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Planung von Schichten

­čĺíEine Arbeitsschicht - oder kurz Schicht - ist der Abschnitt eines Arbeitstages, in dem 1´ŞĆÔâú ein Mitarbeiter 2´ŞĆÔâú an einem bestimmten Ort 3´ŞĆÔâú f├╝r eine bestimmte T├Ątigkeit eingeteilt ist.

Wenn ihr euch mit einem anderen Menschen verabredet, vereinbart ihr einen Termin und legt dabei fest, wann ihr euch treffen m├Âchtet, und wo und was ihr dort macht. In der Arbeitswelt nennen wir solche Termine "Schichten".

Eine Schicht ist daher erstmal nichts anderes als eine besondere Art Termin. Wie ein Termin besteht eine Schicht daher aus verschiedenen Angaben. Diese k├Ânnt ihr ├╝ber die Planeransicht schnell hinzuf├╝gen und auch wieder bearbeiten.


­čôî Inhalt dieses Artikels

  • Angaben zu einer Schicht
  • Mehrere Schichten an einem Tag
  • Erstellen einer oder mehrerer Tagessichten
  • Bearbeiten einer bestehenden Schicht
  • L├Âschen einer bestehenden Schicht
  • Benachrichtigungen

Angaben zu einer Schicht

Eine Schicht ben├Âtigt zun├Ąchst die gleichen Angaben wie ein Termin.

Pflichtangaben

  • Startzeit: Wann soll der Mitarbeiter mit der Arbeit beginnen?
  • Endzeit: Wann endet die Schicht?
  • Ort: Wo soll der Mitarbeiter arbeiten?
  • T├Ątigkeit: Was soll der Mitarbeiter machen?

Optionale Angaben

  • Pause: Soll die Schicht f├╝r einen bestimmten Zeitraum unterbrochen werden?
  • Bereich: Gibt es innerhalb einer Filiale noch genauere Bereiche, wo der Mitarbeiter arbeiten soll, z. B. das Labor?
  • Notiz: Markiert die Schicht mit einem Hinweis als Ged├Ąchtnisst├╝tze, falls es eine besondere Information zu der Schicht gibt.

https://hilfe.apocollect.de/storage/images/pep/schicht.png

Mehrere Schichten an einem Tag

F├╝r Mitarbeiter k├Ânnen an einem Tag nat├╝rlich auch mehrere Schichten geplant werden.

Beispiele daf├╝r sind:

  • Ortswechsel: Der Mitarbeiter arbeitet vormittags in der Hauptapotheke, und nachmittags in einer Filiale.
  • Andere T├Ątigkeit: Der Mitarbeiter beginnt morgens in der Apotheke, geht nachmittags zu einer Fortbildung und hat am Abend noch Notdienst (der Arme...! ­čą▓)
  • Anderer Bereich: Der Mitarbeiter geht zun├Ąchst 2 Stunden ins Labor, und wechselt dann f├╝r den Rest des Tages in den HV.
  • ...

https://hilfe.apocollect.de/storage/images/pep/dreischichtentag.png

Erstellen einer Schicht

Wir haben gesagt: Eine Schicht ist nur eine besondere Art Termin. Das Erstellen einer Schicht geht daher genauso unkompliziert, als wenn ihr euch im Kalender einen Termin erstellt.

  • ├ľffnet die Planungsansicht.
  • Klickt auf das Feld, in dem ihr eine Schicht hinzuf├╝gen oder bearbeiten m├Âchtet.
  • Es ├Âffnet sich der Schichteneditor.

F├╝gt jetzt alle ben├Âtigten Angaben hinzu. Entweder ihr klickt mit der Maus von Eingabefeld zu Eingabefeld, oder ihr springt mit der Tabulatortaste der Tastatur schnell weiter.

  • Zeit: Start- und Endzeit der Schicht
  • Ort: Der Hauptstandort des Mitarbeiters ist standardm├Ą├čig voreingestellt. W├Ąhlt eine andere Filiale, falls erforderlich.
  • T├Ątigkeit: Der Standard ist "Arbeit". Wechselt auf andere T├Ątigkeiten, falls erforderlich.

