💡 Die Musterwoche dient als Berechnungsgrundlage für das Stundenkonto und die Abwesenheiten.

Die Musterwoche ist - wie der Name schon sagt - ein Muster für die ideale Arbeitswoche des Mitarbeiters. Diese legt ihr für jeden Mitarbeiter an.

Diese ideale Arbeitswoche umfasst dabei exakt die vertraglich vereinbarten Stunden, für die ein Mitarbeiter eingestellt wurde, und verteilt sie auf die einzelnen Wochentage.

Dabei könnt ihr Stunden auf alle Tage gleich verteilen (Durchschnittsmethode),
oder ihr tragt für jeden Tag unterschiedliche Stunden ein.

Entweder legt ihr das für jeden Mitarbeiter fest, oder ihr besprecht es jeweils individuell.

Damit habt ihr die Soll-Stunden pro Tag festgelegt.

💡Eine Musterwoche kann nur 1x pro Mitarbeiter besprochen werden. Verschiedene Musterwochen zur gleichen Zeit können pro Mitarbeiter nicht existieren; dies würde dem Sinn & Zweck der Musterwoche widersprechen. Die Tage in der Musterwoche bilden schließlich die durchschnittlichen Arbeitszeiten des Mitarbeiters an einem Tag ab - daher die Bezeichnung "Musterwoche".

Der Sinn:

Diese Soll-Stunden dienen immer als automatische Berechnungsgrundlage für das Stundenkonto, als Normwert.
Auch für die Gutschrift der korrekten Tagesstunden für Abwesenheiten kann die Musterwoche verwendet werden.
Wenn ihr den Urlaubsanspruch eines Teilzeit-Mitarbeiters auf die tatsächlichen Arbeitstage herunterrechnen möchtet, könnt ihr in der Musterwoche genau die Tage aktivieren, die der Mitarbeiter grundsätzlich arbeiten kann.

💡 Erst wenn die Musterwoche ausgefüllt und aktiviert wurde, wird der Mitarbeiter auch in der Arbeitsplanung angezeigt. Der Grund: Die Musterwoche spiegelt die Soll-Stunden wieder, die vertraglich mit dem Mitarbeiter vereinbart wurden. Sie dient daher als Abgleich für die Stunden, die der Mitarbeiter arbeitet, und ist damit essentiell für die Berechnung der Über- und Minusstunden.

Musterwoche vs. Standardplan

Wichtig zu verstehen ist daher: Die Musterwoche ist kein Arbeitsplan. Im echten Plan ergeben sich ja regelmäßig Verschiebungen, denn kaum jemand arbeitet wirklich Woche für Woche 100%ig identisch. Wie ihr wisst, ergeben sich immer wieder Verschiebungen durch Überstunden, durch einen alternierenden Samstag oder andere Arbeitszyklen.

Verwechselt die Musterwoche daher nicht mit dem Standardplan.

Zur Erinnerung:

Mit Standardplänen hinterlegt ihr einen feststehenden Arbeitszyklus eines Mitarbeiters in apocollect, der in die wirkliche Planung übernommen wird.
Mit der Musterwoche dagegen weist ihr jedem Tag einen gewissen Stundenwert zu, der als Grundlage für die genannten Berechnungen gilt.

📌 Inhalt dieses Artikels

Bedeutung des Stundenwertes für die Berechnung von Stundenkonto + Abwesenheiten
Anlegen einer neuen Musterwoche
Ausfüllen einer Musterwoche
Methoden zur Aufteilung der Vertragsstunden
Sichtbarkeit für den Mitarbeiter

Bedeutung des Stundenwertes

Die hinterlegten Stundenwerte in der Musterwoche dienen als Berechnungsgrundlage für zwei Berechnungen.

1️⃣ Berechnung der Über- und Minusstunden

Die Stunden in der Musterwoche entsprechen den vertraglich vereinbarten Stunden, und werden daher in der Spalte Sollstunden im Stundenkonto angezeigt.

apocollect gleicht dann täglich die tatsächlich geleisteten Stunden mit diesen Werten ab,
und schreibt dem Mitarbeiter bei Abweichungen Überstunden oder Minusstunden im Stundenkonto gut.

