Planung von Schichten
Eine Arbeitsschicht - oder kurz Schicht - ist der Abschnitt eines Arbeitstages, in dem ein Mitarbeiter an einem bestimmten Ort für eine bestimmte Tätigkeit eingeteilt ist.
Eine Schicht ist daher erstmal nichts anderes als eine besondere Art Termin für eine Arbeitszeit. Wie ein Termin besteht eine Schicht daher aus verschiedenen Angaben. Diese könnt ihr über die Planeransicht schnell hinzufügen und bearbeiten.
📌 Inhalt des Artikels
- Angaben einer Schicht
- Erstellen einer Schicht
- Eintragen mehrerer Schichten pro Tag
- Bearbeiten einer Schicht
- Löschen einer Schicht
- Automatische Benachrichtigungen
Angaben einer Schicht
Eine Schicht besteht - wie ein Termin - aus verschiedenen Angaben zu Zeit und Ort.
Wenn ihr euch die Tabelle am Handy anseht, dreht das Handy ins Querformat.
| Nr | Bezeichnung | Art | Erläuterung |
|---|---|---|---|
| 1 | Startzeit | Pflichtangabe | Wann soll der Mitarbeiter mit der Arbeit beginnen? |
| 2 | Endzeit | Pflichtangabe | Wann endet die Schicht? |
| 3 | Standort | Pflichtangabe | Wo soll der Mitarbeiter arbeiten? Diese Angabe ist vorausgefüllt mit dem Hauptstandort des Mitarbeiters und muss daher nur geändert werden, wenn der Mitarbeiter woanders arbeiten soll. |
| 4 | Tätigkeit | Pflichtangabe | Was soll der Mitarbeiter machen? Diese Angabe ist vorausgefüllt mit der Tätigkeit Arbeit und muss daher in den meisten Fällen nicht geändert werden. |
| 5 | Pausendauer | optional | Soll die Schicht für einen bestimmten Zeitraum unterbrochen werden? Die Eintragung erfolgt in Minuten. |
| 6 | Pausenzeit | optional | Wenn ja, zu welcher Uhrzeit soll die Pause beginnen? |
| 7 | Bereich | optional | Soll diese Schicht im Einsatzplan genauer gekennzeichnet sein oder hervorgehoben werden? |
| 8 | Notiz | optional | Markiert die Schicht mit einem Hinweis als Gedächtnisstütze, falls es eine besondere Information zu der Schicht gibt. |
☕️ Hinweis zu Pausen
Die Pausenlänge wird in Minuten eingetragen und die Zeit wird automatisch von der Arbeitszeit abgezogen. Optional könnt ihr auch den genauen Beginn der Pause eintragen (z. B. 13.00 Uhr), wenn ihr genau durchplanen möchtet, welcher Mitarbeiter wann in die Pause geht.
In Deutschland ist die Pausenregelung §4 Arbeitszeitgesetz (ArbZG) festgehalten. Danach gibt es in Deutschland folgende Pflichtpausen:
- Bei einer Arbeitszeit von < 6 Stunden muss keine Pause gemacht werden.
- Bei einer Arbeitszeit von 6-9 Stunden muss der Mitarbeiter mindestens 30 Minuten Pause machen.
- Bei einer Arbeitszeit von > 9 Stunden muss der Mitarbeiter mindestens 45 Minuten Pause machen.
Erstellen einer Schicht
Schichten können überall dort erstellt werden, wo ihr die Arbeitszeit des Mitarbeiters plant, also in der Planeransicht und im Standardplan.
Eine Schicht ist nur eine besondere Art Termin. Das Erstellen einer Schicht geht daher genauso unkompliziert, als wenn ihr euch im Kalender einen Termin erstellt.
- Öffnet die Planungsansicht.
- Klickt auf das Feld, in dem ihr eine Schicht hinzufügen oder bearbeiten möchtet.
- Es öffnet sich der Schichteneditor.
- Fügt jetzt alle benötigten Angaben hinzu, wie oben in der Tabelle aufgeführt.
- Klickt auf Speichern, um die Schicht zu übernehmen.
💡 Das Eintragen geht besonders zügig, wenn ihr bei der Startzeit beginnt und dann mit der Tabulator-Taste ( ->| ) weiterspringt.
