💡 Die Planeransicht ist der zentrale Ort, an dem ihr Arbeitspläne für die gesamte Apotheke einsehen und bearbeiten könnt.

Wer die Einsatzpläne der Apotheke erstellt und verwaltet, benötigt ihr zwei Dinge:

Eine rasche Übersicht, ob ausreichend Personal anwesend ist und wo noch Lücken sind,
und gleichzeitig einen Blick für die Details.

Mit der Planeransicht habt ihr beide Punkte im Blick, ohne zwischen verschiedenen Ansichten hin- und herschalten zu müssen.

📌 Inhalt dieses Artikels

Bei diesem Artikel handelt es sich um einen umfangreichen Übersichtsartikel. Lest ihn euch daher einmal aufmerksam durch, denn dies in die zentrale Ansicht zur Planung.

1️⃣ Aufbau der Planeransicht
2️⃣ Liste der Mitarbeiter
3️⃣ Elemente der Wochenansicht:

Schneller Überblick: Der Zeitbalken
Blick fürs Detail: Die genaue Arbeitszeit
Bereiche in der Apotheke
Darstellung von Abwesenheiten
Datums-Navigation
Filter auf Standorte oder Mitarbeiter
Ansicht bei Filialverbünden

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1️⃣ Aufbau der Planeransicht

Der Aufbau ist wie folgt:

In der ersten Spalte seht ihr die Namen eurer Mitarbeiter, die gegliedert sind nach den Standorten, in denen sie arbeiten.
Jede der weiteren 7 Spalten steht für einen Tag der Woche (Mo - So).
Die Zeilen zeigen jeweils die Arbeitszeiten für einen Mitarbeiter.

Jeder Mitarbeiter hat also pro Tag ein Feld, in dem seine Arbeitszeit oder eine Abwesenheit (z. B. Urlaub) angezeigt wird.

📌 Die Planeransicht wird in Kürze noch um eine Monatsansicht erweitert. Weitere geplante Weiterentwicklungen findest Du in unserer Roadmap >.

2️⃣ Liste der Mitarbeiter

In der 1. Spalte seht ihr eine Auflistung aller Mitarbeiter. Dabei ist die Liste sortiert

nach den Standorten
nach den Berufen, und
anschließend nach Nachnamen.

Zusätzlich zum Mitarbeiternamen seht ihr die wichtigsten Planungszahlen auf einen Blick, und zwar

Wieviele Überstunden hat der Mitarbeiter insgesamt am Ende der Woche (Sonntagabend). Dies ist die farbige Zahl: Eine blaue Zahl bedeutet, dass der Mitarbeiter Überstunden angehäuft hat. Eine rote Zahl bedeutet, dass der Mitarbeiter Minusstunden angehäuft hat.
Für wieviele Arbeitsstunden ist der Mitarbeiter in dieser Woche eingeteilt?
Wie ist die vertraglich vereinbarte Arbeitszeit (z. B. Vollzeit 40 Stunden, Teilzeit...)

💡 Es ist praktisch, diese Werte direkt im Blick zu haben. Der Grund: Wenn ihr spontan einen abwesenden Mitarbeiter ersetzen müsst, könnt ihr zunächst diejenigen fragen, die Minusstunden angesammelt oder nur wenige Überstunden haben. Dadurch lauft ihr nicht Gefahr, immer nur denjenigen zu fragen, der schon dutzende Überstunden hat, und verteilt die Arbeitszeiten gerechter.

Wenn ihr Änderungen an der Planung vornehmt, aktualisieren sich die Stunden live.

Klickt auf den Mitarbeiternamen, und ihr landet sofort in der Anzeige des Stundenkontos des Mitarbeiters.

3️⃣ Elemente der Wochenansicht

Die Wochenansicht ist die wichtigste Ansicht für die Planung. Der Aufbau folgt einer Tabellenform. Dabei findet ihr in jedem Feld folgende Elemente, die euch das Arbeiten erleichtern:

Schneller Überblick: Zeitbalken

Der farbige Strich oben im Feld gibt euch einen schnellen, groben Überblick, zu welcher Zeit der Mitarbeiter an diesem Tag eingeteilt ist. Mit jeder Stunde, die der Mitarbeiter arbeitet, wird der Balken länger. Die Position bestimmt sich daraus, wann der Mitarbeiter arbeiten muss.

Die Farbe des Zeitbalkens entspricht der Farbe des Standortes. Die Farben könnt ihr in der Administration > Standorte festlegen. Hierdurch könnt ihr sofort erkennen, in welchem Standort der Mitarbeiter gerade eingeteilt ist.

Ist der Zeitbalken in der Mitte mit einer grauen Lücke unterbrochen, so zeigt euch dies genau den Zeitpunkt der geplanten Pausenzeit an.

Blick fürs Detail: Die genaue Arbeitszeit

In jedem Feld seht ihr außerdem die genauen Anfangs- und Endzeiten. Der farbige Zeitbalken gibt euch also einen groben Überblick, aber an den Zahlen könnt ihr minutengenau erkennen, wann der Mitarbeiter eingeteilt ist. So könnt ihr z. B. sehr genau und schnell erkennen, ob ausreichend Personal um 8.00 anwesend ist, oder ob jemand erst später kommt.

