Arbeiten mit Standardplänen
💡 Mit Standardplänen hinterlegt ihr einen feststehenden Arbeitszyklus eines Mitarbeiters in apocollect, um eure Planung maximal zu automatisieren. Die Arbeitspläne des Mitarbeiters werden dann automatisch fortgeschrieben.
📌 Inhalt dieses Artikels
- Vorteile von Standardplänen
- Eigenschaften von Standardplänen
- Erstellen eines Standardplans
- Standardplan vs. Vertragszeit
- Ansicht im Stundenkonto
- Sichtbarkeit für den Mitarbeiter
Vorteile von Standardplänen
Vorteile für Mitarbeiter
Der Großteil der Apotheken-Mitarbeiter hat einen festen Arbeitszyklus, der sich immer wiederholt. Dieser setzt sich meist zusammen aus
- festen Zeiten, an denen der Mitarbeiter immer arbeitet, und
- flexiblen Zeiten, an denen er nur alle 2- oder x-Wochen arbeitet (z. B. wenn ein Mitarbeiter jeden 2. Samstag arbeitet).
Ein solcher Zyklus ist Mitarbeitern sehr wichtig, denn er ermöglicht Planungen im privaten Bereich und bei der Kinderbetreuung, und trägt damit erheblich zum Wohlbefinden des Mitarbeiters bei.
Vorteile für Inhaber
Auch für Arbeitgeber ist so ein feststehende Zyklus ideal, denn er erleichtert euch die wöchentliche Planung erheblich!
- Er wird einmal mit dem Mitarbeiter besprochen,
- und ihr müsst nicht jede Woche neu Rücksprache halten.
Nur, wenn ein Mitarbeiter seine Standardarbeitszeiten nicht einhalten kann, z. B. aufgrund einer Erkrankung oder durch einen Urlaub, müsst ihr noch in die Planung eingreifen.
Wahrscheinlich habt ihr aus den genannten Gründen auch bereits jetzt einen festen Arbeitszyklus mit euren Mitarbeitern besprochen und vereinbart.
Allerdings:
- Wer bislang auf Papier geplant hat, fertigt sich dafür meistens Kopiervorlagen an.
- Wer bislang in Excel geplant hat, kopiert die Zellen mit dem mehrwöchentlichen Zyklus und fügt ihn am Ende der Planung neu ein.
Das funktioniert, ist erfahrungsgemäß aber
- fehleranfällig,
- es bleibt mühsam, und
- es wirkt auf den Mitarbeiter nicht so professionell, wie es sein könnte.
Mit der Funktion Standardpläne könnt ihr diesen Zyklus jetzt im apocollect Einsatzplaner hinterlegen. apocollect übernimmt dann das Fortschreiben der Arbeitspläne automatisch. Dadurch wird erfahrungsgemäß 90 % der Planungszeit eingespart. Das sind schnell viele Stunden pro Monat, die für euch als Planer daher frei wird.
⚠️ Merke: In apocollect nennen wir einen feststehenden Arbeitszyklus einen Standardplan.
Eigenschaften von Standardplänen
Standardpläne sind eure Vorlage für die Planung und damit das Fallback (= die Rückfallebene) für den Einsatzplan. Dass heißt: Wenn nichts anderes geplant ist, gilt der Standardplan und der Mitarbeiter arbeitet "normal wie vereinbart".
Die Standardpläne geben den gesamten Wochenzyklus des Mitarbeiters wieder. Daher gilt:
- Ein Standardplan beginnt immer am Montag = Wochenanfang.
- Standardpläne müssen mindestens eine Woche umfassen.
- Die maximale Länge für einen Standardplan ist nicht begrenzt.
Beispiel
In der folgenden Abbildung findet ihr ein Beispiel für einen Standardplan über 3 Wochen:
- Der Mitarbeiter arbeitet von Mo-Fr identisch, und er arbeitet an jedem 3. Samstag.
- Auch wenn die ersten beiden Wochen identisch sind, werden sie 2x aufgeführt, da er sie ja auch 2x nacheinander identisch abarbeitet.
- In der 3. Woche hinterlegt ihr dann die Samstagsschicht.
Da keine 4. Woche aufgeführt ist, fängt der Standardplan daher wieder von vorne an mit Woche 1.
Ein Mitarbeiter kann (logischerweise) immer nur einen aktiven Standardplan haben, der alle x-Wochen wieder von vorne beginnt.
