Freigeben der Arbeitspläne
💡 Die Freigabe ist der digitale Aushang eines fertigen Plans, sodass ihn jeder Mitarbeiter sehen kann.
📌 Inhalt dieses Artikels
- Einen Plan freigeben
- Auto-Benachrichtigungen des Teams
- Änderungen an einem freigegebenen Plan
- Anzeige im Mitarbeiter-Kalender
- [Sonderfall] Dauerhafte Freigabe
Wenn ihr bislang auf Papier oder mit Excel geplant habt, dann kommt irgendwann der Zeitpunkt, an dem ihr die Planung für die nächsten Wochen fertiggestellt habt. Alle Urlaube wurden eingetragen und Vertretungen dazu gefunden. Ihr druckt den Plan also aus, hängt ihn an die Pinnwand (oder verschickt ihn als PDF) und sagt eurem Team Bescheid.
Ihr habt den Plan für euer Team freigegeben.
In apocollect funktioniert es genauso, allerdings benötigt ihr dazu nur einen Knopfdruck, und alle weiteren Schritte erfolgen automatisch.
Einen Plan freigeben
Um einen Plan freizugeben öffnet die Planeransicht, und klickt oberhalb der Planungstabelle auf Freigeben. Es öffnet sich ein Fenster.
Standort auswählen.
Pläne werden immer pro Filiale freigegeben. Ihr könnt also für eine Filiale den Plan bereits freigeben, und für eine andere noch nicht.
Wenn ihr mehrere Standorte in apocollect hinterlegt habt, wählt daher als Erstes den Standort aus.
💡 Ob ein Plan für einen Mitarbeiter freigegeben wird oder nicht, hängt immer von seinem Hauptstandort ab, dem ihr ihm in der Administration zugewiesen habt. Wenn der Mitarbeiter in mehreren Standorten parallel arbeitet, sieht er natürlich auch die Schichten, die er in einer anderen Filiale arbeiten muss - selbst, wenn ihr den Standort noch nicht freigegeben wurde.
Fortlaufende Freigabe vs. Zeitinseln
Wählt nun aus, in welchem Zeitbereich ihr den Plan freigeben wollt: Fortlaufend oder als Zeitinsel.
Fortlaufend [Standard]
Die fortlaufende Freigabe des Plans ist der Standard. Dabei grenzt der neue Freigabebereich unmittelbar an den bisherigen.
- Wenn ihr den Plan beim letzten Mal bis zum 31.10. freigegeben habt, schaltet ihr jetzt den Plan ab dem 1.11. frei, z. B. für eine Woche oder einen Monat.
- Der Plan ist durchgängig freigegeben ohne Unterbrechung.
Zeitinseln
In einigen wenigen Fällen erleichtert es euch aber, wenn ihr nur eine kleine Zeitinsel freigebt.
- Bei einer Zeitinsel gebt ihr nur einen kurzen Zeitraum in der Zukunft frei.
- Dieser Zeitraum grenzt nicht an den bislang freigegeben Zeitraum an.
Beispiel: Auch wenn ihr den Plan bislang nur bis zum 31.10. geplant und freigegeben habt, könnt ihr den Plan z. B. für die Weihnachtstage, für Ostersamstag oder die nächsten Sommerferien freigeben. Den Plan für November und die ersten Dezemberwochen habt ihr aber noch nicht fertig geplant.
Der Vorteil liegt auf der Hand: Ihr könnt besonders wichtige Zeiträume, bei denen Mitarbeiter lange vorausplanen möchten, bereits freigeben, lange bevor ihr mit der fortlaufenden Methode soweit wärt. Damit gebt ihr eurem Team maximale Planungssicherheit, und erspart euch selbst dutzende Rückfragen.
💡 Bei Zeitinseln sollte euer Team natürlich dafür sensibilisiert sein, dass sich in Ausnahmefällen noch nachträgliche Verschiebungen ergeben können (wie eigentlich ja immer). Wenn z. B. eine Mitarbeiterin schwanger wird oder kündigt, müssen die Zeiträume gegebenenfalls nochmal neu geplant werden.