Es wird dabei immer die erste Anfangszeit des Tages und der Zeitpunkt des Feierabends angezeigt. Arbeitet ein Mitarbeiter an einem Tag in mehreren getrennten Arbeitsschichten (z. B. weil in mehreren Standorten eingeteilt wurde), kannst Du die Maus über den einzelnen Abschnitten des Zeitbalkens schweben lassen, damit Dir die Teil-Stunden angezeigt werden.

Auf der rechten Seite in jeder Zelle seht ihr die addierten Arbeitsstunden, die der Mitarbeiter an diesem Tag arbeitet. Diese Stunden werden dem Stundenkonto gutgeschrieben.

Bereiche in der Apotheke

Wenn ihr mögt, könnt ihr für jeden Standort auch noch den genauen Bereich festlegen, in dem der Mitarbeiter arbeiten soll. Klassische Bereiche sind z. B. Labor, Lager, Backoffice, Büro oder HV. Wenn ihr es noch genauer wollt, könnt ihr natürlich auch eine genaue Kasse zuweisen.

Bereiche sind optional, d. h. ihr braucht sie nicht festzulegen, oder ihr nutzt sie nur ab und zu.

Darstellung von Abwesenheiten

Abwesenheiten ist der Oberbegriff für Urlaube, Krankheiten, Sonderurlaub, ganztägige Fortbildungen und so weiter.

📌 Mehr Infos zu den Abwesenheiten findet ihr hier >

Hat ein Mitarbeiter grundsätzlich an einem Tag frei, bleibt das Tagesfeld weiß.
Arbeitet ein Mitarbeiter an einem Tag oder in einer Woche aufgrund einer Abwesenheit nicht, wird das Feld grau dargestellt. Der Grund der Abwesenheit wird dann im Feld angezeigt, sodass ihr sofort wisst, was los ist.

💡 Wenn ein Mitarbeiter abwesend ist und aktuell nicht arbeitet - weil er krank ist oder im Urlaub - wird er standardmäßig an seinem Hauptstandort angezeigt. Den Hauptstandort ordnet ihr jedem Mitarbeiter einmalig in der Administration zu: mehr Infos >

Datums-Navigation

Bei der Planung musst Du oft zwischen verschiedenen Datumsbereichen hin- und herspringen. Dafür kannst Du den schnellen Datumpicker verwenden (oben rechts).

Klicke auf Heute um sofort zur aktuellen Woche zurückzukehren.
Spring mit den < und > Buttons schnell eine Woche hin- oder zurück.
Klicke auf den Namen des Monats, um die Kalenderübersicht zu öffnen. Wähle einen bestimmten Tag, oder springe schnell zwischen ganzen Monaten.

Filter auf Standorte oder Mitarbeiter

Wenn Du dich gerade auf die Planung für einen Mitarbeiter oder nur für ausgewählte Standorte fokussieren möchtest, kannst Du dies ebenfalls tun:

Gib den Namen des Mitarbeiters ein, und apocollect filtert die Ansicht sofort. Vergiss nicht, den Filter anschließend wieder zu löschen. 🙂
Klappe am Pfeil die aktuell nicht benötigten Standorte zu.

Ansicht bei Einsatz in verschiedenen Standorten

Wenn ihr die Arbeitszeiten in einem Filialverbund plant, kommt es häufig vor, dass Mitarbeiter in verschiedenen Standorten arbeiten. Ihr wollt aber natürlich nicht ständig hin- und herscrollen, um euch ein vollständiges Bild über den Arbeitsplan zu machen.

In der Planeransicht seht alle Arbeitszeiten, ohne den Blick für den aktuellen Standort zu verlieren:

Bei Arbeitszeiten, die der Mitarbeiter an dem Standort hat, den ihr gerade betrachtet, sind die Farben kräftig dargestellt.
Bei Arbeitszeiten, die der Mitarbeiter an einem anderen Standort hat, sind die Farben schwach dargestellt. Wenn ihr die Maus über diesem Feld schweben lasst, werden die Farben hier ebenfalls kräftig hervorgehoben.

Zusammenfassung

Die Planeransicht ist die zentrale Ansicht zum Erstellen, Bearbeiten und Prüfen der Einsatzpläne.
In der 1. Spalte seht ihr alle Mitarbeiter, sortiert nach Filiale und Nachname.
Ihr seht zu jedem Mitarbeiter die drei wichtigsten Kennzahlen auf einen Blick: 1. die Entwicklung des Gesamt-Stundenkontos, sowie 2. die aktuelle Arbeitszeit und 3. die vereinbarten Vertragsstunden.
In weiteren Spalten seht ihr die einzelnen Wochentage nebeneinander, sodass ihr einen einfachen, tabellenartigen Aufbau habt für maximale Übersicht.
Die farbigen Zeitbalken sind super für einen schnellen Überblick. Die genauen Uhrzeiten geben euch einen Blick für die Detailplanung.
Abwesenheiten färben das ganze Tagesfeld in grau.

💡Lest auch die anderen Hilfeartikel zum Einsatzplan. Eine Übersicht über alle Artikel findest Du hier >

📌 Seht Euch auch unser kostenloses Webinar zum Einsatzplaner an: Mehr erfahren >