Wenn sich etwas am Arbeitszyklus des Mitarbeiters ändert, erstellt ihr daher einen neuen Standardplan. Der alte Standardplan wird anschließend automatisch deaktiviert.
💡 Ein bereits aktiver Standardplan kann aus Sicherheitsgründen nicht mehr editiert und gelöscht werden. Weitere Infos dazu unten im Artikel.
Manuelle Änderungen eines Tages in der Wochenplanung
In der Planeransicht wird der Standardplan immer angezeigt, wenn keine manuellen Tageskorrekturen vorgenommen werden.
- Mit dem manuellen Eingriff könnt ihr den Einsatzplan des Mitarbeiters natürlich jederzeit für einen oder mehrere Tage überschreiben.
- Diese Planänderungen werden dann notwendig, wenn der Mitarbeiter außerplanmäßig arbeiten soll (z. B. zur Vertretung) oder wenn ihr eine ganztägige Abwesenheit hinzufügt (Urlaub, Krankheit, ...).
Praktisch, aber wichtig zu wissen ist nun: Wenn ihr eine manuelle Anpassung später wieder entfernen solltet, stellt apocollect die ursprünglich geplanten Standardschichten automatisch wieder her. Der Standardplan ist also euer Fallback (die Rückfallebene). Der Grund: Dadurch vermeidet ihr, dass Lücken in der Planung entstehen bei denen am Ende niemand mehr nachvollziehen kann, wie es dazu gekommen ist.
Erstellen eines Standardplans
💡 Das Hinterlegen von Standardplänen ist natürlich optional. Wenn ein Mitarbeiter aber zumindest einen Teil seiner Arbeitsstunden immer zu den gleichen Zeiten leistet, empfehlen wir es unbedingt. Es spart euch massiv Zeit und erhöht die Übersichtlichkeit erheblich!
Zum Anlegen eines Standardplans öffnet ihr die Personalakte.
- Wählt aus der Mitarbeiterübersicht den Mitarbeiter aus.
- Wählt in der Seitenleiste Standardplan.
- Wählt das Startdatum. Wie oben erläutert, können Standardpläne immer nur an einem Montag beginnen.
💡 Der Standardplan sollte am 1. Montag nach Beginn der Musterwoche starten. Da Standardpläne nur an einem Montag beginnen können, Musterwochen aber jederzeit, kann es zu einigen Tagen Abweichungen kommen. Tragt diese fehlenden Tage daher manuell in den normalen Arbeitsplan ein.
Die tabellarische Darstellung ähnelt der Planeransicht: Ihr habt für jeden Wochentag eine Spalte, und für jede Woche eine Zeile.
Hinzufügen der Standardschichten
Das Anlegen der einzelnen Standardschichten funktioniert genau wie das Anlegen von Schichten in der Planeransicht:
- Klickt mit der Maus in ein Feld.
- Tragt im Schichteneditor die Schicht ein. Ihr könnt auch mehrere Schichten pro Tag anlegen.
- Hinterlegt optional noch die Pausenzeiten und Bereiche, oder hinterlegt eine Notiz.
💡 Wichtig: Schaut in eurer bisherigen Einsatzplanung, welche Woche des Arbeitszyklus gerade aktiv wird, wenn ihr mit der apocollect Einsfür jeden Wochentag direkt das Datum angezeigt, zu dem diese Standardschicht erstmals im Plan eingetragen wird. Dadurch fällt es leicht, den rotierenden Samstag in der richtigen Woche einzutragen.
💡 Wenn ihr noch nicht wisst, wie ihr Schichten plant: Die genaue Beschreibung zum Anlegen von Schichten findet ihr hier >.
Weitere Woche hinzufügen
- Klickt auf Weitere Woche hinzufügen, wenn ihr weitere Wochen planen möchtet.
- Wenn ihr bereits eine Woche geplant habt, könnt ihr diese auch duplizieren. Der Vorteil: Ihr braucht in der neuen Woche dann nur die Abweichungen einzutragen.
💡 Eine Woche im Standardplan darf nicht leer sein, und muss mindestens eine Schicht enthalten.
Speichern und nachträgliche Änderungen
Wenn ihr den Standardplan fertiggestellt habt oder unterbrechen wollt, könnt ihr ihn Speichern. Nach dem Speichern könnt ihr den Standardplan immer wieder aufrufen und bearbeiten, bis er fertig ist. Damit der Standardplan aber gültig wird, müsst ihr ihn aktivieren und festschreiben.
