Eine Gruppe ist die beste Möglichkeit, wenn ihr die Inhalte zu einem Thema bündeln möchtet. Egal ob in einer Mitteilung, einem Wiki-Artikel, einer Aufgabe oder einem Termin: Die Gruppe steht euch überall in der Empfängerauswahl zur Verfügung.

Gruppen verbessern eure Zusammenarbeit daher deutlich, denn ihr habt immer mit einem Klick alle Mitarbeiter zusammen, die es interessiert. Neue Mitarbeiter können einer Gruppe beitreten und sich - nach Freigabe - schnell in einen Themenbereich einlesen.

In einer Gruppe können sich verschiedene Mitarbeiter aus unterschiedlichen Gründen zusammenfinden. Gruppen können z. B. als Empfänger für neue Beiträge oder als Verantwortliche für Aufgaben ausgewählt werden. Dadurch braucht ihr nicht immer alle Mitarbeiter einzeln auszuwählen. Das geht natürlich auch filialübergreifend.

🗄️ Einsatzmöglichkeiten

Jede Gruppe ist erstmal gleich, aber der Einsatzzweck kann ganz unterschiedlich sein. Mitglieder können schnell innerhalb einer Gruppe Nachrichten austauschen.

Beliebte Vorteile sind:

Inhalte können in der Gruppe schnell untereinander diskutiert werden. Nur Mitglieder können Inhalte in der Gruppe lesen.
Ladet ihr einen weiteren Mitarbeiter in die Gruppe ein, hat dieser Zugriff auf die vorherigen Inhalte und kann auf das bisherige Archiv zugreifen.
Auch Nicht-Mitglieder können die Gruppe anschreiben, um Informationen zu verteilen oder Fragen zu stellen.

Eine Gruppe kann aus vielen Mitarbeitern bestehen, aber manchmal auch nur aus 1-2 Personen, um z. B. Ansprechpartner zu einem Thema zu bündeln.

1️⃣ Organisation

Bündelt Kompetenzen im Team, auch filialübergreifend. Plant und besprecht interne Infos, arbeitet effizient zusammen, auch über Filialgrenzen hinweg.

💡 Beispiele: Marketing, Pharmazie, QMS

2️⃣ Themengruppen

Bündelt Informationen zu einem Thema und lest alles geordnet nach, wenn ihr es benötigt. Alles ist sauber kategorisiert.

💡 Beispiele: Kammer + Verband, Heimbelieferung, Social Media

Gruppen als Journal-Ordner: Im Journal ist eine beliebte Funktion auch das "Sortieren mit Gruppen", wodurch die Gruppen wie Ordner eingesetzt werden. Dazu schickt ihr eure Mitteilung an bestimmte Empfänger und in Kopie (CC) an diese Gruppe ohne Mitglieder. Wenn ihr die Gruppe später öffnet, seht ihr alle Beiträge geordnet untereinander. Mehr Infos >

3️⃣ Ansprechpartner

Erstellt Gruppen aus Experten zu einem Themengebiet, damit jede Frage gezielt beantwortet wird. cWenn ihr eine Frage oder ein Problem habt, findet ihr dadurch sofort die richtigen Ansprechpartner. Die Gruppenmitglieder können natürlich auch innerhalb der Gruppe Themen unter sich diskutieren.

💡 Beispiele: Technikfragen, Retax, Arbeitsplanung

🔎 Sonderfall: Unsichtbare Gruppen

Unsichtbare Gruppen können prinzipiell die gleichen Anwendungszwecke haben. Der Unterschied: Unsichtbare Gruppen werden nicht in der Übersicht angezeigt. Ihr seht die Gruppen daher nur, wenn ihr bereits eingeladen wurdet. Unsichtbare Gruppen können daher auch nicht von Nicht-Mitgliedern angeschrieben werden.

Ein Beitritt ist daher nur auf Einladung möglich. Das ist sinnvoll, wenn ihr z. B. eine Gruppe wollt, die nicht von anderen Mitarbeitern angeschrieben werden soll.

💡 [PDF] Zum Start mit apocollect habt ihr von uns einen Leitfaden zu den Gruppen erhalten mit vielen Praxisbeispielen, wie Apotheken diese einsetzen. Wenn ihr diesen Leitfaden nicht mehr zur Hand habt, schreibt uns gerne eine Email.

❓ Gruppe: ja oder nein?

Jeder Mitarbeiter kann Gruppen erstellen. Bitte prüft aber vorher, ob es eine vergleichbare Gruppe bereits gibt.

Eine Gruppe macht immer dann Sinn, ...

wenn es sich um ein umfangreiches Projekt handelt, z. B. die Eröffnung einer Filiale, einen Umbau, eine "Einsatzgruppe Corona", Einführung eines Onlineshops ...
wenn es sich um ein Thema handelt, für das es regelmäßig Infos gibt, z. B. Arbeits- und Urlaubsplanung, Betreuung des Onlineshops, Marketing- und Aktionsplanung, Kosmetik & Freiwahl, ...

Keine Gruppen sind erforderlich für Einzelthemen, auch wenn diese eine längere Zeit diskutiert werden, wie z. B. die Zusammenstellung des nächsten Flyers. Gierfür reicht i. d. R. ein Beitrag mit Kommentaren in einer Gruppe "Marketing".

