Damit nur dann Termine gebucht werden können, wenn auch tatsächlich ein Mitarbeiter zur Verfügung steht, prüft apocollect automatisch verschiedene Quellen für Verfügbarkeit. So vermeidet ihr automatisch und ohne zusätzliche Arbeitsschritte Doppelbuchungen oder Termine, die niemand übernehmen kann.

Überblick: Welche Möglichkeiten gibt es?

Möglichkeit	Wie funktioniert das?	Typische Beispiele
Kalender-Einträge	Mitarbeiter tragen interne Termine in den Kalender ein. Standardmäßig sind neue Einträge auf „nicht verfügbar“ gestellt – in dieser Zeit können keine Kundenbuchungen erfolgen.	Teambesprechung, Fortbildung, Außendiensttermin, kurzfristige Abwesenheit
Mehrere Mitarbeiter pro Terminplan	Einem Terminplan können mehrere Mitarbeiter zugeordnet werden. Termine können gebucht werden, solange mindestens einer davon verfügbar ist. Über eine Einstellung könnt ihr wählen, ob pro Mitarbeiter gleichzeitig ein Termin gebucht werden darf oder ob nur einer gesamt möglich ist.	Drei Mitarbeiter im Impfplan: je nach Einstellung drei parallele Termine oder nur ein Termin gleichzeitig
[In Kürze verfügbar] Einsatzplanung (Planer-/360-Version)	Nutzt ihr die Einsatzplanung, erfolgt auf Wunsch ein automatischer Abgleich mit dem Dienstplan. Abwesenheiten wie Urlaub, Krankheit, reguläre freie Tage und ganztägige Abwesenheiten werden automatisch berücksichtigt. Feiertage sind systemseitig hinterlegt und blockieren Termine ohne weiteres Zutun.	Urlaub im Einsatzplan, Krankmeldung, regulär freier Mittwoch, gesetzlicher Feiertag
Manuelle Sperren	Über den Standortkalender könnt ihr gezielt Zeiträume sperren, in denen keine Termine gebucht werden dürfen. Diese Sperren gelten standortweise oder für mehrere Standorte gleichzeitig.	Woche vor Weihnachten, zwischen den Feiertagen, während der Inventur, Tage mit außergewöhnlich hohem Kundenandrang

Kalender-Einträge

Jeder Mitarbeiter kann über eigene Kalender-Einträge seine Verfügbarkeit steuern.

Standardmäßig werden neue Kalendereinträge mit dem Status „nicht verfügbar“ erstellt.
In diesen Zeiträumen können keine Kundentermine mit diesem Mitarbeiter gebucht werden.
Wird ein Mitarbeiter zu einem Termin eingeladen, bleibt er so lange verfügbar, bis er aktiv zusagt.
- Zusage → Mitarbeiter ist in dieser Zeit nicht verfügbar für Buchungen.
- Absage → Mitarbeiter bleibt verfügbar.
- Keine Reaktion → Mitarbeiter bleibt verfügbar.

Mehrere Mitarbeiter pro Terminplan

In der Konfiguration könnt ihr einem Terminplan mehrere zuständige Mitarbeiter zuordnen. Dadurch bleibt der Termin auch dann buchbar, wenn nicht alle gleichzeitig verfügbar sind – es genügt, wenn mindestens einer der zugeordneten Mitarbeiter frei ist.

Zusätzlich könnt ihr festlegen, was passiert, wenn mehrere Mitarbeiter parallel verfügbar sind. Dafür gibt es die Einstellung „Parallele Slots je Mitarbeiter zulassen“:

Parallele Slots aktiv
- Für jeden verfügbaren Mitarbeiter kann gleichzeitig ein Termin gebucht werden.
- Beispiel: Drei Mitarbeiter sind dem Impfplan zugeordnet → um 15 Uhr können drei parallele Termine gebucht werden.
Parallele Slots deaktiviert
- Pro Zeitfenster wird nur ein einziger Termin zugelassen – unabhängig davon, wie viele Mitarbeiter verfügbar wären.
- Beispiel: Drei Mitarbeiter im Impfplan → um 15 Uhr ist nur ein Termin buchbar.
- Sinnvoll, wenn nicht mehrere Mitarbeiter gleichzeitig aus dem HV-Bereich abgezogen werden sollen.

