Entscheidend für die Berechnung des Stundenkontos ist die Sollzeit des Mitarbeiters. Die Sollzeit sind die Stunden, die vertraglich mit dem Mitarbeiter vereinbart sind und die er wöchentlich arbeiten muss, z. B. 40 Stunden pro Woche.

Wenn ihr mit euren Mitarbeitern ein Jahresarbeitszeitkonto vereinbart habt, empfehlen die Tarifparteien darüberhinaus das Erstellen einer Musterwoche. Diese Musterwoche ist kein Arbeitsplan, sondern setzt die Stunden fest, die ein Mitarbeiter im Falle einer Abwesenheit erhält. Dies ist optional und nur dann notwendig, wenn ihr Urlaube, Feiertage oder Krankheitstage nach dem Modell dieser tariflichen Musterwoche berechnen möchtet.

💡 Die Angabe der wöchentlichen Sollstunden in der Musterwoche ist Pflicht für jeden Mitarbeiter. Ein Mitarbeiter wird im Einsatzplan nur in den Zeiträumen angezeigt, in denen er eine aktive Musterwoche hat.

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📌 Inhalt des Artikels

• Anlegen eines Zeitabschnitts
• [Optional] Verteilung in der Musterwoche
• Gültigkeit der Sollzeiten / Musterwoche
• FAQ

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Anlegen eines Zeitabschnitts

Hinterlege die Sollzeit in der Personalakte > Mitarbeiter auswählen > Sollzeit / Musterwoche.

Um einen neuen Zeitabschnitt anzulegen, klickt oben auf den Button Zeitabschnitt +.

Ihr könnt für jeden Zeitabschnitt die folgenden Angaben machen. Die wichtigsten Angaben sind das Startdatum und die Gesamtzahl der wöchentlichen Stunden. Alle anderen Angaben inkl. der Stundenverteilung im unteren Abschnitt sind optional.

Wenn ihr euch die folgende Tabelle am Handy anseht, dreht das Handy ins Querformat.

Nr	Funktion	Art	Auswirkung
1	Gültig ab	Pflicht	Ab diesem Datum gelten die hinterlegten Soll-Stunden (laut Arbeitsvertrag). Der Mitarbeiter wird ab diesem Datum in der Einsatzplanung eingeblendet.
2	Gültig bis	Optional	Nur ausfüllen bei Vertragsende. Der Mitarbeiter wird ab diesem Datum in der Einsatzplanung ausgeblendet.
3	Wöchentliche Stunden	Pflicht	Anzahl der vertraglich vereinbarten Wochenstunden. Die Angabe erfolgt in Dezimalzahlen, z.B. 22,5 Stunden/Woche.
4	Wochentage	Optional	Schaltet den Samstag aus, wenn die Apotheke an dem Tag geschlossen hat. Die anderen Wochentage sollten i. d. R. aktiviert bleiben.
5	Stunden pro Wochentag	Optional	Die Verteilung der Stunden pro Wochentag muss nur dann erfolgen, wenn ihr Urlaub, Feiertag oder Krankheitstage nach dem Modell der tariflichen Musterwoche berechnet. Die Angabe erfolgt im Format hh:mm
6	Erstellen / Speichern		Speichert eure Angaben. Ihr könnt anschließend weiterhin Änderungen durchführen.
7	Aktivieren		Aktiviert den Zeitabschnitt. Die Angaben werden festgeschrieben und die Sollzeit / Musterwoche wird gültig.

[Optional] Verteilung in der Musterwoche

Wann muss die Verteilung auf die einzelnen Wochentage erfolgen?

Die Verteilung der Stunden pro Wochentag muss nur dann erfolgen, wenn ihr Abwesenheiten nach dem Modell der tariflichen Musterwoche berechnet. Dies ist z. B. dann empfohlen, wenn ihr mit dem Mitarbeiter ein Jahresarbeitszeitkonto vereinbart hat, und der Mitarbeiter dadurch jede Woche anders arbeitet. Lasst euch zur Musterwoche gegebenfalls auch vom Verband oder der Adexa beraten, wenn ihr bislang noch nicht mit der Musterwoche gearbeitet habt, und lest weiter unten die FAQs.

