Berechtigungen für die Einsatzplanung
Beim Start mit der Einsatzplanung hat zunächst nur der Administrator Zugriff auf die Personalakten. In jeder Personalakte könnt ihr bei Bedarf auch weiteren Personen (eurem Planungsteam, Filialleitern) die Berechtigung erteilen, die Arbeitspläne für ausgewählte Mitarbeiter zu verwalten.
💡 Die Berechtigung zum Planen wird in der Personalakte verteilt. Bestimmte Rollen in der Administration müssen dafür nicht verteilt werden (z. B. Admin). Das Bearbeiten der Rollen in der Administration ist eine Funktion für Fortgeschrittene und kann später dazu genutzt werden, Mitarbeitern und Planern einzelne Detail-Berechtigungen zu ermöglichen oder zu entziehen.
📌 Inhalt des Artikels
- Planungsberechtigung vergeben
- Zugriff auf die eigene Personalakte
- Individuelle Berechtigungseinstellungen für Rollen
- FAQ
Planungsberechtigung vergeben
Die Berechtigung zum Planen eines Mitarbeiters wird in dessen Personalakte vergeben.
- Öffnet dazu die Personalakte und wählt den Mitarbeiter, dessen Arbeitsplanung ihr an weitere Planer vergeben möchtet.
- Klickt in der Seitenleiste auf Stammdaten.
- Rechts findest Du den Abschnitt Berechtigungen.
⚠️ Wichtig: Ihr müsst die Akte des Mitarbeiters öffnen, dessen Arbeitszeiten von anderen geplant werden soll. In dieser Personalakte tragt ihr ein, wer darauf Zugriff erhalten soll. Bearbeitet NICHT die Akte des Planers selbst.
Beispiel:
- Stefanie soll dabei helfen, die Arbeitspläne von Mareike und Melanie zu planen.
- Ihr öffnet dann die Akte von Mareike und hinterlegt dort Stefanie als Planerin.
- Anschließend öffnet ihr die Akte von Melanie, und hinterlegt dort ebenfalls Stefanie als Planerin.
Durch diese Zuordnung wird zuverlässig vermieden, dass versehentlich falsche Berechtigungen vergeben werden.
Berechtigungsstufen
Erhält ein Mitarbeiter eine Berechtigung zum Planen, hat er standardmäßig auch Zugriff auf Arbeitspläne, die noch nicht freigegeben wurden. Mehr Infos zur Freigabe der Arbeitspläne: hier klicken >
Ihr könnt eine Personalakte ganz oder teilweise für andere Personen freigeben. Insgesamt gibt es 3 Berechtigungsstufen:
Wenn ihr euch die Tabelle am Handy anseht, dreht das Handy ins Querformat.
| Stufe | Voreingestellte Berechtigungen | Vergabe möglich an |
|---|---|---|
| Verantwortlich | Die für eine Akte verantwortlichen Personen können alle Inhalte des Mitarbeiters in der Personalakte sehen + bearbeiten, sowie die Berechtigungen der Akte an weitere Personen verteilen. | Mitarbeiter |
| Vollzugriff | Personen mit Vollzugriff können alle Inhalte des Mitarbeiters in der Personalakte sehen + bearbeiten, auch die Vertragsdaten | Mitarbeiter |
| Planerzugriff | Personen mit Planerzugriff können die Arbeitsplanung für diesen Mitarbeiter übernehmen, den Arbeitsplan freigeben und folgende Inhalte der Personalakte sehen: Stundenkonto, Urlaubskonto, Musterwoche, Standardplan | Mitarbeiter und Gruppen (nur in 360 Vollversion) |
💡Für Fortgeschrittene: Die jeweiligen voreingestellten Berechtigungen können über die Rollenverwaltung im 2. Schritt noch feinjustiert und eingeschränkt werden. Mehr dazu unten in diesem Artikel im Abschnitt „Individuelle Berechtigungseinstellungen“
Zugriff auf die eigene Personalakte
Neben dem Planungsteam kann jeder Mitarbeiter ebenfalls jederzeit seine eigene Personalakte einsehen.
