Urlaub in Werktage, Arbeitstage oder Stunden umrechnen
Jeder Mitarbeiter erhält jährlich eine Gutschrift seines Jahresurlaubsanspruches. Der Urlaubsanspruch eines Mitarbeiters wird in der Personalakte > Urlaubskonto > Urlaubseinstellungen hinterlegt.
In diesem Artikel geben wir euch eine Übersicht, wie ihr den tariflichen Urlaubsanspruch in Werktagen auf die tatsächlichen Arbeitstage oder (falls ihr den Urlaub in Stunden berechnet) auf Urlaubsstunden umrechnet.
📌 Inhalt des Artikels
Urlaub in Werktagen
Der tarifliche Urlaubsanspruch wird im Bundesrahmentarifvertrag für Apothekenmitarbeiter (BRTV) in Werktagen angegeben und bezieht sich daher zunächst auf die 6-Tage-Woche als Vergleichsgröße. Als Werktag gilt dabei jeder Tag, der kein Sonn- oder Feiertag ist.
[§11 BRTV] "Der Urlaub beträgt für alle Mitarbeiter 34 (Nordrhein 33) Werktage. Hierzu wird den Mitarbeitern nach 5-jähriger ununterbrochener Betriebszugehörigkeit ein Zusatzurlaub von einem Werktag gewährt."
In vielen Apotheken erhalten alle Mitarbeiter diese 34 Urlaubstage pro Jahr, unabhängig von den tatsächlichen Arbeitstagen. Als Folge muss ein Mitarbeiter für eine Woche Urlaub auch an jedem Werkttag einen Urlaubstag einsetzen. Ein Mitarbeiter kann daher mit 34 Urlaubstagen ca. 5 ½ Wochen freinehmen pro Kalenderjahr.
- Vorteil: Es ist sehr einfach. Jeder Mitarbeiter erhält 34 Urlaubstage pro Jahr, unabhängig von den individuellen Arbeitstagen. Ein Umrechnen pro Mitarbeiter entfällt.
- Nachteil: Für Teilzeitmitarbeiter ist es oft erklärungsbedürftig, da sie auch an Tagen Urlaub nehmen müssen, die sie ohnehin freihaben.
💡 Tipp: Hinterlegt in eurem QMS (z. B. im apocollect Wiki) klare Regelungen klare Regelungen, wieviele Urlaubstage bei Teilwochen genommen werden muss. Z. B. könnte ein Urlaub nur von Mo-Mit, von Di-Do oder von Do-Sa möglich sein (von Ausnahmen abgesehen), was dann jeweils 3 Urlaubstagen entspricht.
Urlaub in Arbeitstagen
Ein großer Teil der Apotheken rechnet den tariflichen Urlaubsanspruch für jeden Mitarbeiter individuell auf die eigenen Arbeitstage herunter. Als Arbeitstag gilt dabei jeder Tag, an dem der Mitarbeiter auch tatsächlich arbeitet.
Arbeitstag-Erkennung aktivieren
Durch die Umrechnung erhält der Mitarbeiter jährlich weniger Urlaubstage, muss aber auch nur noch an den Tagen Urlaub nehmen, an denen er auch tatsächlich gearbeitet hätte. Aktiviert in diesem Fall, dass apocollect freie Tage des Mitarbeiters im Einsatzplan automatisch bei eingetragenen Urlauben berücksichtigt.
Öffnet dazu die Administration > Einsatzplanung > Abwesenheiten > Urlaub bearbeiten > Option „Für Tage ohne geplante Stunden soll kein Urlaubstag berechnet werden“ AN.
- Wenn ihr diese Option aktiviert, prüft apocollect automatisch, ob ein Mitarbeiter an einem Tag arbeitet oder nicht.
- Wenn der Mitarbeiter an dem Tag ohnehin frei hat, zieht apocollect dann keinen Urlaubstag vom Urlaubskonto ab.
- Ihr könnt einem Mitarbeiter also problemlos einen 2-wöchigen Urlaub eintragen. apocollect zeigt für die freien Tage zwar im Plan Urlaub an. Das Urlaubskonto des Mitarbeiters verringert sich an diesen freien Tagen aber nicht.
Abweichende Einstellung für einzelne Mitarbeiter
Ihr könnt die Arbeitstag-Erkennung für einzelne Mitarbeiter auch individuell ein- und ausschalten im Urlaubskonto > Urlaubseinstellungen. Aus Erfahrung wird jedoch empfohlen, für alle Mitarbeiter die gleichen Einstellungen zu hinterlegen, um Irritationen zwischen den Mitarbeitern zu vermeiden.
Umrechnung in Arbeitstage
Dividiert den Urlaubsanspruch in Werktagen zunächst durch 6, und multipliziert ihn anschließend mit den Arbeitstagen des Mitarbeiters.