Wie das genau aussieht, haben wir im Artikel zum Stundenkonto genau beschrieben (im Abschnitt Sollstunden).

2️⃣ Berechnung von Abwesenheiten

💡 Zur Erinnerung: Eine Abwesenheit ist eine immer ganztägige Fehlzeit eines Mitarbeiters.

Wie ihr wisst, steht es jedem Mitarbeiter zu, an

Feiertagen,
Urlaubstagen und
bei Krankheit
nicht zu arbeiten, ohne dass dies Auswirkungen auf sein Stundenkonto oder Gehalt hat.

Die Musterwoche dient euch dabei als eine von zwei möglichen Optionen zur Gutschrift dieser Stunden bei einer Abwesenheit.

Wenn ihr die Berechnung nach Musterwoche aktiviert, erreicht ihr, dass die Abwesenheiten stundengenau gutgeschrieben werden.

💡 In diesem Artikel geht es um die Schritt-für-Schritt Beschreibung, wie ihr für einen Mitarbeiter eine Musterwoche anlegt, ausfüllt und aktualisiert. Genauere Infos zu den Berechnungen bei Abwesenheiten findet ihr im Artikel Berechnungen >

Anlegen einer neuen Musterwoche

Ein Mitarbeiter wird nur im Einsatzplan angezeigt, wenn er für den Zeitraum eine aktive Musterwoche hat. Ohne aktive Musterwoche wird der Mitarbeiter im Plan nicht angezeigt, da die Berechnungsgrundlage fehlt.

Die ERSTE Musterwoche hinterlegen

Wenn ihr einen neuen Mitarbeiter zur Arbeitsplanung hinzufügt, müsst ihr für ihn auch eine Musterwoche hinterlegen.

Öffnet die Personalakte und wählt den entsprechenden Mitarbeiter aus.
Klickt in der Seitenleiste auf Musterwoche.

Ihr seht das Formular Neue Musterwoche

Gültig ab

Im ersten Schritt tragt ihr das Datum ein, ab dem die Musterwoche gültig werden soll. Ab diesem Zeitpunkt verwendet apocollect die Musterwoche im Stundenkonto zur Berechnung der Über- und Minusstunden.

Tragt also den ersten Tag ein...

... zu dem ihr den Mitarbeiter neu eingestellt habt (= Vertragsbeginn). Wenn ihr für den Mitarbeiter auch einen Standardplan hinterlegen möchtet, empfehlen wir allerdings einen Start am 1. Montag nach Vertragsbeginn, da auch Standardpläne nur an einem Montag beginnen können.
... zu dem ihr in eurer Apotheke neu mit der apocollect Einsatzplanung startet. Wir empfehlen immer zum 1. eines Monats zu starten.

Das Gültig bis-Datum könnt ihr freilassen. Dies müsst ihr nur ausfüllen, wenn ein Mitarbeiter aus der Apotheke ausscheidet.

Füllt die Musterwoche aus wie weiter unten beschrieben.

Eine WEITERE Musterwoche erstellen

Wenn sich die Arbeitszeiten verschieben oder sich die Vertragsstunden ändern, könnt ihr eine neue Musterwoche aktivieren. Gebt daher das Datum ein, ab dem die Änderung gültig werden soll.

💡 Wenn ihr für die neue Musterwoche ein Startdatum gesetzt habt und diese aktiviert, wird die bisherige Musterwoche automatisch beendet und archiviert.

Ausfüllen einer Musterwoche

Für eine Musterwoche müsst ihr nur wenige Daten eingeben.

Aufteilung der Vertragsstunden

Zum Hinterlegen der täglichen Arbeitsstunden habt ihr dabei zwei Möglichkeiten:

1️⃣ Die Arbeitszeiten werden gleichmäßig auf die Arbeitstage verteilt (Durchschnittsmethode),
2️⃣ oder ihr besprecht mit dem Mitarbeiter für jeden Wochentag individuelle Zeiten.

