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Einrichtung Mail zu Wikiartikel

Aus einer weitergeleiteten E-Mail kann automatisch ein Wikiartikel erstellt werden. Das ist praktisch, um Informationen dort dauerhaft zu archivieren und für die richtigen Mitarbeiter verfügbar zu machen.

Anwendungsbeispiel: Leitet Neuigkeiten vom Verband oder der Kammer an apocollect weiter und archiviert diese im Wiki.

Einrichtung

Legt eine neue E-Mail-Weiterleitungsregel an in der Administration > Mail@apocollect.

mail-at-apocollect-wiki

Nr Bezeichnung Beschreibung
1 Bezeichnung Wähle eine eindeutige, interne Bezeichnung für die Weiterleitungsregel.
2 Zielmodul Wähle das Modul „Wiki“ aus.
3 Verantwortlich Lege fest, wer den erstellten Wikiartikel anschließend verwalten darf.
4 Schreibzugriff Lege fest, wer den erstellten Wikiartikel anschließend bearbeiten darf.
5 Lesezugriff Lege fest, wer den erstellten Wikiartikel anschließend sehen darf. Hinweis: Mitarbeiter, die bereits einen Schreibzugriff haben, brauchen beim Lesezugriff nicht erneut ausgewählt zu werden.
6 Ordner Lege einen Ordner fest, in dem die Wikiartikel abgelegt werden sollen.
7 Kurzinfo Die Kurzinfo steht zu Beginn jedes neu erstellten Wiki-Artikels.

💡 Weise dich als verantwortliche Person zu und wähle niemanden aus bei Schreib- und Lesezugriff, dann hast nur Du Zugriff auf den Wikiartikel.

Weiterleitung

Nach dem Speichern wird für diese Weiterleitung eine eigene E-Mailadresse generiert. Diese kannst du per Klick kopieren.

Anschließend:

  • Speichere die E-Mailadresse in deinem Adressbuch, z. B. in Outlook oder im Handy - am besten unter der gleichen Bezeichnung, die du auch bei der Einrichtung gewählt hast. Du kannst dann schnell E-Mails an diese Adresse weiterleiten.
  • Hinterlege diese E-Mailadresse in einer anderen Software, damit Benachrichtigungen dieser Software automatisch ins Wiki umgeleitet werden.
  • Je nach E-Mailclient kannst Du auch eine automatische Weiterleitungsregel erstellen, z. B. in Outlook: „Leite alle E-Mails mit dem Betreff „Verbandsnews“ automatisch weiter an…“

Der Artikel-Verantwortliche wird über die Glocke benachrichtigt, sobald ein Wiki-Artikel per E-Mail erstellt wurde.

mail-at-apocollect-adressen

💡 Beachtet unsere allgemeinen Hinweise zur Weiterleitung von Emails: hier klicken >

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