🔢 (Urlaubsanspruch in Werktagen / 6) * individuelle Arbeitstage = Urlaub in Arbeitstagen
Beispiel Melanie arbeitet immer Mo-Mi und jeden 2. Samstag. Das sind im Schnitt also 3 ½ Tage pro Woche. Wenn Melanie eine Woche Urlaub nehmen möchte, muss sie dann in der kurzen Woche ohne Samstag nur 4 Tage Urlaub nehmen, in der Woche mit Samstag 5 Tage. Ihr Jahresurlaubsanspruch errechnet sich wie folgt:
🔢 (34 / 6) * 3,5 = 19,8
Unterschiedliche Arbeitstage pro Woche
- Arbeitet ein Mitarbeiter in jeder Woche 4 Tage, hat er 4 Arbeitstage. Die Anzahl der Stunden pro Tag ist in diesem Fall nicht ausschlaggebend.
- Arbeitet ein Mitarbeiter in der 1. Woche 3 Tage und in der 2. Woche 4 Tage, hat er 3 ½ Arbeitstage.
- Arbeitet ein Mitarbeiter in 2 Wochen je 3 Tage und in der 3. Woche 4 Tage, hat er 3,33 Arbeitstage.
- Arbeitet ein Mitarbeiter in 3 Wochen je 3 Tage und in der 4. Woche 4 Tage, hat er 3,25 Arbeitstage.
Änderung der Arbeitstage im Jahr
Ändert sich die Anzahl der Arbeitstage eines Mitarbeiters innerhalb eines Kalenderjahres, so muss der Urlaubsanspruch für das restliche Jahr nachberechnet werden.
💡 Zum Errechnen des anteiligen Urlaubsanspruches bei Beginn oder Beendigung des Arbeitsverhältnisses sowie bei Änderung der Arbeitstage innerhalb eines Jahres hilft euch unser Urlaubsrechner: hier klicken >
Umgang mit Urlaubsbruchteilen
Im Ergebnis können Urlaubsansprüche mit Nachkommastellen entstehen, z. B. 19,8 Urlaubstage. Das Problem: Das Urlaubsrecht kennt nur ganze Urlaubstage. Die Adexa fordert, in diesem Fall nach dem Bundesurlaubsgesetz zu runden. Bruchteile von Urlaubstagen, die mindestens einen halben Tag ergeben, sind auf volle Tage aufzurunden.
Auto-Übertrag der Bruchteile mit apocollect
Wer nicht runden möchte, kann bei apocollect im Urlaubskonto > Urlaubseinstellungen für den Mitarbeiter den Urlaubsanspruch inkl. Kommazahl hinterlegen, also z. B. 19,8 Urlaubstage. apocollect schreibt dem Mitarbeiter dann jährlich automatisch seinen Urlaubsanspruch gut, und zwar
- die Urlaubstage auf dem Urlaubskonto, und
- den Nachkommaanteil auf dem Stundenkonto.
Den Nachkommaanteil rechnet apocollect automatisch in Überstunden um aus der vertraglichen Sollzeit des Mitarbeiters und den aktiven Tagen in der Musterwoche.
Vergleich der Methoden
Wenn ihr euch die Tabelle am Handy anseht, dreht das Handy ins Querformat.
| Urlaub an Arbeitstagen | Urlaub an Werktagen | |
|---|---|---|
| Definition | Als Arbeitstag gilt jeder Tag, an dem der Mitarbeiter tatsächlich arbeitet. | Als Werktag gilt jeder Tag, der kein Sonn- oder Feiertag ist (= 6 Tage). |
| Beschreibung | Mitarbeiter müssen nur an den Tagen Urlaub nehmen, an denen sie auch gearbeitet hätten. An freien Tagen wird kein Urlaubstag abgezogen. | Mitarbeiter müssen für jeden Wochentag Urlaub nehmen, unabhängig von ihrem Arbeitsplan |
| Urlaubsanspruch | Individuell zu errechnen auf die Anzahl der Arbeitstage mit der Formel 🔢 (Urlaubsanspruch in Werktagen / 6) * individuelle Arbeitstage = Urlaub in Arbeitstagen. | Die Anzahl der Urlaubstage ist unabhängig von den Arbeitstagen erhalten den Urlaubsanspruch immer bezogen auf die 6-Werktage-Woche. Nach Tarif sind dies je nach Kammerbezirk und Berufsjahr 33-35 Urlaubstage pro Jahr. |
| Vorteile | Einfach zu verstehen für jeden Mitarbeiter | Einfach einzutragen, da keine individuelle Umrechnung erforderlich ist |
| Nachteile | Aufwendiger, da der Jahresanspruch pro Mitarbeiter errechnet werden muss. Ändert sich die Anzahl der Arbeitstage eines Mitarbeiters innerhalb eines Kalenderjahres, so muss der Urlaubsanspruch für das restliche Jahr nachberechnet werden. | Teilweise erklärungsbedürftig. Mitarbeiter, die nur an wenigen Wochentagen arbeiten, verstehen manchmal nicht, warum sie dennoch 6 Tage für eine Urlaubswoche nehmen müssen. |
| Beispiel | Stefanie arbeitet immer Mo-Do sowie jeden 2. Samstag. Das sind im Schnitt 4,5 Tage pro Woche. Wenn Stefanie eine Woche Urlaub nehmen möchte, muss sie in der kurzen Woche ohne Samstag nur 4 Tage Urlaub nehmen, in der Woche mit Samstag 5 Tage. | Heike arbeitet ebenfalls immer Mo-Do sowie jeden 2. Samstag. Für eine Woche Urlaub muss Heike jedoch immer 6 Urlaubstage nehmen. Dafür hat sie am Jahresanfang aber auch mehr Urlaubstage erhalten. |
| Stefanie erhält am Jahresanfang (34/6)x4,5=25,50 Urlaubstage. Damit kann sie ca. 5,5 Wochen Urlaub nehmen. | Stefanie erhält am Jahresanfang 34 Urlaubstage. Damit kann sie ca. 5,5 Wochen Urlaub nehmen. |
Urlaub in Stunden
⚠️ Die Berechnung von Urlaub in Stunden ist nur für Apotheken empfohlen, die es immer schon so handhaben. Wenn ihr Urlaube bislang in Tagen berechnet, behaltet dies auch so bei, da es rechtlich empfohlen ist.