💡 Die Apothekengewerkschaft Adexa empfiehlt nach §4 BRTV, dass mit jedem Apothekenmitarbeiter die Arbeitszeiten pro Tag individuell besprochen und festgeschrieben werden.

1️⃣ Durchschnittsmethode

Dies ist die einfachste Methode.

Tragt im Feld Wöchentliche Stunden die vereinbarte Wochen-Arbeitszeit ein, die ihr im Arbeitsvertrag mit eurem Mitarbeiter vereinbart habt. Bei einer Vollzeitkraft sind das z. B. 40 Stunden.

apocollect verteilt diese Arbeitszeit automatisch gleichmäßig auf die Wochentage.

Die Folge: Jeder Tag ist für die Berechnung gleich viel wert.

💡 Sehr viele Apotheken nutzen diese Methode, da dadurch jedem Urlaubstag und Feiertag der gleiche Stundenwert zugewiesen wird, was viele als sehr gerecht empfinden. Genauere Infos zu den Berechnungen bei Abwesenheiten findet ihr im Artikel Berechnungen >

2️⃣ Individuelle Zeiten

Wie wir oben erläutert haben, hat die Musterwoche keine Auswirkungen auf die reale Einsatzplanung. Neben der gerade vorgestellten 1️⃣ Durchschnittsmethode habt ihr aber auch die Möglichkeit, für jeden Tag einen Stundenwert einzutragen, der dem realen Einsatzplan möglichst nahe kommt.

Wichtig: Da die Musterwoche nur eine Woche darstellt, legt man mit dem Mitarbeiter Näherungswerte für jeden Tag fest.

📌 Arbeitet ein Mitarbeiter z. B. an einem Samstag 5 Stunden und am nächsten Samstag hat er frei, hinterlegt ihr den Tagesdurchschnitt (= 2 Stunden und 30 Minuten) für diesen Tag.

So tragt ihr die Stundenwerte ein:

Ihr seht pro Tag 2 Felder. Ins linke Feld tragt ihr die Stunden ein, ins rechte Feld die Minuten.
Weist jedem Tag einen individuellen Stundenwert zu.
apocollect addiert die eingetragenen Werte automatisch und zeigt sie im Feld wöchentliche Stunden an.
Wenn ihr für alle Tage den Stundenwert eingetragen habt, MUSS (!) der Wert im Feld wöchentliche Stunden exakt der vertraglich vereinbarten Arbeitszeit entsprechen. Passt die Zeiten pro Tag daher solange an, bis die Summe stimmt.

5- oder 6-Tage-Woche

Ihr habt die Möglichkeit über die blauen Schieberegler die einzelnen Tage ein- oder auszuknipsen. Die Anzahl der hier aktivierten Tage wird für die Urlaubsberechnung verwendet.

Standardmäßig ist für eine neue Musterwoche eine 6-Tage-Woche aktiviert, da es mit den meisten Mitarbeitern in der Apotheke so vereinbart ist. Wir empfehlen, dies auch so beizubehalten, weil es häufig am einfachsten ist.

Wenn ein Mitarbeiter immer nur an 5 Tagen arbeitet und es im Arbeitsvertrag so vereinbart ist, könnt ihr auch den Samstag deaktivieren. Deaktiviert dazu einfach den entsprechenden Schiebeschalter.

💡 Diese Einstellung muss daher unbedingt mit der Vereinbarung im Arbeitsvertrag übereinstimmen. Findet sich dort z. B. die Formulierung „Der Mitarbeiter erhält 34 Urlaubstage bei einer 6-Tage-Woche“, müssen die Tage Mo - Sa akiviert sein. Wenn ihr nur 2 Tage in der Musterwoche aktiviert, werden einem Mitarbeiter dagegen nur 2 Urlaubstage abgezogen, wenn ihr im eine ganze Woche Urlaub eintragt. Ihr müsst dann die Urlaubstage im Arbeitsvertrag daher auch auf diese verkürzte Woche herunterrechnen. Davon raten wir ab, weil ihr immer neu rechnen müsst, wenn der Mitarbeiter plötzlich doch an einem dritten Wochentag arbeitet.