Jeder Mitarbeiter kann in seiner eigenen Personalakte sehen:
- Sein Stundenkonto: Wieviele Überstunden habe ich aktuell und wie wurden mir z. B. die letzten Feiertage gutgeschrieben?
- Sein Urlaubskonto: Wieviele Urlaubstage habe ich in diesem Jahr noch nicht verplant?
- Seinen Standardplan: Wie sieht mein aktueller Arbeitszyklus aus?
- Seine Musterwoche
- Seine Stammdaten
💡 Der Mitarbeiter kann selbst keine Änderungen durchführen und hat nur einen Lesezugriff.
Individuelle Berechtigungseinstellungen
Wenn ihr in der Personalakte der Mitarbeiter festgelegt habt, wer Zugriff auf diese Akte erhalten soll, könnt ihr die Planungsberechtigungen über die Rollenverwaltung in der Administration noch feinjustieren. Ihr könnt z. B. einzelne Funktionen ausstellen, die eure Planer nicht durchführen sollen.
💡 Die Rollen haben keinen Einfluss darauf, welche Mitarbeiter der Nutzer planen darf. Die Rollen entscheiden nur darüber, WAS der Nutzer als Planer alles ändern darf.
💡 Dieser Schritt ist für die meisten Apotheken nicht notwendig und nur zur Feinjustierung für Fortgeschrittene empfohlen.
Beispiel: Ihr könnt Mitarbeitern die Planungsberechtigung in den Personalakten erteilen. Anschließend könnt ihr über diese Rollenverwaltung z. B. nur die Funktion deaktivieren, dass der Mitarbeiter Urlaubsanträge genehmigen darf oder den Plan freigeben darf.
Ihr findet die Rollenverwaltung in der Administration:
- Öffnet die Administration > Rollen- und Berechtigungen.
- Wählt rechts die Rolle aus, die ihr anpassen möchtet.
- Schaltet die Berechtigungen, die ihr verändern möchtet, ein oder aus.
- Speichert ganz unten.
Voreingestellte Berechtigungen für die Rollen
Wenn ihr euch die Tabelle am Handy anseht, dreht das Handy ins Querformat.
| Berechtigung | Beschreibung | Rolle Nutzer | Rolle Planer | Rolle Admin |
|---|---|---|---|---|
| Empfohlene Standardrolle für Mitarbeiter, die nur planen sollen | Empfohlene Rolle für Mitarbeiter, die planen und auch die Grundeinstellungen in der Administration ändern sollen | Empfohlene Rolle nur für Inhaber | ||
| Zugriff auf Einsatzplanung | Der Nutzer darf die Arbeitspläne sehen. | ja | ja | ja |
| Zugriff auf die Standortpläne | Der Nutzer darf die Arbeitspläne aus allen Standorten sehen, wenn diese freigegeben wurden. | ja | ja | ja |
| Zugriff auf nicht-freigegebene Pläne als Planer | Der Nutzer sieht noch nicht freigegebene Pläne. | Nur, wenn er für mindestens einen Mitarbeiter die Planungsberechtigung hat | Nur, wenn er für mindestens einen Mitarbeiter die Planungsberechtigung hat | Nur, wenn er für mindestens einen Mitarbeiter die Planungsberechtigung hat |
| Darf Mitarbeiteranträge sehen und genehmigen | Der Nutzer darf Anträge von Mitarbeitern bearbeiten. | Nur für Mitarbeiter, für die er die Planungsberechtigung hat | Nur für Mitarbeiter, für die er die Planungsberechtigung hat | Nur für Mitarbeiter, für die er die Planungsberechtigung hat |
| Darf Stempelzeiten sehen und genehmigen | Der Nutzer darf die Stempelzeiten von Mitarbeitern bearbeiten. | Nur für Mitarbeiter, für die er die Planungsberechtigung hat | Nur für Mitarbeiter, für die er die Planungsberechtigung hat | Nur für Mitarbeiter, für die er die Planungsberechtigung hat |
| Schichten bearbeiten | Der Nutzer darf Arbeitszeiten planen und bearbeiten. | Nur für Mitarbeiter, für die er die Planungsberechtigung hat | Nur für Mitarbeiter, für die er die Planungsberechtigung hat | Nur für Mitarbeiter, für die er die Planungsberechtigung hat |