⚠️ WICHTIG: Aktivieren und festschreiben
Nach dem Speichern könnt ihr einen Standardplan aktivieren. Er wird dann ab dem Startdatum im Arbeitsplan eingetragen.
Bitte beachtet dazu folgenden wichtigen Hinweis:
Ein Standardplan kann aus Sicherheitsgründen nicht mehr editiert oder gelöscht werden,
- wenn er aktiviert ist
- UND das Startdatum erreicht ist.
Der Grund:
- Wenn ihr versehentlich einen älteren Standardplan verändern würdet, hätte das weitreichende Auswirkungen auf die vergangene Planung.
- Alle vergangenen Standardschichten würden in dem Zeitraum rückwirkend verändert.
- Das Stundenkonto des Mitarbeiters wäre völlig verfälscht.
Durch das Festschreiben des Standardplans wird dies zuverlässig verhindert.
Vorgehen nach versehentlicher Aktivierung
Habt ihr einen Standardplan aktiviert, könnt ihr ihn noch solange wieder deaktivieren, bis das Startdatum erreicht ist. Erst wenn der Standardplan mindestens 1 Tag gültig ist, ist eine Änderung nicht mehr so einfach möglich.
Wenn euch zu spät ein Fehler in einem bereits gültigen Standardplan auffällt, gibt es 2 Möglichkeiten:
- (Unsere Empfehlung) Ihr erstellt einen neuen, korrekte Standardplan, die bereits morgen startet. Bereits falsch geplante Schichten könnt ihr manuell in der Planeransicht korrigieren. Dies geht auch rückwirkend.
- Nur Inhaber der Apotheke kann einen Standardplan, der bereits läuft, nachträglich wieder deaktivieren. Dazu klickt ihr oben rechts auf das 3-Punkte-Menü und wählt deaktivieren. Den Warnhinweis müsst ihr mit dem Wort VERSTANDEN quittieren, damit ihr wirklich niemals nur aus Versehen eine wichtige Änderung vornehmt.
⚠️ Achtung! Wir raten von einer nachträglichen Deaktivierung und Veränderung eines aktiven Standardplans ab. Diese Änderungen können weitreichende Auswirkungen auf die vergangene Planung haben. Führt eine Deaktivierung daher nur dann durch, wenn ihr euch sehr sicher seid, was ihr tut.
Standardplan vs. Vertragszeit
Jeder Mitarbeiter besitzt einen Arbeitsvertrag, in dem i. d. R. die wöchentliche Arbeitszeit angegeben ist. Dies ist die Sollzeit, oder Vertragszeit genannt.
💡 Die Sollzeit wird also nicht berechnet, sondern steht fest, weil ihr sie mit eurem Mitarbeiter verhandelt habt. Für diese Stunden wird der Mitarbeiter bezahlt, daher SOLL er sie auch machen. 🙂
Beim Erstellen des Standardplans seht ihr sofort, ob sich eure geplanten Zeiten (= die PLANzeit) mit der Sollzeit des Mitarbeiters deckt. Es geht also darum, dass ihr nicht mehr Stunden verplant, als ihr vertraglich mit eurem Mitarbeiter vereinbart habt.
- Dabei können einzelne Wochen aber natürlich über der Sollzeit liegen (der Mitarbeiter macht Überstunden),
- wenn die Stunden in den nächsten Wochen wieder abgebaut werden (der Mitarbeiter macht Minusstunden).
Angezeigt werden euch dazu
- die Sollzeit pro geplanter Woche,
- die Planzeit pro geplanter Woche, die sich aus der Summe der geplanten Schichten ergibt,
- und die Soll- und Planzeit für den gesamten Zeitraum des Standardplans.
Beispiel
Auch wenn jeder, der bereits Arbeitspläne für sein Team erstellt hat, diese Rechnung instinktiv berücksichtigt hat, möchten wir euch noch einmal ein Beispiel dazu geben. Dadurch ist es erfahrungsgemäß einfacher zu erklären:
Seht euch daher nochmal den 3-wöchigen Standardplan an:
In Woche 1 arbeitet der Mitarbeiter wie folgt:
- ganztags am Montag, Dienstag und Donnerstag
- vormittags am Mittwoch
- nachmittags am Freitag
Alle diese Schichten zusammen ergeben eine Wochenarbeitszeit von 38 Stunden und 30 Minuten. Da der Mitarbeiter in Vollzeit mit 40 Stunden angestellt ist, arbeitet er also 1 Stunde und 30 Minuten zu wenig - er macht Minusstunden.