Speichern und aktivieren

Schritt 1: Speichern

Wenn ihr die Musterwoche fertiggestellt habt oder unterbrechen wollt, könnt ihr ihn erstellen. Nach dem Erstellen und speichern könnt ihr die Musterwoche immer wieder aufrufen und bearbeiten, bis sie fertig ist.

Damit die Musterwoche aber gültig wird, müsst ihr sie aktivieren und festschreiben.

Schritt 2: Aktivieren und festschreiben

Nach dem Speichern könnt ihr die Musterwoche aktivieren. Sie wird dann ab dem Startdatum im Stundenkonto als Soll-Zeit berücksichtigt.

Bitte beachtet dazu folgenden wichtigen Hinweis:

Eine Musterwoche kann aus Sicherheitsgründen nicht mehr editiert oder gelöscht werden,

wenn sie aktiviert ist
UND das Startdatum erreicht ist.

Der Grund:

Wenn ihr versehentlich eine ältere Musterwoche verändern würdet, hätte das weitreichende Auswirkungen auf die vergangene Planung.
Alle vergangenen Soll-Zeiten würden in dem Zeitraum rückwirkend verändert.
Das Stundenkonto des Mitarbeiters wäre völlig verfälscht.

Durch das Festschreiben der Musterwoche wird dies zuverlässig verhindert.

Vorgehen nach versehentlicher Aktivierung

Habt ihr eine Musterwoche aktiviert, könnt ihr sie noch solange wieder deaktivieren, bis das Startdatum erreicht ist. Erst wenn die Musterwoche mindestens 1 Tag gültig ist, ist eine Änderung nicht mehr möglich.

Wenn euch zu spät ein Fehler in einer bereits gültigen Musterwoche auffällt, gibt es 2 Möglichkeiten:

(Unsere Empfehlung) Ihr erstellt eine neue, korrekte Musterwoche, die morgen startet. Bereits falsch berechnete Tage könnt ihr manuell im Stundenkonto über eine Korrekturbuchung anpassen.
Nur Inhaber der Apotheke kann eine Musterwoche, der bereits läuft, in Ausnahmefällen (!) nachträglich wieder deaktivieren. Dazu klickt ihr oben rechts auf das 3-Punkte-Menü und wählt deaktivieren. Den Warnhinweis müsst ihr mit dem Wort VERSTANDEN quittieren, damit ihr wirklich niemals nur aus Versehen eine wichtige Änderung vornehmt.

⚠️ Achtung! Wir raten von einer nachträglichen Deaktivierung und Veränderung einer aktiven Musterwoche ab. Diese Änderungen können weitreichende Auswirkungen auf die vergangene Planung haben. Führt eine Deaktivierung daher nur dann durch, wenn ihr euch sehr sicher seid, was ihr tut.

Zusammenfassung

Mit Hilfe der Musterwoche berechnet apocollect für euch die korrekten Überstunden und Minusstunden des Mitarbeiters im Stundenkonto .
Die Musterwoche ist dazu eine von zwei Möglichkeiten, um ganztägige Abwesenheiten stundengenau gutzuschreiben. Der Vorteil: Ihr braucht den Urlaub nicht manuell in Stunden einbuchen, wie ihr es vielleicht bei der manuellen Planung mit Papier oder Excel gemacht habt.
Zum Ausfüllen der Musterwoche benötigt ihr nur drei Angaben aus dem Arbeitsvertrag: die vereinbarten Wochenstunden, auf wieviel Wochentage sich der Urlaubsanspruch bezieht, und das Datum, ab dem diese Vereinbarung gültig wird.
Ihr könnt diese Vertragsstunden gleichmäßig auf die Wochentage verteilen lassen, oder ihr bewertet jeden Tag individuell.

💡Lest auch die anderen Hilfeartikel zum Einsatzplan. Eine Übersicht über alle Artikel findest Du hier >

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Die Musterwoche als Berechnungsgrundlage