Auch wenn euer Team das Arbeiten in der Apotheke liebt, solltet ihr den Mitarbeitern ab und zu mal eine Urlaubspause gönnen. Aber wieviele Urlaubstage stehen einem Mitarbeiter zu? Gerade bei den vielen Teilzeitmitarbeitern in der Apotheke ist dies immer wieder Gesprächsthema.

Tariflicher Urlaubsanspruch

Der aktuelle Tarifvertrag schreibt dazu:

§ "Der Urlaub beträgt für alle Mitarbeiter 34 (Nordrhein 33) Werktage. Hierzu wird den Mitarbeitern nach 5-jähriger ununterbrochener Betriebszugehörigkeit ein Zusatzurlaub von einem Werktag gewährt."

Als Werktag gilt dabei jeder Tag, der kein Sonn- oder Feiertag ist.

Daher bezieht sich dieser Urlaubsanspruch auf eine 6-Tage-Woche. Heißt:

• Ein Mitarbeiter muss für eine freie Woche 6 Tage Urlaub einsetzen, wenn diese Woche keinen Feiertag enthält.
• Er kann mit 34 Urlaubstagen also ca. fünfeinhalb Wochen freinehmen pro Kalenderjahr.

Umrechnung in Arbeitstage

Während der eine Teil der Apotheken diesen Urlaubsanspruch für alle Mitarbeiter beibehält (unabhängig von den individuellen Arbeitstagen), rechnet der Rest der Apotheken den Urlaubsanspruch jedes Mitarbeiters auf die tatsächlichen Arbeitstage herunter.

Als Arbeitstag gilt dabei jeder Tag, an dem der Mitarbeiter auch tatsächlich arbeitet.

Die Formel dazu ist einfach: Der Urlaubsanspruch wird durch 6 dividiert und mit der Zahl der Mitarbeiter-Arbeitstage pro Woche multipliziert.

Die Formel lautet also: (34 / 6) * individuelle Arbeitstage = Urlaub in Arbeitstagen

Die 34 bezieht sich dabei auf den Tarifurlaub bei einer 6-Tage-Woche.

Das Ergebnis: Nach der Umrechnung muss der Mitarbeiter dann nur noch an den Tagen Urlaub nehmen, an denen er tatsächlich gearbeitet hätte.

Beispiel

Stefanie arbeitet immer Montag, Dienstag, Donnerstag und Freitag, und dazu jeden 2. Samstag. Mittwochs hat Stefanie immer frei. Das sind im Schnitt also 4,5 Tage pro Woche.

Nach der genannten Formel ergibt das: (34/6) x 4,5 = 25,50 Urlaubstage

Wenn Stefanie eine Woche Urlaub nehmen möchte, muss sie dann in der kurzen Woche ohne Samstag nur 4 Tage Urlaub nehmen, in der Woche mit Samstag 5 Tage.

💡 Ändert sich die Anzahl der Arbeitstage eines Mitarbeiters innerhalb eines Kalenderjahres, so muss der Urlaubsanspruch für das restliche Jahr natürlich erneut korrekt berechnet werden.

Umgang mit Urlaubs-Bruchteilen

Im Ergebnis können also auch Urlaubsansprüche mit Kommastellen entstehen, z. B. ein Anspruch von 25,5 Tagen. Das Problem: Das Urlaubsrecht kennt nur ganze Urlaubstage.

Lösungsvorschlag nach Adexa

Die Adexa empfiehlt das Aufrunden: "Hier werden Nachkommastellen weder auf- noch abgerundet. Vielmehr sollte man sich mit der Apothekenleitung verständigen, zum Beispiel, indem man mit vorhandenen Überstunden auf einen vollen Urlaubstag auffüllt."

Automatischer Übertrag ins Stundenkonto

Wer nicht runden möchte kann bei apocollect im Vertrag des Mitarbeiters einfach die Kommazahl hinterlegen, also z. B. 25,5 Tage. Am 1.1. eines Jahres schreibt apocollect dem Mitarbeiter dann automatisch seinen Urlaubsanspruch gut, und zwar

• die Urlaubstage auf dem Urlaubskonto, und
• den Bruchteil auf dem Stundenkonto. Dazu berechnet apocollect automatisch, wieviele Stunden dieser Urlaubsbruchtteil für den Mitarbeiter ausmachen.

Beispiel

Leonie ist für 18 Wochenstunden angestellt und arbeitet an 3 Tagen. Sie hat einen tariflichen Urlaubsanspruch von 35 Tagen pro Jahr. Auf ihre tatsächlichen Arbeitstage heruntergerechnet erhält sie 17,5 Urlaubstage pro Jahr.

(35/6) x 3 = 17,5 Urlaubstage

Zum 1.1. schreibt apocollect Leonie 17 Urlaubstage auf dem Urlaubskonto gut. Außerdem erhält sie einen halben Arbeitstag gutgeschrieben, was bei Leonie 3 Stunden sind - denn 18 Wochenstunden an 3 Tagen sind durchschnittlich 6 Stunden an einem ganzen Tag. Ausschlaggebend sind hier die Anzahl der Tage, die in der Musterwoche bei Leonie aktiviert sind.

Arbeitstag-Erkennung in apocollect aktivieren

Wenn ihr den Urlaubsanspruch aller Mitarbeiter nun in die tatsächliche Arbeitstage heruntergerechnet habt, müsst ihr dies in apocollect nun einmalig in der Grundkonfiguration hinterlegen.

Ihr könnt diese Funktion aktivieren unter Administration > Einsatzplanung > Abwesenheiten > Urlaub bearbeiten.

Wenn ihr diese Option aktiviert, prüft apocollect automatisch, ob ein Mitarbeiter an einem Tag arbeitet oder nicht. Wenn der Mitarbeiter an dem Tag ohnehin frei hat, zieht apocollect dann keinen Urlaubstag vom Urlaubskonto ab.

Ihr könnt einem Mitarbeiter also problemlos einen 2-wöchigen Urlaub eintragen. apocollect trägt für die freien Tage zwar im Plan Urlaub ein. Das Urlaubskonto des Mitarbeiters verringert sich an diesen freien Tagen aber nicht.

💡 Aktiviert diese Option natürlich nur, wenn ihr den Urlaubsanspruch auch in Arbeitstage heruntergerechnet habt und NICHT, wenn alle Mitarbeiter einen "6-Werktage-Urlaubsanspruch" haben.

Gutschrift nach Planzeit oder Musterwoche?

• Wenn ihr die Urlaubsberechnung nach Planzeit aktiviert habt, braucht ihr nichts weiter zu beachten.
• Wenn ihr die Urlaubsberechnung NICHT nach Planzeit aktiviert habt, erhält der Mitarbeiter pro Urlaubstag immer eine Stundengutschrift aus der Musterwoche. Bei einer ganzen Woche Urlaub passt das hier perfekt. Der Mitarbeiter darf dann aber natürlich keinen einzelnen Urlaubstag an seinem freien Tag nehmen.

Nachträgliche Aktivierung

Wenn ihr diese Option erst aktiviert, wenn ihr apocollect bereits aktiv in Verwendung habt, berechnet apocollect alle bereits geplanten Urlaube in der Zukunft neu, und korrigiert die benötigten Urlaubstage. Ihr braucht hier also keine manuellen Anpassungen zu machen.

apocollect verändert niemals automatisch Einträge, die bereits in der Vergangenheit liegen.

💡Lest auch die anderen Hilfeartikel zum Einsatzplan. Eine Übersicht über alle Artikel findest Du hier >

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