­čĺí Ihr k├Ânnt die Liste mit den T├Ątigkeiten in der Konfiguration selbst anpassen. Mehr Infos >

  • Pause: Vergesst nicht, angemessene Pausenzeiten f├╝r den Mitarbeiter zu hinterlegen. Dazu tragt ihr die Pausenl├Ąnge in Minuten ein. Diese Zeitspanne wird automatisch von der Tagesarbeitszeit abgezogen. Optional k├Ânnt ihr auch den genauen Beginn der Pause eintragen (z. B. 13.00 Uhr), wenn ihr genau durchplanen m├Âchtet, welcher Mitarbeiter wann in die Pause geht. Viele Apotheken ├╝berlassen das aber dem Team, damit sich die Mitarbeiter t├Ąglich untereinander absprechen k├Ânnen. In dem Fall braucht ihr die genaue Uhrzeit der Pause nicht zu hinterlegen, und euch diese Planungszeit sparen.

  • Klickt auf Speichern, um die Schicht zu ├╝bernehmen.

Im folgenden Videoclip seht ihr, wie schnell ihr Schichten zu erstellen k├Ânnt:

https://hilfe.apocollect.de/storage/images/pep/schicht-erstellen-gif-hq.gif

­čĺí Damit ihr nicht Woche f├╝r Woche die Schichten f├╝r euer Team hinterlegen m├╝sst, k├Ânnt ihr diese Arbeit auch mit den Standardpl├Ąnen automatisieren. Mehr Infos >

Weitere Schicht am gleichen Tag erstellen

Ihr wisst alle aus dem Alltag: Eine Schicht kann durch eine Pause unterbrochen werden. Es bleibt trotzdem eine Schicht, weil sich die T├Ątigkeit und der Arbeitsort vor und nach der Pause nicht unterscheiden.

Wie ihr oben gelesen habt, gibt es aber nat├╝rlich Tage, an denen ihr einen Mitarbeiter an einem Tag f├╝r mehrere Schichten einteilen m├╝sst.

In apocollect k├Ânnt ihr daher mehrere Schichten an einem Tag einstellen, und diese werden ├╝bersichtlich untereinander angezeigt.

  • Wenn ihr die erste Schicht erstellt habt, klickt ihr im Schichteneditor einfach auf weitere Schicht hinzuf├╝gen.
  • Legt die 2. Schicht genauso an wie die erste. Dabei k├Ânnt ihr auch f├╝r diese Schicht eine Pausenzeit hinterlegen und einen Bereich w├Ąhlen (beides optional).
  • Um eine der beiden Schichten zu bearbeiten, w├Ąhlt einfach die entsprechende Zeile im Schichteneditor aus. Sie wird grau hinterlegt, und ihr k├Ânnt eure ├änderungen vornehmen.

Ihr k├Ânnt nat├╝rlich auch noch weitere Schichten f├╝r den Tag erstellen.

https://hilfe.apocollect.de/storage/images/pep/mehrere-schichten.gif

Bearbeiten einer Schicht

Wenn ihr eine bestehende Schicht ├Ąndern m├Âchtet, funktioniert es genauso:

  • Klickt in der Planeransicht wieder auf das Feld, in dem sich die Schicht befindet.
  • Es ├Âffnet sich der Schichteneditor.
  • Klickt auf die Schicht, die ihr bearbeiten m├Âchtet, und macht eure Anpassungen.
  • Vergesst nicht zu Speichern.

L├Âschen einer Schicht

https://hilfe.apocollect.de/storage/images/pep/schicht-loeschen.png

├ťber das X an der Seite k├Ânnt ihr eine der Schichten wieder l├Âschen. Dabei solltet ihr zwei wichtige Dinge wissen:

Frei durch eine Abwesenheit oder ├ťberstundenausgleich

Abwesenheiten sind der Oberbegriff f├╝r alle ganzt├Ągigen Fehlzeiten der Mitarbeiter. Beispiele sind Urlaub, Krankheit oder auch ganzt├Ągige Fortbildungen. Mehr Infos zu Abwesenheiten >

