💡 Die Verwaltung der Arbeitsverträge ist die 1. Ausbaustufe der Personalakte, die laufend erweitert wird. Das Eintragen der Vertragsdaten hat keine Auswirkung auf die Einsatzplanung und kann daher freiwillig gepflegt werden.

Wozu dienen die Vertragsdaten?

In den Vertragsdaten könnt ihr optional weitere Daten zum Mitarbeiter hinterlegen, wie z. B. das Gehalt. Ihr könnt hier die Angaben aus dem Arbeitsvertrag eintragen sowie jede Änderung des Vertrages protokollieren.

Das ist praktisch, um z. B. in Personalgesprächen sofort eine Übersicht über die Historie zu haben. Welcher Inhaber hat sich vor einem Mitarbeitergespräch nicht schon mal gefragt, wann der Mitarbeiter die letzte Gehaltserhöhung erhalten hat (und warum)...? Ab sofort habt ihr alle Änderungen sauber dokumentiert und jederzeit einsehbar.

Wo finde ich die Vertragsdaten?

Die Verträge werden pro Mitarbeiter hinterlegt:

• Öffnet die Personalakte.
• Wählt den entsprechenden Mitarbeiter aus.
• Wählt in der Seitenleiste den Eintrag Vertragsdaten.

Nur Mitarbeiter mit Vollzugriff für die Personalakte können die Vertragsdaten sehen.

Neuen Vertrag anlegen

Wenn für den Mitarbeiter noch kein Vertrag angelegt ist, wird euch direkt ein neues Eingabeformular angezeigt.

Wenn ihr eine weitere Vertragsänderung hinzufügen möchtet, klickt auf den blauen Button Vertrag +

Das Formular umfasst folgende Felder:

• Vertragsbeginn: Ab wann ist dieser Vertrag gültig? Du kannst das aktuelle Datum nehmen oder auch das tatsächliche Datum der letzten Änderung.
• Vertragsende: Dies kannst Du i. d. R. freilassen. Es muss nur ausgefüllt werden bei befristeten Arbeitsverträgen oder wenn der Mitarbeiter aus der Apotheke ausscheidet.
• Arbeitszeit: Wieviele Wochenstunden sind mit dem Mitarbeiter vereinbart? Die Eintragung erfolgt in Stunden und Minuten (z. B. 35 Stunden 30 Minuten).
• Urlaubstage: Wieviele Urlaubstage erhält der Mitarbeiter pro Jahr?
• Bruttogehalt: Wenn Du einen Überblick über alle Gehaltsveränderungen dieses Mitarbeiters behalten möchtest, kannst Du hier optional das Gehalt des Mitarbeiters eintragen.
• Anzahl Monatsgehälter
• Bemerkung: Notiere bei einer Vertragsänderung, warum sich Änderungen ergeben haben. Das macht es euch leicht, auch noch lange Zeit später die Stunden- und Gehaltsentwicklung nachzuvollziehen.

💡 Merke: Die Eingabe der Vertragsdaten hat keine Auswirkungen auf die tatsächliche Einsatzplanung. Entscheidend für die Einsatzplanung sind die Angaben im Abschnitt Sollzeit/Musterwoche und im Urlaubskonto.

Arbeitsverhältnis beenden

Wenn ein Mitarbeiter aus der Apotheke ausscheidet, könnt ihr im Vertragsmanager das Arbeitsverhältnis beenden.

• Klickt oben auf den Button Arbeitsverhältnis beenden.
• Gebt den letzten Arbeitstag ein.
• Bestätigt die Sicherheitsabfrage durch die Eingabe von VERSTANDEN.
• Klickt auf Planung beenden.

Durch die Angabe des Enddatum wird der laufende Vertrag und die Sollzeit/Musterwoche beendet. Der Mitarbeiter wird ab dem gewählten Enddatum nicht mehr im Einsatzplan angezeigt.

💡Lest auch die anderen Hilfeartikel zum Einsatzplan. Eine Übersicht über alle Artikel findest Du hier >

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