Durch Vertretungen sammeln viele Mitarbeiter mit der Zeit Überstunden auf ihrem Stundenkonto an. Diese können anschließend durch Freizeitausgleich wieder abgebaut werden.

Die Besonderheit: Ihr könnt Überstunden

als ganztägige Abwesenheit hinzufügen,
oder stundenweise eintragen.

Ganztägiger Überstundenausgleich

Wenn ihr den Mitarbeiter einen oder mehrere ganze Tage freigestellt werden soll, könnt ihr den Überstundenausgleich als Abwesenheit hinzufügen.

Der Vorteil: Mit ganztägigen Überstundenausgliechen könnt ihr die Überstunden vom Mitarbeiter schnell stark reduzieren, indem ihr ihm z. B. eine ganze Woche freigebt. Das Eintragen geht schnell, da ihr mit einem Eintrag den gesamten Zeitraum hinterlegen könnt.

Mehr Infos zum Eintragen von Abwesenheiten >

Wenn für einen Tag eine Abwesenheit eingestellt ist, bekommt der Mitarbeiter für diesen Tag keine Stunden gutgeschrieben. Die Folge: Er schafft es in der Woche nicht, auf seine vertraglich vereinbarte Wochenstunden zu kommen. und baut daher Überstunden ab.

💡 Löscht nicht einfach die Schichten an dem Tag, sondern hinterlegt immer eine Abwesenheit. Ansonsten hinterlegt apocollect wieder die Schichten an dem Standardplan für diesen Tag. Mehr Infos >

Seht euch im folgenden Bild an, wie ihr im Stundenkonto des Mitarbeiters ihr sofort den Rot markierten Überstundenausgleich erkennen könnt, für den 00:00 gutgeschrieben werden:

📌 Woher kommt im gezeigten Beispiel die 04:30? Antwort: Dies sind die Zeiten aus der Musterwoche. Diese enthält alle vertraglich vereinbarten Stunden (z. B. bei einer Vollzeitkraft 40 Stunden), und ihr verteilt sie dort auf die einzelnen Wochentage. Damit habt ihr eine klare Berechnungsgrundlage für jeden Tag. Mehr Infos zur Musterwoche >

💡 Wichtig: Ändert bei der Abwesenheit Überstundenausgleich daher nie die Voreinstellung bei der Berechnung.

Stundenweiser Überstundenausgleich

Häufig möchten Mitarbeiter Überstunden auch dazu nutzen, zu den Randzeiten später zu kommen oder abends früher zu gehen. Hierbei handelt es sich in apocollect der Definition nach dann nicht um eine Abwesenheit, denn diese ist ja immer ganztägig.

Bestehende Schichten verkürzen (empfohlen)

Am einfachsten ist es, wenn ihr die bestehenden Tagesschichten bearbeitet, indem ihr sie auf die neuen, tatsächlichen Arbeitszeiten verkürzt. Fügt gegebenfalls eine Notiz zur Schicht hinzu als Gedächtnisstütze, warum der Mitarbeiter an dem Tag kürzer arbeitet.

💡 Wir empfehlen diese Methode, weil das Eintragen schnell geht und es im Plan auch übersichtlicher ist.

Überstundenausgleich als Schicht eintragen

Alternativ könnt ihr den Überstundenausgleich auch als eigene Schicht eintragen. Das kann von Vorteil sein, wenn ihr den Plan mit mehreren Planern bearbeitet, oder wenn der Überstundenausgleich weit in der Zukunft eingetragen wird.

Der Grund: Andere Planer sehen dann schneller, dass die verkürzte Arbeitszeit abgesprochen war.

Wenn ihr einen Überstundenausgleich als Schicht eingetragen möchtet,

wählt bei der Tätigkeit einfach "Überstundenausgleich" aus.
Für diese Tätigkeit bekommt der Mitarbeiter keine Stunden gutgeschrieben (logisch... 🙂). Das geschieht automatisch.

Ein Beispiel:

Wenn ein Mitarbeiter also z. B. von 08.00 - 18.30 Uhr eingeteilt ist, ihr ihm am Nachmittag aber freigeben möchtet,
verkürzt die bestehende Schicht auf 08.00 - 15.00 Uhr. Passt gegebenenfalls auch die Pausenzeit an.
Fügt eine weitere Schicht hinzu und ändert die Art der Tätigkeit einfach auf "Überstundenausgleich".

Zusammenfassung

Durch Überstundenausgleiche können Überstunden vom Mitarbeiter wieder abgebaut werden.
Ganztägige Überstundenausgleiche verhalten sich wie eine Abwesenheit. Der Mitarbeiter bekommt für den Tag keine Stunden gutgeschrieben und reduziert daher sein Stundenkonto.
Für Überstundenausgleiche, die nur eine oder mehrere Stunden gewährt werden, verkürzt einfach die Schichten am betreffenden Tag.
Alternativ kann für den Überstundenausgleich auch eine eigene Schicht erstellt werden, damit es für alle glasklar eingetragen ist. Wählt dafür die Tätigkeit Überstundenausgleich.

💡Lest auch die anderen Hilfeartikel zum Einsatzplan. Eine Übersicht über alle Artikel findest Du hier >

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