Einige Apotheken berechnen ihren Urlaub aus Tradition vollständig auf Stundenbasis.
Ein Mitarbeiter erhält in dem Fall jährlich keine 34 Urlaubstage, sondern z. B. 226 Urlaubsstunden. Die genaue Anzahl der Urlaubsstunden ist davon abhängig, wieviele Wochenstunden der Mitarbeiter arbeitet. Nimmt der Mitarbeiter an einem Arbeitstag Urlaub, reduziert sich das Urlaubskonto exakt um die geplanten Stunden. Diese Urlaubsstunden werden gleichzeitig auf dem Stundenkonto gutgeschrieben.
Urlaub in Stunden aktivieren
Öffnet dazu die Administration > Einsatzplanung > Abwesenheiten > Urlaub bearbeiten und wählt aus dem Dropdown-Menü Berechnung in Stunden aus. Hinterlegt anschließend im Urlaubskonto > Urlaubseinstellungen für jeden Mitarbeiter seinen Jahresurlaubsanspruch in Stunden und Minuten.
Abweichende Einstellung für einzelne Mitarbeiter
Ihr könnt die Berechnung in Stunden für einzelne Mitarbeiter auch individuell ein- und ausschalten im Urlaubskonto > Urlaubseinstellungen. Aus Erfahrung wird jedoch empfohlen, für alle Mitarbeiter die gleichen Einstellungen zu hinterlegen, um Irritationen zwischen den Mitarbeitern zu vermeiden.
Umrechnung in Stunden
🔢 Wochenarbeitszeit in Stunden x (Urlaub in Werktagen : 6) = Urlaubsstunden
Mit unserem Online-Urlaubsstundenrechner könnt ihr Urlaubstage bequem in Urlaubsstunden umrechnen: hier klicken >
Spätere Umstellung
Wenn ihr die Urlaube in apocollect bislang in Tagen berechnet, nun aber zurück zur Urlaubsberechnung in Stunden möchtet, lest euch bitte den folgenden Hilfeartikel genau durch: hier klicken >
FAQ
Ich arbeite nicht an jedem Tag gleich viele Stunden. Hat das einen Einfluss auf die Berechnung meiner Urlaubstage?
Nein, die Stundenzahl pro Tag bei der Berechnung des Urlaubsanspruchs keine Rolle. Auch halbe Arbeitstage werden als ganze Urlaubstage angerechnet. Das ist das sogenannte „Werktagsprinzip“, das der BRTV regelt.
Gibt es auch halbe Urlaubstage?
Nein, halbe Urlaubstage sind weder im Bundesurlaubsgesetz noch im Tarifvertrag vorgesehen, denn eine Aufspaltung einzelner Urlaubstage in halbe Tage widerspricht dem Sinn und Zweck des Erholungsurlaubs. Will ein Mitarbeiter nur einen halben Tag freibekommen, kann dies durch Überstunden geregelt werden.
Wir machen darauf aufmerksam, dass die Inhalte in unserem Hilfebereich lediglich dem unverbindlichen Informationszweck dienen und keine Rechtsberatung im eigentlichen Sinne darstellen. Der Inhalt dieser Informationen kann und soll eine individuelle und verbindliche Rechtsberatung, die auf eure spezifische Situation eingeht, nicht ersetzen. Insofern verstehen sich alle bereitgestellten Informationen ohne Gewähr auf Richtigkeit, Vollständigkeit und Aktualität.
💡Lest auch die anderen Hilfeartikel zum Einsatzplan. Eine Übersicht über alle Artikel findest Du hier >
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