Einsatzplanung (nur Planer- oder 360-Version)

[In Kürze verfügbar]

Wenn ihr die apocollect Einsatzplanung nutzt, prüft apocollect automatisch, ob die zuständigen Mitarbeiter laut Dienstplan verfügbar sind.

Urlaub, Krankheit und ganztägige Abwesenheiten werden berücksichtigt.
Regulär freie Tage (z. B. Teilzeitkräfte mit fixen freien Tagen) gelten als Abwesenheit.
Feiertage sind automatisch hinterlegt – Kunden können an diesen Tagen keine Termine buchen.
Ein Termin ist nur dann buchbar, wenn mindestens ein Mitarbeiter im Einsatzplan für die Zeit eingetragen ist.

💡 Wichtig: Damit die Einsatzplanung berücksichtigt wird, müsst ihr diese Option im jeweiligen Terminplan aktivieren.

Manuelle Sperren

Über den Standortkalender könnt ihr Sperren eintragen. Damit blockiert ihr mit wenigen Klicks alle Terminpläne eines Standorts oder sogar mehrerer Standorte.

Sperren gelten für einzelne Stunden, für ganze Tage oder mehrere Tage am Stück.
Praktisch, wenn ihr in Stoßzeiten keine Termine annehmen wollt oder bestimmte Tage gezielt freihalten müsst.

Mehr Infos zum Sperren von Tagen: hier klicken >

Fazit

Ob über Kalender-Einträge, die Zuweisung mehrerer Mitarbeiter, die Einsatzplanung oder manuelle Sperren – apocollect bietet euch verschiedene Wege, die Verfügbarkeit von Terminen präzise zu steuern. Damit vermeidet ihr Terminkollisionen, blockiert Zeiten ohne zusätzliche Arbeitsschritte und sorgt für eine zuverlässige Terminbuchung.

FAQ

Muss ich die Einsatzplanung nutzen, damit Verfügbarkeiten geprüft werden?

Nein. Auch mit Kalender-Einträgen und Sperren könnt ihr Abwesenheiten zuverlässig abbilden. Die Einsatzplanung ergänzt dies durch automatische Berücksichtigung von Urlaub, Krankheit, freien Tagen und Feiertagen.

Wie aktiviere ich die Prüfung über den Einsatzplan?

Diese Funktion ist in Kürze verfügbar. In den Einstellungen eines Terminplans gibt es die Option, die Einsatzplanung als Prüfquelle zu aktivieren. Nur wenn diese aktiviert ist, werden Einträge aus dem Dienstplan berücksichtigt.

Was passiert, wenn alle zugeordneten Mitarbeiter abwesend sind?

Dann wird der Termin für diesen Zeitraum automatisch ausgeblendet und ist für Kunden nicht buchbar.

Kann ich verhindern, dass mehrere Mitarbeiter gleichzeitig Termine wahrnehmen?

Ja. Deaktiviert im Terminplan die Option Parallele Slots je Mitarbeiter zulassen. Dann ist pro Zeitfenster nur ein einziger Termin buchbar – unabhängig davon, wie viele Mitarbeiter zugeordnet sind.

Was ist der Unterschied zwischen Sperren und Einsatzplanung?

Sperren blockieren manuell eingetragene Zeiträume standortweise und gelten für alle Terminpläne.
Einsatzplanung berücksichtigt automatisch ganze Arbeitstage, freie Tage, Abwesenheiten und Feiertage pro Mitarbeiter.

Verfügbarkeitsprüfungen für Terminpläne