💡 Bei der Berechnung von Abwesenheiten nach geplanter Arbeitszeit oder 1/6-Durchschnittsmethode kann die Verteilung übersprungen werden.

Wie erfolgt die Verteilung?

• Der §4 BRTV (Bundesrahmentarifvertrag für Apothekenmitarbeiter) empfiehlt die Verteilung der Sollzeit auf die einzelnen Wochentage, vor allem, wenn mit dem Mitarbeiter ein Jahresarbeitszeitkonto vereinbart wurde.
• Tragt für jeden Wochentag die Stunden + Minuten ein, die der Mitarbeiter an diesem Wochentag durchschnittlich arbeitet. Arbeitet der Mitarbeiter z. B. Montags abwechselnd 8:00 und 5:00 Stunden, tragt ihr den Durchschnitt 6:30 Stunden ein. Es wird empfohlen, die genaue Verteilung dabei vorab mit dem Mitarbeiter zu besprechen.
• Die verteilten Stunden stellen keinen Arbeitsplan dar - im Gegenteil: Der Mitarbeiter erhält diese Stunden, wenn er nicht arbeitet wegen Urlaub, Feiertag oder Krankheit.

Mehr Infos zur tariflichen Musterwoche zur Berechnung für Urlaub, Feiertage und Krankheitstage findet ihr im Hilfeartikel Berechnung von Abwesenheiten: hier klicken >

Eintragen der Sollzeit pro Wochentag

Wenn ihr euch für die Berechnung nach der tariflichen Musterwoche entschieden habt, erfolgt das Eintragen wie folgt:

• Tragt für jeden Wochentag die Soll-Stunden und -Minuten ein im Format hh:mm (also z. B. 6:30)
• apocollect addiert die eingetragenen Tageswerte automatisch und zeigt die Summe im Feld wöchentliche Stunden an.
• Die Summe aller Tages-Soll-Stunden müssen im Feld wöchentliche Stunden exakt der vertraglich vereinbarten Arbeitszeit entsprechen. Passt die Zeiten pro Tag daher so an, bis die Summe stimmt.

Gültigkeit der Sollzeiten / Musterwoche

Zeitabschnitt aktivieren

• Der Zeitabschnitt wird gültig, indem ihr sie speichert und aktiviert.
• Nach der Aktivierung wird der Zeitabschnitt festgeschrieben. Dadurch ist ein aktiver Zeitabschnitt vor versehentlichen Änderungen geschützt.
• Ab dem Tag der Aktivierung errechnet apocollect das Stundenkonto des Mitarbeiters auf Grundlage dieser Sollzeit.

Neuer Zeitabschnitt bei Vertragsänderung

Ändert sich der Arbeitsvertrag des Mitarbeiters, muss auch die Sollzeit und ggf. die Musterwoche aktualisiert werden.

Erstellt in diesem Fall einen neuen Folge-Zeitabschnitt. Um einen weiteren Zeitabschnitt zu erstellen öffnet die Personalakte > Mitarbeiter auswählen > Sollzeit / Musterwoche > und klickt oben auf den Button Zeitabschnitt +.

⚠️ Ändert oder löscht bei Vertragsänderungen niemals einen bisherigen Zeitabschnitt! Diese Änderungen hätten ansonsten Auswirkungen auf den vergangenen Zeitraum.

Bestehenden Zeitabschnitt ändern

Beachtet bitte unbedingt die folgenden Hinweise, bevor ihr einen aktiven Zeitabschnitt nachträglich bearbeitet.

Ein bestehender, aktiver Zeitabschnitt sollte nur in Ausnahmefällen rückwirkend geändert werden. Die Änderung eines aktiven Zeitabschnitts wirkt sich auf den gesamten Gültigkeitszeitraum des Zeitabschnitts aus.

