Im Vertragsmanager hinterlegt ihr die wichtigsten Daten aus dem Arbeitsvertrag in apocollect.

Dazu gehören:

die wöchentlichen Arbeitsstunden,
die vereinbarten Urlaubstage pro Jahr,
und das Gehalt des Mitarbeiters (optional).

Euer Vorteil: Jedes Mal, wenn ihr eine Vertragsänderung mit dem Mitarbeiter besprecht, hinterlegt ihr diese in apocollect. Mit der Histore über die vorherigen Änderungen seht ihr sofort, wann die letzte Vertragsanpassung war und was ihr dort verändert habt.

💡 Welcher Inhaber hat sich vor einem Mitarbeitergespräch nicht schon mal gefragt, wann der Mitarbeiter die letzte Gehaltserhöhung erhalten hat (und warum)...? Ab sofort habt ihr alle Änderungen sauber dokumentiert und jederzeit einsehbar.

Vertragsmanager öffnen

Öffnet die Personalakte und wählt den Mitarbeiter aus.
Klickt in der Seitenleiste auf Vertragsdaten.

Neuen Vertrag anlegen

Wenn für den Mitarbeiter noch kein Vertrag angelegt ist, wird euch direkt ein neues Eingabeformular angezeigt.

Wenn ihr einen weiteren Vertrag hinzufügen möchtet, klickt auf den blauen Button Vertrag +

Das Formular umfasst folgende Felder:

Vertragsdatum

Vertragsbeginn: Ab wann ist dieser Vertrag gültig? Wenn Du das genaue Vertragsdatum kennst, hinterlege es korrekt, damit Du eine genaue Historie vom Mitarbeiter hast. Für die Einsatzplanung reicht es aber auch aus, wenn Du das aktuelle Datum einträgst.
Vertragsende: Dies kannst Du i. d. R. freilassen. Es muss nur ausgefüllt werden bei befristeten Arbeitsverträgen oder wenn der Mitarbeiter aus der Apotheke ausscheidet.

Arbeitszeit

Trage die wöchentliche Arbeitszeit des Mitarbeiters ein.

Im linken Feld trägst Du die Arbeitsstunden ein (z. B. 35)
Im rechten Feld trägst Du ggf. die Minuten ein.

💡 Wenn ein Mitarbeiter 35,5 Stunden arbeitet, trägst Du daher [35] [30] dort ein (nicht [35][5] eintragen!)

Urlaubstage pro Jahr

Notiert in diesem Feld die Gesamtzahl der Urlaubstage, auf die der Mitarbeiter in einem vollen Jahr Anspruch hat, wie es im Arbeitsvertrag geregelt ist.

apocollect schreibt diesem Mitarbeiter dann am 1. Januar jeden Jahres diese Urlaubstage auf seinem Urlaubskonto gut.

Anspruch bei unterjährigem Start von neuen Mitarbeitern

Nur selten beginnt ein Arbeitsverhältnis am 01. Januar. Wird ein Mitarbeiter daher zu einem anderen Zeitpunkt im Jahr eingestellt, hat er auch nur Anspruch auf einen Teil seines Jahresurlaubes.

💡 Beginnt ein Arbeitsverhältnis z. B. zum 1. Juli - also genau zur Jahreshälfte - hat der Mitarbeiter vom 1.7. - 31.12. auch nur Anspruch auf die Hälfte seines Jahresurlaubes.

💡 Wir haben für euch einen Urlaubsrechner programmiert, mit dem ihr den Resturlaub berechnen könnt. Hier klicken >

Die Formel dahinter ist ganz einfach:

📌 [FORMEL] Jahresurlaubsanspruch / 12 * Anzahl der tatsächlichen Arbeitsmonate = anteiliger Urlaubsanspruch

Pro Monat, in dem ein Arbeitsverhältnis besteht, steht dem Mitarbeiter also 1/12 des Jahres-Urlaubsanspruches zu.

Berechnet daher nach dieser Formel den Urlaubsanspruch des neuen Mitarbeiters für das 1. Jahr.
Anschließend tragt ihr diese Urlaubstage einmalig als Korrekturbuchung im Urlaubskonto ein.
Im Vertragsmanager hinterlegt ihr aber natürlich den Gesamt-Jahresurlaubsanspruch für das 1. volle Jahr. apocollect schreibt dem Mitarbeiter dieses Guthaben dann jeweils zum 1.1. jeden Jahres gut.

Bruttogehalt

Wenn Du einen Überblick über alle Gehaltsveränderungen dieses Mitarbeiters behalten möchtest, kannst Du hier optional das Gehalt des Mitarbeiters eintragen.

Außerdem kannst Du eintragen, wieviele Monatsgehälter der Mitarbeiter erhält.

💡 Der Vertragsmanager ist die erste Stufe der neuen Personalakte, die wir im 1. Halbjahr 2023 in apocollect integrieren werden. Das Gehalt ist natürlich eine freiwillige Angabe, und hat keine Auswirkungen auf die Einsatzplanung. Wenn Du es daher nicht angeben möchtest, lass das Feld frei.

👁 [Wer kann diese Daten sehen?] Den Vertragsmanager kann der Admin sehen, und die Mitarbeiter, denen ihr als Berechtigung einen Vollzugriff für diesen Mitarbeiter zugeteilt habt. Mitarbeiter, die nur eine Planerberechtigung haben, können diese Daten nicht sehen. Mehr Infos zu den Berechtigungen >

Bemerkung

Notiere bei einer Vertragsänderung, warum sich Änderungen ergeben haben. Das macht es euch leicht, auch noch lange Zeit später die Stunden- und Gehaltsentwicklung nachzuvollziehen.

💡Lest auch die anderen Hilfeartikel zum Einsatzplan. Eine Übersicht über alle Artikel findest Du hier >

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