Im folgenden Videoclip seht ihr, wie schnell ihr Schichten zu erstellen könnt:
💡 Damit ihr nicht Woche für Woche die Schichten für euer Team hinterlegen müsst, könnt ihr diese Arbeit auch mit den Standardplänen automatisieren. Mehr Infos >
Eintragen mehrerer Schichten pro Tag
Ihr wisst alle aus dem Alltag: Eine Schicht kann durch eine Pause unterbrochen werden. Es bleibt trotzdem eine Schicht, weil sich die Tätigkeit und der Arbeitsort vor und nach der Pause nicht unterscheiden.
Ändert sich daher im Laufe des Tages jedoch eine dieser Eigenschaften (Ort, Tätigkeit, Bereich), könnt ihr eine weitere Schicht für den Mitarbeiter am gleichen Tag erstellen.
Beispiele dafür sind:
- Ortswechsel: Der Mitarbeiter arbeitet vormittags in der Hauptapotheke, und nachmittags in einer Filiale.
- Andere Tätigkeit: Der Mitarbeiter beginnt morgens in der Apotheke, geht nachmittags zu einer Fortbildung und hat am Abend noch Notdienst (der Arme...! 🥲)
- Anderer Bereich: Der Mitarbeiter geht zunächst 2 Stunden ins Labor, und wechselt dann für den Rest des Tages in den HV.
- ...
In apocollect könnt ihr daher mehrere Schichten an einem Tag einstellen, und diese werden übersichtlich untereinander angezeigt.
- Wenn ihr die erste Schicht erstellt habt, klickt ihr im Schichteneditor einfach auf weitere Schicht hinzufügen.
- Legt die 2. Schicht genauso an wie die erste. Dabei könnt ihr auch für diese Schicht eine Pausenzeit hinterlegen und einen Bereich wählen (beides optional).
- Um eine der beiden Schichten zu bearbeiten, wählt einfach die entsprechende Zeile im Schichteneditor aus. Sie wird grau hinterlegt, und ihr könnt eure Änderungen vornehmen.
Ihr könnt natürlich auch noch weitere Schichten für den Tag erstellen.
Bearbeiten einer Schicht
Wenn ihr eine bestehende Schicht ändern möchtet, funktioniert es wie folgt:
- Klickt in der Planeransicht wieder auf das Feld, in dem sich die Schicht befindet.
- Es öffnet sich der Schichteneditor.
- Klickt auf die Schicht, die ihr bearbeiten möchtet, und macht eure Anpassungen.
Löschen einer Schicht
Wenn ihr eine bestehende Schicht ändern möchtet, funktioniert es wie folgt:
- Klickt in der Planeransicht wieder auf das Feld, in dem sich die Schicht befindet.
- Es öffnet sich der Schichteneditor.
- Über das kleine (x) an der Seite könnt ihr eine Schicht wieder löschen.
Sicherheitsnetz: Standardplan
Der Standardplan ist der Standard-Arbeitsplan des Mitarbeiters und daher das Sicherheitsnetz, wenn alle Schichten eines Tages gelöscht werden. Das ist wichtig, damit nicht versehentlich Schichten gelöscht werden und hinterher niemand mehr weiß, warum der Mitarbeiter an dem Tag nicht wie gewohnt arbeitet.
Wenn ein Mitarbeiter an einem Tag frei bekommen soll, an dem er laut Standardplan arbeiten würde, tragt dem Mitarbeiter daher die Abwesenheit Frei oder Überstundenausgleich ein.
Automatische Benachrichtigungen
Mitarbeiter werden automatisch benachrichtigt, wenn Änderungen an einem freigegebenen Arbeitsplan vornimmt.
Es gibt folgende Benachrichtigungen:
- Eine neue Schicht wurde erstellt.
- Eine Schicht wurde gelöscht.
- Eine Schicht wurde bearbeitet.
Die Benachrichtigungen erfolgen über die apocollect Glocke (im Web) sowie über die apocollect App.
Bei Änderungen an einem Plan, der noch nicht freigegeben wurde, wird der Mitarbeiter noch nicht benachrichtigt, damit ihr den Plan in Ruhe fertigstellen könnt.
💡 Lest auch die anderen Hilfeartikel zum Einsatzplan. Eine Übersicht über alle Artikel findest Du hier >
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