Wenn ihr daher einen Zeitabschnitt ändert, die bereits in der Vergangenheit gültig war, hat dies folgende Auswirkungen:

• Durch die Änderung der Soll-Zeiten ändern sich auch die Berechnungen in der Vergangenheit.
• Das Stundenkonto des Mitarbeiters kann verfälscht werden.
• Die Berechnungen von Urlaube, Feiertage und Krankheitstage können verändert werden.

⚠ Ein aktiver und bereits gültiger Zeitabschnitt sollte daher nur geändert werden, wenn er einen Fehler enthält.

Wenn ihr einen aktiven Zeitabschnitt nachträglich bearbeiten müsst, könnt ihr den Zeitabschnitt wie folgt deaktivieren:

• Klicke auf das 3-Punkte-Menü am Zeitabschnitt.
• Wähle Deaktivieren.
• Lies und bestätige den Warndialog durch Eingabe des Wortes VERSTANDEN

Nach der Korrektur muss der Zeitabschnitt gespeichert und wieder aktiviert werden.

FAQ

Kann ich einen alten Zeitabschnitt löschen?

Nein! Ein alter Zeitabschnitt, der bereits zeitweise gültig war, darf in keinem Fall gelöscht werden. Der Zeitabschnitt ist für den Zeitraum, für den er gültig war, die Berechnungsgrundlage für das Stundenkonto des Mitarbeiters. Wenn ihr den Zeitabschnitt daher rückwirkend löscht, wird das Stundenkonto des Mitarbeiters in diesem Zeitraum verfälscht.

Muss ich die Sollzeit in der Musterwoche auf die einzelnen Wochentage verteilen?

Nein, das ist optional. Die Verteilung der Stunden pro Wochentag muss nur dann erfolgen, wenn ihr Abwesenheiten (Urlaub, Feiertag, Krankheit) nach dem Modell der tariflichen Musterwoche berechnen möchtet.

Bei der Berechnung von Abwesenheiten nach geplanter Arbeitszeit oder 1/6-Durchschnittsmethode kann die Verteilung auf die Wochentage übersprungen werden.

Mehr Infos zur tariflichen Musterwoche zur Berechnung für Urlaub, Feiertage und Krankheitstage findet ihr im Hilfeartikel Berechnung von Abwesenheiten: hier klicken >

Muss ich die Tage deaktivieren, an denen der Mitarbeiter nicht arbeitet?

Normalerweise nicht, nein. Wenn ihr die Urlaubstage der Mitarbeiter auf die tatsächlichen Arbeitstage herunterrechnet, könnt ihr dazu eine automatische Erkennung in apocollect aktivieren.

Ein Deaktivieren der einzelnen Wochentage empfehlen wir nur, wenn die Apotheke an einem Wochentag (z. B. Samstag) grundsätzlich geschlossen hat, oder wenn ein Mitarbeiter an einem Wochentag grundsätzlich niemals (auch nicht zu Vertretungszwecken) arbeiten kann.

Wie trage ich Mitarbeiter (z. B. Botenfahrer) ein, die auf Stundenbasis abgerechnet werden?

Hinterlegt für Mitarbeiter ohne feste Wochenstunden bei wöchentliche Arbeitsstunden“ den Wert 0 (Null). Dadurch wird jede tatsächlich geleistete Arbeitsstunde als Überstunde gezählt.

Am Monatsende

• seht ihr im Stundenkonto sehen, wieviele Stunden der Mitarbeiter im Monat gearbeitet hat,
• könnt ihr diese Stunden per Korrekturbuchung aus dem Stundenkonto ausbuchen
• den Stundennachweis unterschreiben lassen und über das Steuerbüro die Stunden auszahlen lassen.

Wie trage ich mich als Chef ein?

