Notizen, die vorher auf Papier herumgelegen haben,
• für Besprechungsprotokolle, die während einer Teamsitzung mitgeschrieben werden,
• für die kurze Zusammenfassung von Fortbildungen (viele Mitarbeiter schreiben direkt in der Fortbildung mit, hängen anschließend das Skript an und machen das neue Wissen somit fürs ganze Team verfügbar),
• für einfache Bedienungsanleitungen ("Entkalken der Kaffeemaschine" 🙂),
• für die Auflistung von Artikelnummern für Bestellung von Büromaterialien und Druckerpatronen,
• für eine Übersicht mit Ansprechpartnern in Heimen und Pflegediensten,
• für Speisekarten der Essenslieferanten in der Umgebung,
• um Entwürfe abzuspeichern, die später in einen Artikel mit Versionshistorie umgewandelt werden, ...
• Abspeichern der Retourenregelungen der Hersteller,
• ...

💡 Alle diese Informationen haben eins gemeinsam: Wenn sich eine enthaltene Information ändert (z. B. weil ihr eine neue Kaffeemaschine kauft), wird die vorherige Information nicht mehr benötigt und kann daher überschrieben werden.

Notiz mit Versionshistorie

Bei Notizen mit einer Versionshistorie könnt ihr genauso Informationen erfassen, mit drei wichtigen Erweiterungen:

• Zeitreise: Bei jeder Änderung des Dokumentes wird die vorherige Version unveränderlich als PDF archiviert. Ihr könnt also jederzeit zu älteren Versionen zurückspringen.
• Versionierung: Beim Speichern erhöht apocollect automatisch die Versionsnummer. Wenn ihr aus einem dieser Dokumente einen Aushang erstellen solltet, seht ihr somit immer, ob die ausgedruckte Version noch die aktuelle ist.
• Änderungsnotiz: Beim Speichern fragt apocollect euch außerdem, was ihr geändert habt. Das ist praktisch, weil alle Mitarbeiter dann sofort nachvollziehen können, was verändert wurde.

Apotheken nutzen dies...

• für Checklisten (z. B. "Verhalten bei Stromausfall" oder "Vorbereitung eines Notdienstes"),
• für die Zusammenstellung von Unterlagen für die Präqualifizierung,
• Zusammenstellung der Verkaufsempfehlungen (pro Indikation empfiehlt sich ein eigener Wiki-Artikel: Empfehlungsprodukte bei Halsschmerzen, Empfehlungsprodukte bei Sodbrennen, Empfehlungsleitfaden für junge Eltern, ...)
• Vorlage für das Anschreiben des Eichamtes, wenn es mal wieder nicht pünktlich vorbeigekommen ist,
• Unterlagen über Firmen-Fahrzeuge inkl. Leasingverträge,
• Unterlagen zu Milchpumpen und anderen Objekten,
• Beschreibung von Ablauf und Abrechnung von pharmazeutischen Dienstleistungen,
• Bestellzeiten beim Großhandel
• Bestellmengen der Kalender und Zeitschriften,
• ...

💡 Der Vorteil: Alle Mitarbeiter, die diesen Artikel sehen dürfen, können klar nachvollziehen, was genau geändert wurde. Außerdem kann niemand versehentlich Infos überschreiben, da die Historie erhalten bleibt.

QM-Artikel

Ihr könnt auch euer QMS vollständig in apocollect überführen. Die Vorteile liegen auf der Hand:

• Die Aktualisierung der Artikel geht sehr schnell,
• das Team nutzt das QMS aktiver, weil es einfach zugänglich ist,
• und das Wissen in der Apotheke steigt, weil zusammenhängende Prozesse wie bei Wikipedia verknüpft werden können, und nicht mehr als isolierte Dokumente vorliegen.

Alle QM-Artikel verfügen natürlich über eine Versionierung und Historie, wie oben beschrieben. Zusätzlich verfügen QM-Artikel über einen digitalen Freigabeprozess.

Freigabe von Änderungen

In einem QMS gibt es eine oder mehrere verantwortliche Personen. Dies ist i. d. R. der jeweilige Apothekeninhaber. Die verantwortliche Person kontrolliert das QMS, damit nicht vom Team nicht-authentifizierte Änderungen durchgeführt werden können. Das QMS ist schließlich die Grundlage für das gemeinsame Arbeiten und beschreibt, wie Abläufe umgesetzt werden.

Trotzdem sollte die Chefin natürlich nicht die einzige Person im Unternehmen sein, die das QMS aktuell hält. Meistens gibt es noch mindestens eine weitere Mitarbeiterin oder einen externen QMB, die das QM pflegen. Es ist aber dazu sehr hilfreich, wenn auch weitere Mitarbeiter bei entdeckten Fehlern schnell Korrekturen einreichen können - hier geht es ja manchmal nur um eine falsche Angabe, eine verdrehte Zahl im Faktor, oder die Aktualisierung einer PZN. Warum sollte nicht derjenige, der den Fehler gerade entdeckt, auch mühelos Änderungen einreichen können?