In Woche 2 wiederholt sich dieses Schema:
- Der Mitarbeiter arbeitet wieder nur 38 Stunden und 30 Minuten.
- In Woche 1 und 2 summieren sich die Minusstunden daher auf genau 3 Stunden (1:30 + 1:30)
Schauen wir uns Woche 3 des Standardplans an:
- Der Mitarbeiter arbeitet zusätzlich am Samstag, und zwar 4 Stunden und 30 Minuten.
- Der Mitarbeiter macht in dieser Woche also 3 Überstunden.
➡️ Addiert man die Werte aus Woche 1 + 2 + 3 kommt man also auf eine Differenz von 0 Stunden: Der Plan ist ausgeglichen.
Wenn dieser Standardplan aktiviert ist, macht der Mitarbeiter in dem 3-Wochenzyklus standardmäßig keine Überstunden und keine Minusstunden.
Tipp aus der Praxis
Ein Standardplan sollte im Regelfall nie mehr Planstunden enthalten als Soll-Stunden. Der Mitarbeiter würde automatisch Überstunden ansammeln.
Aber: Ein Standardplan kann weniger Plan-Stunden enthalten als Soll-Stunden. Es ist also nicht unbedingt notwendig, dass alle Arbeitsstunden im Standardplan hinterlegt werden. Viele Apotheken verplanen z. B. bei einer Vollzeitkraft nur 38 Stunden über die Standardpläne, obwohl der Mitarbeiter für 40 Stunden angestellt ist.
Der Grund:
- Ihr habt wöchentlich einen Puffer von 2 Stunden, den ihr ganz flexibel verplanen könnt.
- Oder ihr spart diese Stunden an, damit der Mitarbeiter hin- und wieder mal einen ganzen Tag einspringen kann.
- Durch die angesparten Stunden häuft der Mitarbeiter dann keine Überstunden an.
💡 Ihr solltet dies natürlich immer mit dem jeweiligen Mitarbeiter besprechen.
⚠️ Verwechselt nicht den Standardplan mit der Musterwoche 🙂 Die Musterwoche ist nur eine Berechnungsgrundlage für Urlaub und Feiertage und hat mit dem Standardplan nichts zu tun. Mehr Infos >
Ansicht im Stundenkonto
Im Stundenkonto des Mitarbeiters seht ihr die Entwicklung der Überstunden bzw. Minusstunden des Mitarbeiters. Wenn ihr einen Standardplan für den Mitarbeiter aktiviert habt, werden diese Werte für die Zukunft extrapoliert. Ihr könnt daher sehen, wie das Stundenkonto eines Mitarbeiters an einem Tag in der Zukunft voraussichtlich aussehen wird. Abweichungen können natürlich entstehen, wenn der Mitarbeiter spontan umgeplant wird.
Die extrapoloierten Werte für Tage, die noch in der Zukunft liegen, werden kursiv dargestellt.
Sichtbarkeit für den Mitarbeiter
Für Planer wird der Standardplan laufend fortgeschrieben. Der Mitarbeiter sieht seinen Arbeitsplan aber nur bis zum freigegebenen Datum. Dies ist sinnvoll, weil sich Pläne natürlich immer spontan ändern können. Durch die Freigabe sehen die Mitarbeiter daher nur die Wochen, die bereits fertig geplant und kontrolliert wurden.
Zusammenfassung
- Mit Standardplänen hinterlegt ihr einen feststehenden Arbeitszyklus eines Mitarbeiters in apocollect, um euch die Planung maximal zu vereinfachen.
- Ein Standardplan kann beliebig vielen Wochen bestehen.
- In der Planeransicht können Standardschichten jederzeit manuell überschrieben werden. Wird diese Überschreibung gelöscht, wird die Standardschicht des Mitarbeiters automatisch wiederhergestellt.
- Ein Standardplan wird gültig, wenn er von euch aktiviert wurde und das gesetzte Startdatum erreicht ist. Der Standardplan wird dann automatisch festgeschrieben und kann dann nicht mehr rückwirkend geändert werden!
- Im Standardplan solltet ihr die vertraglich vereinbarte Sollzeit nicht überschreiten. Eine Unterschreitung ist aber möglich.
💡Lest auch die anderen Hilfeartikel zum Einsatzplan. Eine Übersicht über alle Artikel findest Du hier >
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