Als Voreinstellung hat bei euch nur der Admin (also i. d. R. der Inhaber der Apotheke) Vollzugriff auf alle Personalakten, und kann daran Änderungen durchführen. Die Arbeitspläne der Apotheke oder in einer Filiale werden aber häufig auch von weiteren Mitarbeitern übernommen, z. B. der Filialleitung.

In apocollect könnt ihr daher weiteren Personen (eurem Planungsteam) die Berechtigung erteilen, die Arbeitspläne für ausgewählte Mitarbeiter zu verwalten.

💡 Die Berechtigung, ob ein Mitarbeiter die Arbeitspläne ausgewählter Mitarbeiter bearbeiten darf, erfolgt im 1. Schritt in der Personalakte. Wenn ihr später noch genauer hinterlegen möchtet, was die planenden Mitarbeiter im Detail für Änderungen durchführen dürfen, könnt ihr dies im 2. Schritt noch genauer einstellen (nur für Fortgeschrittene empfohlen).

Schritt 1: Berechtigungen pro Mitarbeiter vergeben

Öffnet dazu die Personalakte und wählt den Mitarbeiter, dessen Arbeitsplanung ihr euch teilen möchtet.
Klickt in der Seitenleiste auf Stammdaten.
Rechts findest Du den Abschnitt Berechtigungen.

💡 Wichtig: Ihr müsst die Akte des Mitarbeiters öffnen, dessen Arbeitszeiten später von anderen geplant werden soll. Ihr müsst NICHT die Akte des Mitarbeiters öffnen, der hinterher Planerzugriff erhalten soll.

Beispiel: Stefanie soll dabei helfen, die Arbeitspläne von Mareike, Melanie und Manuela zu planen. Ihr öffnet dann die Akte von Mareike, und hinterlegt Stefanie als Planerin. Anschließend öffnet ihr die Akte von Melanie, und hinterlegt dort wiederrum Stefanie als Planerin, usw.

Durch diese Zuordnung wird zuverlässig vermieden, dass versehentlich falsche Berechtigungen vergeben werden.

Berechtigungsstufen

Wenn ihr bereits mit den anderen apocollect Modulen arbeitet, wird euch die Empfängerauswahl bekannt sein.

Ihr könnt für jeden Mitarbeiter 3 verschiedene Berechtigungen vergeben:

Verantwortlich

Verantwortliche Personen haben einen Vollzugriff für den Mitarbeiter und können auch weitere Berechtigungen vergeben. Das ist zunächst nur der Admin. Wir empfehlen: In den meisten Fällen sollte der Admin auch die einzige verantwortliche Person bleiben.

Vollzugriff

Personen mit Vollzugriff können alle Inhalte zu dem Mitarbeiter sehen (auch das Gehalt), aber keinen weiteren Personen Berechtigungen erteilen. Dies ist eine gute Möglichkeit z. B. für Filialleiter.

Den Vollzugriff könnt ihr aus Sicherheitsgründen nur einzeln an ein oder mehrere Personen vergeben, nicht an voreingestellte Gruppen.

Planerzugriff

Alle Personen mit Planerzugriff können die Arbeitsplanung für diesen Mitarbeiter übernehmen.

Personen mit Planerzugriff erhalten folgende Berechtigungen:

Gesamte Planeransicht für alle Standorte einsehen, auch nicht freigegebene Pläne. Der Planer sieht die sensiblen Daten (wie Stundenkonto) aber nur von den Personen, für die er auch Planungszugriff hat.
Stundenkonto und Urlaubskonto der ausgewählten Mitarbeiter einsehen und Korrekturen durchführen
Aufrufen und Ändern der Musterwoche der ausgewählten Mitarbeiter
Aufrufen und Ändern des Standardplans der ausgewählten Mitarbeiter
Den Plan freigeben oder bestehende Freigaben löschen.

📌 Personen mit Planungszufriff können das Gehalt des Mitarbeiters nicht sehen!.

Ihr könnt den Planerzugriff an eine oder mehrere Personen vergeben.

Nur in der apocollect 360 Vollversion: Wenn ihr mehrere Personen in eurem Planungsteam habt, könnt ihr auch eine ganze Gruppe zuweisen. Das ist praktisch, denn wenn ihr eine neue Person in diese Gruppe einladet, hat diese automatisch Planerzugriff auf alle Mitarbeiter, bei denen diese Gruppe hinterlegt ist. Ihr müsst dann nicht jede einzelne Berechtigung bearbeiten.

Zugriff auf die eigene Personalakte

Neben dem Planungsteam kann jeder Mitarbeiter ebenfalls jederzeit seine eigene Personalakte einsehen. Damit sorgt ihr für maximale Transparenz, was die Zufriedenheit des Teams nachweislich steigert.

Jeder Mitarbeiter kann in seiner eigenen Personalakte sehen:

Sein Stundenkonto: Wieviele Überstunden habe ich aktuell und wie wurden mir z. B. die letzten Feiertage gutgeschrieben?
Sein Urlaubskonto: Wieviele Urlaubstage habe ich in diesem Jahr noch nicht verplant?
Seinen Standardplan: Wie sieht mein aktueller Arbeitszyklus aus?
Seine Musterwoche
Seine Stammdaten

💡 Der Mitarbeiter kann selbst keine Änderungen durchführen und hat nur einen Lesezugriff.

Schritt 2: Detaileinstellungen für Planer

Ihr habt nun festgelegt, welche Mitarbeiter Arbeitspläne bearbeiten dürfen. Dies ist für die meisten Apotheken ausreichend, und es müssen keine weitere Einstellungen mehr vorgenommen werden.

Wenn ihr darüberhinaus feiner justieren möchtet, welche genauen Änderungen die planenden Mitarbeiter denn nun durchführen möchten, könnt ihr diese über die Rollen- und Berechtigungen einstellen (nur für Fortgeschrittene empfohlen).

Öffnet die Administration, und wählt links Rollen- und Berechtigungen aus.
Wählt die voreingestellte Rolle Nutzer aus.
Scrollt bei den Berechtigungen weiter nach unten, bis ihr zu den Einstellungen für die Einsatzplanung kommen.

Ihr könnt nun einzelne Funktionen ausstellen, die die planenden Mitarbeiter nicht durchführen können sollen.

Wenn ihr euch weitere, individuelle Rollen (z. B. Filialleiter) angelegt habt, könnt ihr diesen natürlich andere Rechte geben.

💡 Die Einstellungen in den Rollen- und Berechtigungen haben natürlich nur Auswirkungen auf Mitarbeiter, denen ihr im 1. Schritt auch die Berechtigung für mindestens einen Mitarbeiter gegeben habt. Es reicht also nicht, einem Mitarbeiter in der Administration eine Rolle mit allen Berechtigungen für die Einsatzplanung zuzuweisen. Ihr müsst immer mitarbeitergenau zuweise, wer welche Mitarbeiterpläne bearbeiten darf.

💡 Lest auch die anderen Hilfeartikel zum Einsatzplan. Eine Übersicht über alle Artikel findest Du hier >

📌 Seht Euch auch unser kostenloses Webinar zum Einsatzplaner an: Mehr erfahren >