• Alle Mitarbeiter mit Schreibzugriff für einen Artikel können daher auch Änderungen am QM-Artikel durchführen.
• Beim Speichern erfolgt auch hier die Abfrage nach der Änderung, sodass notiert werden kann, was genau geändert wurde.
• Der Artikel wird aber nicht sofort für das restliche Team übernommen, sondern landet im digitalen Eingangskorb der verantwortlichen Person.
• Diese kann die Änderungen kontrollieren, und den Artikel dann mit einem Klick freigeben. Erst dann steht der aktualisierte Artikel mit der neuen Versionsnummer dem ganzen Team zur Verfügung.

Unterschiedliche QM-Typen

Bei den QM-Artikeln habt ihr die Auswahl zwischen folgender Unterteilung:

• QM-Verfahrensanweisung
• QM-Arbeitsanweisung
• QM-Handbuch
• QM-Formblatt

Diese QM-Dokumente unterscheiden sich nur im Namen. Je nachdem ob und wie ihr euch zertifizieren lassen, bestehen die Auditoren auf der Einteilung von gewissen Prozessen in Verfahrensanweisung, Arbeitsanweisung und Handbuch.

💡 Wenn ihr damit bislang nicht gearbeitet habt, könnt ihr daher auch jetzt alles als QM-Handbuch kennzeichnen.

Ein kurzer Exkurs

Falls für euch interessant, hier eine kurze Übersicht, wie die QM-Artikel eingeteilt werden können.

• Handbuch: Dies ist der allgemeine Teil des QMS, mit der grundsätzlichen Einordnung, der Beschreibung wie das QMS insgesamt geführt wird und wie Artikel erstellt werden, wann und für wen es gilt, ...
• Formblätter sind vorbereitete Handouts, die z. B. innerhalb eines Prozesses ausgefüllt werden müssen, vom Kunden oder Mitarbeiter ("Protokoll Kühlschranktemperatur")

Genauer hinschauen muss man bei den folgenden beiden Arten:

• Verfahrensanweisungen beschreiben Tätigkeiten und Arbeitsbereiche, wie diese ablaufen und wer dafür zuständig ist. Beispiele für Verfahrensanweisungen in der Apotheke sind z. B. "Prüfung der Ausgangsstoffe", "Beratung von Patienten", "Botendienst" oder "Einarbeitung neuer Mitarbeiter"
• Arbeitsanweisungen beschreiben dagegen einen Arbeitsablauf ganz genau. Dies empfiehlt sich immer dann, wenn sich ein Prozess ganz exakt normieren lässt und von allen Mitarbeitern identisch erledigt werden muss. Arbeitsanweisungen können auch nur für einen kleinen Teil der Mitarbeiter relevant sein. Beispiele dafür sind z. B. "Prüfung Methadon auf Reinheit", oder "Durchführung eines AMTS-Checks" oder "Einpacken und Beschriften von Lieferungen"

Wie bereits oben beschrieben: Falls ihr diese Unterteilung bislang nicht vorgenommen habt, braucht ihr es auch nicht einzuführen.

💡 Mehr Infos zu QM-Dokumenten findet ihr hier >

Media-Artikel

Die Media-Artikel sind v. a. für die Speicherung von Videos, aber auch für Audiodateien geeignet.

Wenn ihr einen Artikel als Media-Artikel kennzeichnet und ein Video anhängt, wird dieses zentral angezeigt. Zustätzlich könnt ihr wie bei YouTube noch eine Beschreibung zum Video anfügen, oder zugehörige Videos verlinken.

Apotheken nutzen dies...

• für kurze, selbst aufgezeichnete Bildschirmvideos zu Warenwirtschaft, Tools wie pharma4u und dem Apothekenmanager, ...,
• für gekaufte Schulungsvideos und Unterweisungsvideos,
• für selbst aufgezeichnete Unterweisungen,
• für Erklärungen von Geräten wie dem IR-Gerät, Austausch von Greifern im Rowa, ...,
• für heruntergeladene Podcasts,
• ...

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Ihr seht: Das Wiki bietet euch Platz genug für euer gesamtes Wissensmanagement, und legt es zentral ab. Dadurch fällt es Inhabern und Mitarbeitern leicht, schnell das richtige Dokument zu finden.

Mit den Wiki-Links könnt ihr außerdem dann jeden Artikel überall in apocollect verknüpfen. Verweist in einer wiederkehrenden Aufgabe auf einen QM-Artikel, verlinkt in einem Journalbeitrag einen Wiki-Artikel mit ausführlicheren Infos, und verknüpft in einem Kalendertermin das passende Besprechungsprotokoll.