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Aufgaben-Zuständigkeiten

Wenn ihr eine Aufgabe erstellt und diese niemandem aus eurem Team zuweist, seit ihr selbst dafür verantwortlich. Niemand sonst kann diese Aufgabe sehen.

Wenn ihr die Aufgabe aber jemand anderem zuweisen möchtet, habt ihr verschiedene Möglichkeiten.

Aufgabe zuweisen

Wenn ihr eine Aufgabe erstellt findet ihr (wie bei einem Beitrag im Journal) das Feld "Zuständige Mitarbeiter, Filialen oder Gruppen auswählen". Ein Klick öffnet die Empfängerauswahl.

Ihr könnt jetzt

  • einen Mitarbeiter auswählen
  • mehrere Mitarbeiter auswählen
  • einen oder mehrere Standorte auswählen
  • einen oder mehrere Berufe auswählen
  • eine oder mehrere Gruppen auswählen

oder die einzelnen Punkte miteinander kombinieren.

https://hilfe.apocollect.de/storage/images/N2/zustandiger-personenkreis.png

Tipp: Achte immer darauf, dass Du nur Empfänger auswählst, die die Aufgabe am Ende auch wirklich übernehmen sollen. Dadurch bleibt es übersichtlicher und jeder sieht nur Aufgaben, die auch für ihn relevant sind.

Zuweisung an Gruppen

Eine sehr praktische Funktion in apocollect: Du brauchst dich bei der Erstellung einer Aufgabe noch nicht festlegen, wer genau eine Aufgabe erledigen muss. Du kannst zunächst auch einen Personenkreis auswählen (s. oben). Die verantwortliche Person wird erst dann aus diesem Kreis bestimmt, wenn die Aufgabe auch fällig ist.D

Der Vorteil: Aufgaben werden auch wirklich immer gesehen und erledigt, und bleiben nicht liegen, wenn ein Mitarbeiter krank ist, im Urlaub oder vielleicht gekündigt hat.

Ein weiterer Vorteil: Wenn ihr einen neuen Mitarbeiter habt, sieht er ebenfalls in Zukunft diese Aufgabe, wenn er dem entsprechenden Standort, der Gruppe o. Ä. zugeordnet ist.

Diese Art der Aufgabenverteilung ist die natürlichste, die effektivste, und auch für euch die einfachste. Ihr könnt die Aufgaben jetzt einmal vorausplanen, ohne immer wieder nachjustieren zu müssen. Das System erneuert sich automatisch. Gerade für Apotheken ist dieses agile System das Beste! Schließlich müssen viele Aufgaben gar nicht von einer festen Person erledigt werden, wohl aber zu einem festen Zeitpunkt.

Die Aufgabe kann dann natürlich immer von der gleichen Person übernommen werden; es kann aber auch jedes Mal jemand anderes machen. Dadurch sammelt nicht ein Mitarbeiter eine Art Herrschaftswissen an, denn das ist gefährlich falls er mal ausfällt.

Alle oder einer

Wenn Du eine Aufgabe mehreren Personen zuweist, kannst Du festlegen,

  • ob es alle davon erledigen müssen, oder
  • ob es nur eine Person davon übernehmen muss.

https://hilfe.apocollect.de/storage/images/N2/alle-oder-einer.png

Aufgabe übernehmen oder zuweisen

Aufgaben, die für einen Personenkreis erstellt wurden, aber nur von einer Person darauf erledigt werden müssen, findet ihr in der Liste "Nicht zugeordnet" wieder.

Unsere Empfehlung: Guckt jeden Morgen kurz in diese Liste und überlegt, was ihr davon übernehmen könnt. Stellt euch dafür ggf. kurz im Team zusammen. So weiß jeder was insgesamt zu tun ist und was seine eigenen Aufgaben für den Tag sind.

Aufgabe selbst übernehmen

  • Öffne die Detailansicht einer Aufgabe.
  • Klicke auf "Aufgabe übernehmen", um die Verantwortung für eine Aufgabe zu übernehmen.

https://hilfe.apocollect.de/storage/images/N2/aufgabe-ubernehmen.png

Aufgabe anderen zuweisen

Alternativ können Aufgaben auch anderen Personen zugeordnet werden, z. B. vom Apothekenleiter.

  • Öffne die Detailansicht einer Aufgabe.
  • Wähle oben rechts die 3-Punkte aus, wodurch das Aktionsmenü geöffnet wird.
  • Klicke auf "Verantwortliche bearbeiten"
  • Es öffnet sich ein Fenster. Im unteren Bereich siehst du alle Mitarbeiter, die die Aufgabe übernehmen könnten. Wähle einen Mitarbeiter aus; diese wird dann im oberen Bereich angezeigt.
  • Der ausgewählte Mitarbeiter wird automatisch über die Zuweisung benachrichtigt.

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Delegierte Aufgaben überwachen

In der Liste "Übertragene Aufgaben" findet ihr alle Aufgaben wieder, die ihr erstellt habt und die von anderen Mitarbeitern erledigt werden müssen.

Wenn ein Mitarbeiter spontan ausfällt, könnt ihr die Zuständigkeit auch nachträglich ändern:

  • Öffne die Detailansicht einer Aufgabe.
  • Wähle oben rechts die 3-Punkte aus, wodurch das Aktionsmenü geöffnet wird.
  • Klicke auf "Verantwortliche bearbeiten".
  • Es öffnet sich ein Fenster. Im oberen Bereich siehst Du die Person, die aktuell verantwortlich ist. Klicke auf das (x) um den Mitarbeiter zu entfernen.
  • Weise entweder direkt einen neuen Mitarbeiter zu aus der Auswahl im unteren Fensterbereich, oder lasse es frei. Dann erscheint die Aufgabe wieder unter nicht zugeordnet.

Meine Zuständigkeit

Aufgaben, für die Du verantwortlich bist, findest Du in den Listen "Meine Aufgaben" oder "Heute".

Lies dazu auch den Hilfeartikel "Aufgabenlisten".

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