Gruppen sind der einfachste Weg, um Themen, Projekte und Verantwortlichkeiten im Team zu bündeln.
Sie verbinden die richtigen Mitarbeiter miteinander – egal ob über Standorte hinweg oder innerhalb einer Filiale – und sorgen dafür, dass Informationen strukturiert und jederzeit wieder auffindbar bleiben.

💡 Gruppen stehen in allen Modulen zur Verfügung, in denen Empfänger ausgewählt werden können: im Journal, bei Aufgaben, im Wiki und im Kalender.

Vorteile von Gruppen

Gruppen fassen Mitarbeiter zusammen, die gemeinsam an einem Thema, Bereich oder Projekt arbeiten.
Ihr könnt sie z. B. als Empfänger für Beiträge im Journal, als Verantwortliche für Aufgaben oder als Teilnehmer von Terminen auswählen.

Eine Gruppe kann klein oder groß sein – von zwei Ansprechpartnern bis hin zum gesamten Team eines Fachbereichs. Neue Mitglieder sehen beim Beitritt automatisch alle bisherigen Inhalte, aktuellen Aufgaben und Wikiartikel der Gruppe. So können sich auch neue Kollegen eigenständig einarbeiten und sind schnell im Thema.

Jede Gruppe hat einen Namen und eine kurze Beschreibung, eine Mitgliederliste und mindestens einen Gruppenadmin.

💡 Auch Nicht-Mitglieder können Gruppen anschreiben, zum Beispiel um Fragen an Fachbereiche zu stellen oder wichtige Infos weiterzugeben.

Einsatzmöglichkeiten im Alltag

Der Einsatzzweck von Gruppen kann ganz unterschiedlich sein.

Kategorie	Beschreibung	Beispiele aus der Praxis
Organisation	Bündelt Kompetenzen im Team, auch filialübergreifend.	Marketing, Einkauf, Pharmazie, Leitung
Themen & Wissen	Themenbezogene Zusammenarbeit und strukturierte Ablage von Infos.	Kammer & Verband, QMS, Retax, Social Media
Ansprechpartner	Expertenrunden und Fachgruppen, die gezielt angesprochen werden können.	Technik, Retax, Rezeptur, Arbeitsplanung, Buchhaltung
Dokumentation	Gruppen als Journal-Ordner für langfristige Themen oder Nachweise: mehr Infos >	Unterweisungen, Lob & Beschwerden, Neueinführungen
Projekte	Austausch zu bestimmten Vorhaben oder Aktionen.	Umbau, Filialeröffnung, Aktionstag, Präqualifizierung

💡 Auch Mini-Gruppen mit nur 1–2 Personen sind oft praktisch, um Ansprechpartner zu bündeln oder Verantwortlichkeiten klar abzubilden (z. B. Organisation oder Buchhaltung). So finden Mitarbeiter auch in größeren Verbünden sofort den richtigen Ansprechpartner, wenn sie noch neu im Team sind.

Tipp: Sortierung mit Gruppen

Gruppen können auch genutzt werden, um Informationen nach Themen zu sortieren – selbst wenn keine Mitglieder hinzugefügt werden. Dazu erstellt ihr einfach eine leere Gruppe und setzt sie beim Erstellen eines Beitrags in Kopie (CC). Anwendungszwecke und Vorteile findet ihr hier >

Gruppen beitreten

Wenn ihr zu einer Gruppe hinzugefügt wurdet, erscheint eine Benachrichtigung in eurer Glocke.

Wenn ihr selbst einer Gruppe beitreten möchtet, die für euch sichtbar ist, könnt ihr um Aufnahme bitten. Der Gruppenadmin erhält eure Anfrage und kann sie bestätigen oder ablehnen. Ihr seht Inhalte einer Gruppe erst, nachdem ihr Mitglied geworden seid.

📱 In der App	🖥️ Im Browser
Öffnet das Journal-Menü und wählt die Gruppe.	Öffnet die Gruppenübersicht und klickt auf die gewünschte Gruppe.
Tippt auf „Beitreten“.	Klickt auf „Beitreten“.

