💡Eine Arbeitsschicht - oder kurz Schicht - ist der Abschnitt eines Arbeitstages, in dem 1️⃣ ein Mitarbeiter 2️⃣ an einem bestimmten Ort 3️⃣ für eine bestimmte Tätigkeit eingeteilt ist.

Wenn ihr euch mit einem anderen Menschen verabredet, vereinbart ihr einen Termin und legt dabei fest, wann ihr euch treffen möchtet, und wo und was ihr dort macht. In der Arbeitswelt nennen wir solche Termine "Schichten".

Eine Schicht ist daher erstmal nichts anderes als eine besondere Art Termin. Wie ein Termin besteht eine Schicht daher aus verschiedenen Angaben. Diese könnt ihr über die Planeransicht schnell hinzufügen und auch wieder bearbeiten.

📌 Inhalt dieses Artikels

Angaben zu einer Schicht
Mehrere Schichten an einem Tag
Erstellen einer oder mehrerer Tagessichten
Bearbeiten einer bestehenden Schicht
Löschen einer bestehenden Schicht
Benachrichtigungen

Angaben zu einer Schicht

Eine Schicht benötigt zunächst die gleichen Angaben wie ein Termin.

Pflichtangaben

Startzeit: Wann soll der Mitarbeiter mit der Arbeit beginnen?
Endzeit: Wann endet die Schicht?
Ort: Wo soll der Mitarbeiter arbeiten?
Tätigkeit: Was soll der Mitarbeiter machen?

Optionale Angaben

Pause: Soll die Schicht für einen bestimmten Zeitraum unterbrochen werden?
Bereich: Gibt es innerhalb einer Filiale noch genauere Bereiche, wo der Mitarbeiter arbeiten soll, z. B. das Labor?
Notiz: Markiert die Schicht mit einem Hinweis als Gedächtnisstütze, falls es eine besondere Information zu der Schicht gibt.

Mehrere Schichten an einem Tag

Für Mitarbeiter können an einem Tag natürlich auch mehrere Schichten geplant werden.

Beispiele dafür sind:

Ortswechsel: Der Mitarbeiter arbeitet vormittags in der Hauptapotheke, und nachmittags in einer Filiale.
Andere Tätigkeit: Der Mitarbeiter beginnt morgens in der Apotheke, geht nachmittags zu einer Fortbildung und hat am Abend noch Notdienst (der Arme...! 🥲)
Anderer Bereich: Der Mitarbeiter geht zunächst 2 Stunden ins Labor, und wechselt dann für den Rest des Tages in den HV.
...

Erstellen einer Schicht

Wir haben gesagt: Eine Schicht ist nur eine besondere Art Termin. Das Erstellen einer Schicht geht daher genauso unkompliziert, als wenn ihr euch im Kalender einen Termin erstellt.

Öffnet die Planungsansicht.
Klickt auf das Feld, in dem ihr eine Schicht hinzufügen oder bearbeiten möchtet.
Es öffnet sich der Schichteneditor.

Fügt jetzt alle benötigten Angaben hinzu. Entweder ihr klickt mit der Maus von Eingabefeld zu Eingabefeld, oder ihr springt mit der Tabulatortaste der Tastatur schnell weiter.

Zeit: Start- und Endzeit der Schicht
Ort: Der Hauptstandort des Mitarbeiters ist standardmäßig voreingestellt. Wählt eine andere Filiale, falls erforderlich.
Tätigkeit: Der Standard ist "Arbeit". Wechselt auf andere Tätigkeiten, falls erforderlich.

💡 Ihr könnt die Liste mit den Tätigkeiten in der Konfiguration selbst anpassen. Mehr Infos >

Pause: Vergesst nicht, angemessene Pausenzeiten für den Mitarbeiter zu hinterlegen. Dazu tragt ihr die Pausenlänge in Minuten ein. Diese Zeitspanne wird automatisch von der Tagesarbeitszeit abgezogen. Optional könnt ihr auch den genauen Beginn der Pause eintragen (z. B. 13.00 Uhr), wenn ihr genau durchplanen möchtet, welcher Mitarbeiter wann in die Pause geht. Viele Apotheken überlassen das aber dem Team, damit sich die Mitarbeiter täglich untereinander absprechen können. In dem Fall braucht ihr die genaue Uhrzeit der Pause nicht zu hinterlegen, und euch diese Planungszeit sparen.
Klickt auf Speichern, um die Schicht zu übernehmen.

Im folgenden Videoclip seht ihr, wie schnell ihr Schichten zu erstellen könnt:

💡 Damit ihr nicht Woche für Woche die Schichten für euer Team hinterlegen müsst, könnt ihr diese Arbeit auch mit den Standardplänen automatisieren. Mehr Infos >

Weitere Schicht am gleichen Tag erstellen

Ihr wisst alle aus dem Alltag: Eine Schicht kann durch eine Pause unterbrochen werden. Es bleibt trotzdem eine Schicht, weil sich die Tätigkeit und der Arbeitsort vor und nach der Pause nicht unterscheiden.

Wie ihr oben gelesen habt, gibt es aber natürlich Tage, an denen ihr einen Mitarbeiter an einem Tag für mehrere Schichten einteilen müsst.