Auto-Benachrichtigungen des Teams
Die Mitarbeiter werden automatisch benachrichtigt,
- wenn ein Plan für sie freigegeben wird,
- wenn eine Schicht in einem bereits freigegebenen Plan geändert wird, und
- wenn eine Schicht in der Vergangenheit geändert wird.
Die Benachrichtigungen erfolgen
- innerhalb apocollect über die Glocke, in der auch die anderen Benachrichtigungen aus der Software auftauchen,
- und auf dem Handy per Push, wenn der Mitarbeiter die App installiert und die Push-Benachrichtigungen angeschaltet hat.
💡 Solange ein Plan noch nicht freigegeben ist, könnt ihr natürlich in Ruhe planen und Schichten bearbeiten. Die Mitarbeiter werden dann noch nicht benachrichtigt.
Änderungen an einem freigegebenen Plan
Wer bislang mit Papier oder Excel geplant hat, kennt diese Situation: Ein Mitarbeiter fällt spontan aus oder ihr entdeckt einen Fehler in der Planung. Entweder ihr korrigiert den ausgedruckten Plan daher mit dem Kugelschreiber, oder ihr müsst ihn erneut ausdrucken, und euer Team informieren.
Mit dem apocollect Einsatzplaner ist dies nicht mehr notwendig. Wenn ihr eine Änderung an einem freigegebenen Plan vornehmt, werden die betroffenen Mitarbeiter automatisch benachrichtigt,
Die geänderten Arbeitszeiten werden sofort im Kalender des Mitarbeiters angezeigt.
Anzeige im Mitarbeiter-Kalender
Nach der Freigabe erscheinen die Arbeitsschichten im persönlichen Kalender des Mitarbeiters, oder können im Smartphone-Kalender abonniert werden. Mehr erfahren >
[Sonderfall] Dauerhafte Freigabe
Einige Apotheken wünschen sich, dass die Pläne dauerhaft freigegeben sind. Als Folge soll das ganze Team alle Pläne bis in die ferne Zukunft sehen.
💡 Wir empfehlen dies nicht, da sich Pläne in ein paar Monaten im Normalfall nicht genau vorausplanen lassen. Der Grund: Mitarbeiter können ausfallen oder hinzukommen, es muss eine Urlaubsvertretung geplant werden, ein Arzt nebenan ändert die Öffnungszeiten und ihr müsst die Pläne daran anpassen,... usw. Sinnvoller ist daher meist das Freigeben mit den Zeitinseln (s.o.).
Auch wenn dies nicht unsere Empfehlung ist, könnt ihr dies in eurer Apotheke dennoch mit einem kleinen Workaround ermöglichen.
- Klickt dazu auf Plan freigeben.
- Wählt ggf. einen Standort aus.
- Wählt ein Freigabedatum z. B. 2 Jahre in der Zukunft.
Durch die langfristige Freigabe werden Mitarbeiter dann natürlich auch über jede Änderung benachrichtigt.
💡 Weist euer Team auf jeden Fall darauf hin, dass die langfristigen Pläne noch nicht fertig geplant sind, sondern sich nachträglich durch alle möglichen Unwägbarkeiten noch ändern können.
Zusammenfassung
- Die Freigabe ist der digitale Aushang eines fertigen Plans, sodass ihn jeder Mitarbeiter sehen kann.
- Ein Mitarbeiter wird über eine Änderung an einem freigegebenen Plan automatisch benachrichtigt.
- Bei noch nicht freigegebenen Pläne könnt ihr in Ruhe Anpassungen vornehmen, ohne dass der Mitarbeiter benachrichtigt wird.
- Ihr könnt die Pläne fortlaufend freigeben, oder auch nur einzelne, wichtige Zeitinseln in der Zukunft.
- Die Mitarbeiter sehen ihren freigegebenen Arbeitsplan in ihrem Kalender an PC & Handy.
💡Lest auch die anderen Hilfeartikel zum Einsatzplan. Eine Übersicht über alle Artikel findest Du hier >
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