Gruppe erstellen

Grundsätzlich kann jeder Mitarbeiter Gruppen erstellen, falls ihr diese Berechtigung nicht eingeschränkt habt. Prüft aber vorher, ob es eine ähnliche Gruppe bereits gibt, um doppelte Strukturen zu vermeiden.

• Eine Gruppe macht immer dann Sinn, wenn es sich um ein größeres oder wiederkehrendes Thema handelt, wenn regelmäßig Informationen ausgetauscht werden oder wenn mehrere Personen dauerhaft gemeinsam an etwas arbeiten.
• Keine eigene Gruppe braucht ihr dagegen für Einzelthemen, die nur vorübergehend besprochen werden – etwa die Planung des nächsten Flyers oder einer einmaligen Aktion. Hier reicht ein normaler Beitrag im Journal mit Kommentaren, z. B. innerhalb der bestehenden Gruppe „Marketing“.

📱 In der App	🖥️ Im Browser
Gruppen können nur im Browser erstellt werden.	Öffnet im Journal die Seitenleiste und klickt auf „Gruppen > Gruppenübersicht“.
–	Klickt auf „Neue Gruppe anlegen“, gebt Name, Beschreibung und Gruppenart (sichtbar oder unsichtbar) an.
–	Klickt auf „Erstellen“. Die Gruppe erscheint in der Übersicht.

💡 Unsichtbare Gruppen eignen sich für vertrauliche Themen wie Personalthemen oder Führung – sie erscheinen nicht in der Übersicht und können nur auf Einladung betreten werden. Dadurch können nur Mitglieder an die Gruppe schreiben.

Mitglieder hinzufügen und verwalten

Nur Admins können Mitglieder einladen, entfernen oder weitere Admins ernennen.

📱 In der App	🖥️ Im Browser
Öffnet das Journal-Menü (oben links) und wählt die Gruppe.	Öffnet die Gruppe über die Seitenleiste im Journal.
Tippt in der Titelleiste auf „Gruppeninfo“ und dann rechts auf das Personen-Symbol.	Klickt auf das Personen-Symbol rechts oben in der Mitgliederliste.
Wählt einen oder mehrere Mitarbeiter aus und bestätigt.	Wählt Mitarbeiter aus und klickt auf „Zur Gruppe hinzufügen“.

💡 Wenn der einzige Admin die Gruppe verlässt, wird automatisch das älteste Gruppenmitglied neuer Admin.

Weitere Gruppenadmins ernennen

Zu Beginn ist der Gruppengründer automatisch der Admin. Es besteht aber auch die Möglichkeit, weitere Gruppenadmins zu ernennen. Klickt dazu neben dem betreffenden Mitarbeiternamen auf das kleine 3-Punkte-Menü und wählt „Adminrechte geben“.

Gruppe bearbeiten und archivieren

Gruppenname und Sichtbarkeit

Um eine Gruppe zu bearbeiten, öffnet sie im Browser und klickt unter dem Gruppenbild auf Bearbeiten.
Hier könnt ihr den Namen, die Beschreibung und die Gruppenart (sichtbar oder unsichtbar) anpassen.

Gruppenbild

Um ein Gruppenbild hinzuzufügen, klickt auf Foto hochladen. Es öffnet sich ein graues Feld – wählt dort ein Bild von eurer Festplatte aus oder zieht es per Drag & Drop hinein. Anschließend könnt ihr den passenden Bildausschnitt auswählen und speichern.

Gruppe archivieren

Um eine Gruppe zu archivieren, klickt auf das Papierkorb-Symbol rechts oben. Die Gruppe und alle Inhalte bleiben unter Archivierte Gruppen erhalten und können jederzeit wiederhergestellt werden.

👉 Beim Archivieren werden keine Daten gelöscht.