• Wie bei Mitarbeitern, die auf Stundenbasis bezahlt werden, könnt ihr auch für den Chef die wöchentlichen Arbeitsstunden mit 0 eintragen. Dadurch seht ihr transparent, wieviele Stunden ihr monatlich in der Apotheke eingeteilt seid.
• Alternativ könnt ihr als Sollzeit auch die Stundenanzahl eintragen, die der Chef wöchentlich durchschnittlich arbeitet.

In der Musterwoche kann ich nur eine Woche hinterlegen, aber meine Mitarbeiterin arbeitet in einem 2-Wochen-Rhythmus. Wie kann ich es trotzdem eintragen?

Wie in diesem Artikel beschrieben, ist die Musterwoche das tarifliche Modell zur Berechnung von Urlaub, Krankheiten und Feiertagen und wird bei Mitarbeitern empfohlen, mit denen ein Jahresarbeitszeitkonto vereinbart wurde (siehe dazu §4 Bundesrahmentarifvertrag).

Jahresarbeitszeitkonto heißt: Der Mitarbeiter arbeitet nicht jede Woche identisch, sondern seine Stundenzahl variiert von Woche zu Woche. Das kann in einem festen Rhythmus passieren, oder der Mitarbeiter kann einige Wochen lang weniger als vertraglich vereinbart arbeiten und Minusstunden ansammeln, und diese Minusstunden dann beispielsweise in der Ferienzeit nacharbeiten. Wichtig ist, dass das Stundenkonto dann zum Jahresende ausgeglichen, spätestens in den 3 Monaten des Folgejahres.

Mitarbeiter, die stark schwankende Wochen haben oder über längere Zeit Minusstunden ansammeln, hätten einen Nachteil, wenn ihnen in einer kurzen Woche im Urlaub nur die geplante Zeit gutgeschrieben würde. Das Gleiche gilt für eine Erkrankung oder einen Feiertag. Die Tarifparteien empfehlen in diesem Fall, eine Musterwoche mit dem Mitarbeiter zu vereinbaren, die die gesamte vertraglichen Sollzeit umfasst. In der Musterwoche werden für jeden Wochentag die durchschnittlichen Soll-Stunden fixiert. Als Folge erhält der Mitarbeiter in einer Woche Urlaub immer seine gesamte Vertragszeit gutgeschrieben, egal, ob er laut Plan weniger oder mehr Stunden eingeplant war.

💡Siehe dazu §4 BRTV: *“Mit [Mitarbeitern kann] einvernehmlich eine flexible wöchentliche Arbeitszeit [...] vereinbart werden, wenn die Arbeitszeit im Ausgleichszeitraum von zwölf Monaten" die vertragliche Arbeitszeit nicht übersteigt. "Die regelmäßigen Arbeitszeiten sind hinsichtlich Umfang und Lage ebenfalls schriftlich festzuhalten."

Dieses schriftliche Festhalten erfolgt in der Musterwoche. Die Musterwoche ist also kein Arbeitsplan, sondern dient nur zur Festlegung der Stunden, die ein Mitarbeiter erhält, wenn eine der drei gesetzlich geschützten Abwesenheiten eingetragen wird. Hierdurch ist gewährleistet, das der Mitarbeiter bei Urlaub, Krankheit oder Feiertag die vertraglich festgelegten Stunden erhält. Die Tarifparteien empfehlen, diese Musterwochen-Stunden auch im Arbeitsvertrag festzuhalten („Melanie arbeitet montags 6 Stunden, Dienstags 8 Stunden, Mittwoch…“).

Die tatsächlichen, schwankenden Arbeitszeiten von Woche zu Woche könnt ihr im Standardplan hinterlegen. Dort könnt ihr den 2-Wochenrhythmus eintragen, und er wird im Einsatzplan automatisch fortgeschrieben.

Über das Jahresarbeitszeitkonto könnt ihr euch auch bei der Adexa oder dem Apothekerverband informieren.

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💡Lest auch die anderen Hilfeartikel zum Einsatzplan. Eine Übersicht über alle Artikel findest Du hier >

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