Mitarbeiter sind bei vielen Abwesenheiten gesetzlich oder tariflich geschützt. Sie erhalten also bei vielen Fehlzeiten (wie z. B. Krankheiten, Urlaub oder Feiertagen) trotzdem Arbeitsstunden in Ihrem Zeitkonto gutgeschrieben.

Wieviele Stunden das sind, hängt davon ab was ihr für eure Apotheke festlegt bzw. im Team entscheidet. Es gibt grundlegend zwei verschiedene Berechnungsmodelle.

Wichtig zu wissen ist:

• Ihr könnt pro Abwesenheit die gleiche oder eine andere Berechnungsgrundlage einstellen.
• Die Einstellung erfolgt einmal in der Grundkonfiguration eures Einsatzplaners.

💡 Beide Berechnungsmodelle sind geprüft und in Ordnung, und werden jeweils von zahlreichen Apotheken verwendet.

Im Folgenden stellen wir euch beide Modelle kurz vor. Wofür ihr euch entscheidet steht euch wie gesagt frei.

Berechnungsmodelle

Möglichkeit A: Berechnung nach Musterwoche

Die Musterwoche ist eine sehr transparente Möglichkeit, um Stunden bei einer Abwesenheit gutzuschreiben. Das Prinzip dahinter ist sehr einfach:

• Ihr legt einmalig eine perfekte Arbeitswoche für euren Mitarbeiter fest. Mehr Infos >
• In dieser Musterwoche legt ihr pro Tag genau die Stunden fest, die im Falle einer entschuldigten Abwesenheit gutgeschrieben werden.

Dabei gibt es 2 Varianten:

Individuelle Verteilung

Dies ist die Empfehlung der Adexa. Dazu schaut ihr euch an, wieviele Stunden ein Mitarbeiter durchschnittlich an einem Wochentag arbeitet.

💡 [Beispiel] Lena arbeitet Montags abwechselnd 6 Stunden und 8 Stunden. In der Musterwoche werden daher z. B. 7 Stunden eingetragen, da es genau dem Durchschnitt entspricht.

Anschließend tragt ihr für jeden Wochentag diese Stunden ein. Wie das geht, haben wir im Artikel zur Musterwoche genau erklärt. Mehr Infos >

Es ist also wichtig zu wissen: Eine Musterwoche kann nur 1x pro Mitarbeiter besprochen werden. Die Tage in der Musterwoche bilden die durchschnittlichen Arbeitszeiten des Mitarbeiters an einem Wochentag ab - daher die Bezeichnung Musterwoche: Der Mitarbeiter bekommt unabhängig von der geplanten Zeit diese durchschnittlichen Musterstunden gutgeschrieben.

Die Tageswerte werden 1x vereinbart und gelten, bis ihr eine neue Verteilung besprecht (bei Vertragsänderungen o. Ä.)

Durchschnittsmethode (1/6 Methode)

Ihr könnt auch alle Arbeitsstunden des Mitarbeiters gleichmäßig auf die einzelnen Wochentage verteilen. Der Mitarbeiter bekommt dann für jeden Urlaubstag, Feiertag oder Ausfall durch Krankheit die gleichen Stunden gutgeschrieben.

Im folgenden Beispiel wurde mit dem Mitarbeiter eine Musterwoche vereinbart, bei der für jeden Tag ein Stundenwert von 5 Stunden und 50 Minuten vereinbart wurde.

Egal an welchem Tag er Urlaub nimmt und wieviel er normlerweise an dem Tag gearbeitet hätte: Der Mitarbeiter bekommt immer 5:50 gutgeschrieben.

Möglichkeit B: Berechnung nach Planzeit

Alternativ zur Musterwoche könnt ihr auch hinterlegen, dass ein Mitarbeiter bei einer Abwesenheit exakt die Stunden gutgeschrieben bekommt, die er an dem Tag eingeteilt gewesen wäre.

Im folgenden Beispiel seht ihr, wie bei dieser Mehtode jeder Urlaubstag also exakt die Stunden ersetzt, die der Mitarbeiter zuvor eingeplant war.

• Am 8. November hätte der Mitarbeiter 3:15 Stunden arbeiten müssen, und bekommt diese durch den Urlaubstag ebenfalls gutgeschrieben.
• Am 8. November hätte der Mitarbeiter seinen langen Tag und hätte 9:00 Stunden arbeiten müssen, und bekommt diese durch den Urlaubstag ebenfalls vollständig gutgeschrieben.

💡 Wie gesagt gibt es hier kein Richtig und kein Falsch, sondern alle Möglichkeiten werden aktiv von Apotheken eingesetzt.

💡 Viele Apotheken haben auch pro Abwesenheitstyp eine abweichende Einstellung. Für Urlaube wenden sie z. B. die Durchschnittsmethode an, damit jeder Urlaubstag den gleichen Wert hat. Das empfinden viele Apotheken als sehr gerecht. Für Feiertage oder Krankheiten lassen sie aber die Planzeit (Methode B) gutschreiben, damit ein Mitarbeiter durch eine Krankheit oder einen Feiertag keine Über- oder Minusstunden ansammeln kann.

Wenn ihr hierzu weitere Informationen wünscht, berät euch hierzu auch gerne der Apothekerverband oder die Adexa.