├ťberstundenausgleiche k├Ânnen dagegen auch stundenweise als Fehlzeit eingetragen werden, wenn ihr z. B. einen Mitarbeiter fr├╝her nach Hause schickt, weil nicht viel los ist. Mehr Infos zu ├ťberstundenausgleichen >

Fallback: Standardplan

Wenn ihr mit Standardpl├Ąnen arbeitet, k├Ânnt ihr 90% eurer Einsatzplanung automatisieren. Denn: Jede neue Woche ist dann bereits nach den normalen Arbeitszeiten des Mitarbeiters vorgeplant. Ihr m├╝sst nur noch etwaige Abweichungen hinzuf├╝gen.

Wenn es zu Abweichungen kommt, weil z. B. jemand eine kranke Kollegin vertreten muss, k├Ânnt ihr ├╝ber die Planeransicht die automatisch geplante Standardschicht f├╝r den Tag bearbeiten.

Mit dem manuellen Eingriff ├╝berschreibt ihr also den Standardplan. Soweit, so logisch.

Praktisch, aber wichtig zu wissen ist nun: Wenn ihr eine manuelle Anpassung sp├Ąter wieder entfernen solltet, stellt apocollect den urspr├╝nglich geplanten Standardplan wieder her. Der Standardplan ist also euer Fallback (die R├╝ckfallebene). Der Grund: Dadurch vermeidet ihr, dass L├╝cken in der Planung entstehen.

­čĺí Weitere Infos dazu findet ihr im Hilfeartikel zu den Standardpl├Ąnen: Mehr erfahren >

Benachrichtigungen

Mitarbeiter werden automatisch benachrichtigt,

  • wenn f├╝r sie eine neue Schicht erstellt wird,
  • oder wenn eine bestehende Schicht bearbeitet wurde.

Das ist sehr praktisch, denn es erspart euch viel Zeit, und schafft f├╝r den Mitarbeiter Klarheit. Der Mitarbeiter wird nat├╝rlich auch dann benachrichtigt, wenn jemand eine Schicht bearbeitet, die bereits in der Vergangenheit liegt.

Die Benachrichtigungen erfolgen

  • innerhalb apocollect ├╝ber die Glocke, in der auch die anderen Benachrichtigungen aus der Software auftauchen,
  • und auf dem Handy per Push, wenn der Mitarbeiter die App installiert und die Push-Benachrichtigungen angeschaltet hat.

­čĺí Voraussetzung ist nat├╝rlich: Der Plan ist bereits ver├Âffentlicht, also freigegeben.


Zusammenfassung

  • Eine Schicht ist der Abschnitt eines Arbeitstages, in dem 1´ŞĆÔâú ein Mitarbeiter 2´ŞĆÔâú an einem bestimmten Ort 3´ŞĆÔâú f├╝r eine bestimmte T├Ątigkeit eingeteilt ist.
  • Eine Schicht kann eine Pausenzeit enthalten. ├ändert sich aber eine Grundeigenschaft ( 2´ŞĆÔâú oder 3´ŞĆÔâú ), legt ihr dazu eine zweite Schicht am gleichen Tag an.
  • Wenn ihr Schichten erstellt, bearbeitet oder l├Âscht, wird der jeweilige Mitarbeiter automatisch dar├╝ber benachrichtigt. Voraussetzung: Der Plan ist f├╝r den Tag bereits freigegeben.
  • Arbeitet ihr mit Standardpl├Ąnen, k├Ânnt ihr diese bei Bedarf f├╝r einen Tag anpassen. Wenn ihr die Anpassung entfernt, wird der Standardplan wiederhergestellt.
  • Hinterlegt immer eine Abwesenheit oder einen ├ťberstundenausgleich, wenn ihr dem Mitarbeiter freigeben wollt, damit alles nachvollziehbar bleibt.

­čĺíLest auch die anderen Hilfeartikel zum Einsatzplan. Eine ├ťbersicht ├╝ber alle Artikel findest Du hier >

­čôî Seht Euch auch unser kostenloses Webinar zum Einsatzplaner an: Mehr erfahren >

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