In apocollect könnt ihr daher mehrere Schichten an einem Tag einstellen, und diese werden übersichtlich untereinander angezeigt.

Wenn ihr die erste Schicht erstellt habt, klickt ihr im Schichteneditor einfach auf weitere Schicht hinzufügen.
Legt die 2. Schicht genauso an wie die erste. Dabei könnt ihr auch für diese Schicht eine Pausenzeit hinterlegen und einen Bereich wählen (beides optional).
Um eine der beiden Schichten zu bearbeiten, wählt einfach die entsprechende Zeile im Schichteneditor aus. Sie wird grau hinterlegt, und ihr könnt eure Änderungen vornehmen.

Ihr könnt natürlich auch noch weitere Schichten für den Tag erstellen.

Bearbeiten einer Schicht

Wenn ihr eine bestehende Schicht ändern möchtet, funktioniert es genauso:

Klickt in der Planeransicht wieder auf das Feld, in dem sich die Schicht befindet.
Es öffnet sich der Schichteneditor.
Klickt auf die Schicht, die ihr bearbeiten möchtet, und macht eure Anpassungen.
Vergesst nicht zu Speichern.

Löschen einer Schicht

Über das X an der Seite könnt ihr eine der Schichten wieder löschen. Dabei solltet ihr zwei wichtige Dinge wissen:

Frei durch eine Abwesenheit oder Überstundenausgleich

Abwesenheiten sind der Oberbegriff für alle ganztägigen Fehlzeiten der Mitarbeiter. Beispiele sind Urlaub, Krankheit oder auch ganztägige Fortbildungen. Mehr Infos zu Abwesenheiten >

Überstundenausgleiche können dagegen auch stundenweise als Fehlzeit eingetragen werden, wenn ihr z. B. einen Mitarbeiter früher nach Hause schickt, weil nicht viel los ist. Mehr Infos zu Überstundenausgleichen >

Fallback: Standardplan

Wenn ihr mit Standardplänen arbeitet, könnt ihr 90% eurer Einsatzplanung automatisieren. Denn: Jede neue Woche ist dann bereits nach den normalen Arbeitszeiten des Mitarbeiters vorgeplant. Ihr müsst nur noch etwaige Abweichungen hinzufügen.

Wenn es zu Abweichungen kommt, weil z. B. jemand eine kranke Kollegin vertreten muss, könnt ihr über die Planeransicht die automatisch geplante Standardschicht für den Tag bearbeiten.

Mit dem manuellen Eingriff überschreibt ihr also den Standardplan. Soweit, so logisch.

Praktisch, aber wichtig zu wissen ist nun: Wenn ihr eine manuelle Anpassung später wieder entfernen solltet, stellt apocollect den ursprünglich geplanten Standardplan wieder her. Der Standardplan ist also euer Fallback (die Rückfallebene). Der Grund: Dadurch vermeidet ihr, dass Lücken in der Planung entstehen.

💡 Weitere Infos dazu findet ihr im Hilfeartikel zu den Standardplänen: Mehr erfahren >

Benachrichtigungen

Mitarbeiter werden automatisch benachrichtigt,

wenn für sie eine neue Schicht erstellt wird,
oder wenn eine bestehende Schicht bearbeitet wurde.

Das ist sehr praktisch, denn es erspart euch viel Zeit, und schafft für den Mitarbeiter Klarheit. Der Mitarbeiter wird natürlich auch dann benachrichtigt, wenn jemand eine Schicht bearbeitet, die bereits in der Vergangenheit liegt.

Die Benachrichtigungen erfolgen

innerhalb apocollect über die Glocke, in der auch die anderen Benachrichtigungen aus der Software auftauchen,
und auf dem Handy per Push, wenn der Mitarbeiter die App installiert und die Push-Benachrichtigungen angeschaltet hat.

💡 Voraussetzung ist natürlich: Der Plan ist bereits veröffentlicht, also freigegeben.

Zusammenfassung

Eine Schicht ist der Abschnitt eines Arbeitstages, in dem 1️⃣ ein Mitarbeiter 2️⃣ an einem bestimmten Ort 3️⃣ für eine bestimmte Tätigkeit eingeteilt ist.
Eine Schicht kann eine Pausenzeit enthalten. Ändert sich aber eine Grundeigenschaft ( 2️⃣ oder 3️⃣ ), legt ihr dazu eine zweite Schicht am gleichen Tag an.
Wenn ihr Schichten erstellt, bearbeitet oder löscht, wird der jeweilige Mitarbeiter automatisch darüber benachrichtigt. Voraussetzung: Der Plan ist für den Tag bereits freigegeben.
Arbeitet ihr mit Standardplänen, könnt ihr diese bei Bedarf für einen Tag anpassen. Wenn ihr die Anpassung entfernt, wird der Standardplan wiederhergestellt.
Hinterlegt immer eine Abwesenheit oder einen Überstundenausgleich, wenn ihr dem Mitarbeiter freigeben wollt, damit alles nachvollziehbar bleibt.

💡Lest auch die anderen Hilfeartikel zum Einsatzplan. Eine Übersicht über alle Artikel findest Du hier >

📌 Seht Euch auch unser kostenloses Webinar zum Einsatzplaner an: Mehr erfahren >

Planung von Schichten