Gruppe erstellen

Eine Gruppe wird im Journal am Computer erstellt:

Öffnet das Journal am PC/Tablet und
wählt aus der Seitenleiste Gruppen > Gruppenübersicht.
Auf der rechten Seite könnt ihr eine neue Gruppe anlegen.

Ihr werdet dazu nach folgenden Infos gefragt:

Gruppenname: Wähle einen kurzen und prägnanten Namen
Kurzbeschreibung: Zeige anderen in wenigen Worten, worum es in der Gruppe geht
Gruppenart: Gruppen sind im Normalfall für alle sichtbar. Wenn ihr eine "geheime" Gruppe erstellen wollt, wählt "unsichtbare Gruppe" aus. Die Gruppe ist dann nur sichtbar für alle, die ihr einladet.

Mitglieder hinzufügen und verwalten

Wenn Du die Gruppe erstellt hast bist Du der Gruppenadmin. Du kannst daher deine Kollegen zur Gruppe einladen.

Im Browser:

Öffne die betreffende Gruppe über die Seitenleiste im Journal.
Rechts auf der Seite sieht siehst Du die Gruppenmitglieder. Klicke auf das Hinzufügen-Symbol.
Wähle einen oder mehrere Mitarbeiter aus und klicke auf "Zur Gruppe hinzufügen".

In der App

Öffne Journalmenü (oben links) und wähle die passende Gruppe.
Klicke in die Titelleiste der Gruppe.
Klicke auf das Hinzufügen-Symbol.
Wähle einen oder mehrere Mitarbeiter aus und klicke auf "Hinzufügen".

Die ausgewählten Mitarbeiter sind sofort Gruppenmitglied und werden darüber benachrichtigt. Sie können jetzt auf die Inhalte in der Gruppe zugreifen.

Weitere Gruppenadmins ernennen

Der Gruppengründer ist der Gruppenadmin. Nur der Gruppenadmin kann neue Mitglieder hinzufügen und die Gruppe umbenennen oder archivieren. Es besteht aber auch die Möglichkeit weitere Gruppenadmins zu ernennen. Diese haben dann ebenfalls alle Rechte. Klickt dazu neben dem betreffenden Mitarbeiternamen auf das kleine 3-Punkte-Menü und wählt Adminrechte geben.

💡 Wenn es nur einen Gruppenadmin gibt und dieser die Gruppe verlässt, wird automatisch derjenige der neue Gruppenadmin, der am längsten in der Gruppe ist.

Gruppe bearbeiten und archivieren

Um eine Gruppe zu bearbeiten,

klicke unter dem Gruppenbild auf Bearbeiten (1).
Um ein Gruppenbild hochzuladen, klicke auf Foto hochladen. Es öffnet sich ein graues Quadrat. Klicke darauf, um ein Foto von deiner Festplatte auszuwählen, oder ziehe ein Bild per Drag & Drop in dieses Quadrat. Wähle jetzt den passenden Ausschnitt aus.

Um eine Gruppe zu archivieren, klicke auf das Papierkorb-Symbol (3). Die Gruppe und alle Inhalte bleiben unter Archivierte Gruppen wiederauffindbar. Eine Gruppe kann jederzeit wieder reaktiviert werden und es werden keine Inhalte gelöscht.

📬 Einer Gruppe beitreten

Wenn ihr noch kein Gruppenmitglied seid, könnt ihr durch Klick auf "Beitreten" um Aufnahme bitten.

Der jeweilige Gruppenadmin erhält eure Anfrage und kann sie bestätigen oder ablehnen. Ihr seht erst Inhalte in der Gruppe, wenn eure Anfrage bestätigt wurde.
Ihr bekommt dann eine Benachrichtigung in der Glocke, wenn eure Anfrage bestätigt wurde.

⛔️ Gruppe verlassen

Wenn Du eine Gruppe verlassen möchtest, rufe diese Gruppe auf und klicke auf "Gruppe verlassen". Die jeweiligen Gruppen-Admins werden darüber benachrichtigt.

Bestehende Mitglieder können außerdem vom Gruppenadmin auch wieder aus der Gruppe entfernt werden.

Unterschied Journalgruppe und Chatgruppe

Im Modul Chat könnt ihr Gruppenchats erstellen, um euch mal schnell zu einem Thema auszutauschen.

Im Unterschied zum Journal

...können aber nur diejenigen Nachrichten an die Gruppe schreiben, die auch selbst Mitglied sind,
...kann immer nur fest an alle Gruppenmitglieder geschrieben werden. Im Journal könnt ihr über die Empfängerauswahl sehr flexibel an die Gruppe + weitere Empfänger schreiben, wenn es das Thema gerade erfordert (z. B. an die Gruppe Einkauf + nur für dieses eine Thema auch an die Botenfahrer)
... sind Inhalte im Chat nur für flüchtige Inhalte gedacht, und nicht für Themen, die ihr archivieren und weiterdiskutieren möchtet.

Der Chat ist also eher für reine Kurznachrichten gedacht, und nicht für den echten Austausch in einem Team.

Mehr Infos zum Unterschied Journal - Chat haben wir euch in diesem Artikel zusammengestellt.

Gruppen im Journal