Praxisbeispiele aus der Apotheke

Zweck	Beispiele
Organisation	Gruppe „Marketing“ für Aktionen und Flyerplanung
QM & Dokumentation	Gruppe „Lob & Beschwerden“ für interne Kundenrückmeldungen
Fachthemen	Gruppe „Kammer & Verband“ für Verbandsinfos und AMK-News
Schulungen	Gruppe „Unterweisungen“ zum Nachweis von Pflichtunterweisungen
Projekte	Gruppe „Neue Filiale“ für Umbau oder Neueröffnung
Technik & Support	Gruppe „Technik“ für Druckerprobleme und PC-Fragen
Personal	Gruppe „Leitung“ oder „Dienstplanung“ für Führungsrunden

Fazit

Gruppen machen eure Zusammenarbeit deutlich strukturierter. Ihr spart Zeit, vermeidet Dopplungen und sorgt dafür, dass Themen dort landen, wo sie hingehören. Durch die Integration in alle Module von apocollect – Journal, Aufgaben, Wiki und Kalender – werden Gruppen zu einem echten Organisationswerkzeug für den gesamten Apothekenalltag.

FAQ

Was sind unsichtbare Gruppen und wie können wir sie einsetzen?

Unsichtbare Gruppen eignen sich für vertrauliche Themen wie Personalthemen oder Führung – sie erscheinen nicht in der Übersicht und können nur auf Einladung betreten werden. Dadurch können nur Mitglieder an die Gruppe schreiben.

Beispiel: Legt in eurem Filialverbund z. B. eine unsichtbare Gruppe „Leitung“ an, die nur für ausgewählte Personen bestimmt ist – etwa Inhaber und Filialleitungen. In dieser Gruppe besprecht ihr vertrauliche Themen wie Personalfragen, schwierige Mitarbeitersituationen, Verhandlungen mit wichtigen Partnern oder strategische Unternehmensentscheidungen.

Alle anderen Teammitglieder sehen diese Gruppe weder in der Empfängerauswahl noch in den Übersichten. Nur die berechtigten Personen können Beiträge, Aufgaben und Wikiartikel für diese Gruppe erstellen. So bleibt der Gruppenverlauf geschützt, übersichtlich und auf die Themen fokussiert, die ausschließlich zur Leitungsebene gehören.

Wer kann Gruppen erstellen?

Jeder Mitarbeiter mit Schreibrechten im Journal kann Gruppen erstellen. Optional könnt ihr die Möglichkeit über die Rollen- und Berechtigungseinstellungen auf bestimmte Mitarbeiter beschränken.

Was passiert, wenn ich eine Gruppe archiviere?

Die Gruppe verschwindet aus der Übersicht, kann aber jederzeit reaktiviert werden. Alle bisherigen Beiträge bleiben im Journal erhalten.

Können auch Nicht-Mitglieder an Gruppen schreiben?

Ja, sofern die Gruppe sichtbar ist. Das ist praktisch, wenn jemand einer Fachgruppe eine Frage stellen oder Informationen weitergeben möchte.

Können Nicht-Mitglieder die Gruppeninhalte sehen?

Nein, nur Mitglieder der jeweiligen Gruppe sehen Gruppenbeiträge, -aufgaben oder Wikiartikel. Wenn ein Beitrag aber zusätzlich an einen Standort oder Beruf gesendet wurde, sehen auch diese Empfänger den Beitrag im Journal.

Können neue Mitglieder alte Inhalte sehen?

Ja. Neue Gruppenmitglieder sehen automatisch alle bisherigen Beiträge der Gruppe. Das erleichtert die Einarbeitung und sorgt für Transparenz.

Wie unterscheiden sich Gruppen im Journal und im Chat?

Im Chat sind Gruppen für schnelle, flüchtige Nachrichten gedacht. Im Journal und den anderen Modulen dienen Gruppen der strukturierten Organisation und Dokumentation – mit Kommentaren, Aufgaben und klarer Nachverfolgbarkeit. Mehr dazu: Chat vs. Journal vs. Wiki