| Plan freigeben | Der Nutzer darf den Arbeitsplan freigeben. | Nur, wenn er für mindestens einen Mitarbeiter die Planungsberechtigung hat | Nur, wenn er für mindestens einen Mitarbeiter die Planungsberechtigung hat | nNur, wenn er für mindestens einen Mitarbeiter die Planungsberechtigung hat |
| Zugriff auf Personalakte | Der Nutzer darf die Übersicht der Personalakte öffnen. | ja | ja | ja |
| Zugriff auf Stammdaten | Der Nutzer darf auf die Stammdaten zugreifen. | Nur für Mitarbeiter, für die er den Vollzugriff hat | Nur für Mitarbeiter, für die er den Vollzugriff hat | Nur für Mitarbeiter, für die er den Vollzugriff hat |
| Zugriff auf Vertragsdaten | Der Nutzer darf auf die Vertragsdaten zugreifen. | Nur für Mitarbeiter, für die er den Vollzugriff hat | Nur für Mitarbeiter, für die er den Vollzugriff hat | Nur für Mitarbeiter, für die er den Vollzugriff hat |
| Zugriff auf Stundenkonto | Der Nutzer darf auf das Stundenkonto zugreifen. | Nur für Mitarbeiter, für die er die Planungsberechtigung hat | Nur für Mitarbeiter, für die er die Planungsberechtigung hat | Nur für Mitarbeiter, für die er die Planungsberechtigung hat |
| Stunden-Korrekturen eintragen | Der Nutzer darf Korrekturen am Stundenkonto eintragen. | Nur für Mitarbeiter, für die er die Planungsberechtigung hat | Nur für Mitarbeiter, für die er die Planungsberechtigung hat | Nur für Mitarbeiter, für die er die Planungsberechtigung hat |
| Stunden-Korrekturen bearbeiten | Der Nutzer darf Korrekturen im Stundenkonto bearbeiten. | Nur für Mitarbeiter, für die er die Planungsberechtigung hat | Nur für Mitarbeiter, für die er die Planungsberechtigung hat | Nur für Mitarbeiter, für die er die Planungsberechtigung hat |
| Zugriff auf Urlaubskonto | Der Nutzer darf auf das Urlaubskonto zugreifen. | Nur für Mitarbeiter, für die er die Planungsberechtigung hat | Nur für Mitarbeiter, für die er die Planungsberechtigung hat | Nur für Mitarbeiter, für die er die Planungsberechtigung hat |
| Urlaubs-Korrekturen eintragen | Der Nutzer darf Korrekturen am Urlaubskonto eintragen. | Nur für Mitarbeiter, für die er die Planungsberechtigung hat | Nur für Mitarbeiter, für die er die Planungsberechtigung hat | Nur für Mitarbeiter, für die er die Planungsberechtigung hat |
| Urlaubs-Korrekturen bearbeiten | Der Nutzer darf Korrekturen im Urlaubskonto bearbeiten. | Nur für Mitarbeiter, für die er die Planungsberechtigung hat | Nur für Mitarbeiter, für die er die Planungsberechtigung hat | Nur für Mitarbeiter, für die er die Planungsberechtigung hat |
| Zugriff auf Musterwoche | Der Nutzer darf auf die Musterwoche zugreifen. | Nur für Mitarbeiter, für die er die Planungsberechtigung hat | Nur für Mitarbeiter, für die er die Planungsberechtigung hat | nNur für Mitarbeiter, für die er die Planungsberechtigung hat |
| Musterwoche bearbeiten | Der Nutzer darf die Musterwoche bearbeiten. | Nur für Mitarbeiter, für die er die Planungsberechtigung hat | Nur für Mitarbeiter, für die er die Planungsberechtigung hat | Nur für Mitarbeiter, für die er die Planungsberechtigung hat |
| Zugriff auf Standardplan | Der Nutzer darf auf den Standardplan zugreifen. | Nur für Mitarbeiter, für die er die Planungsberechtigung hat | Nur für Mitarbeiter, für die er die Planungsberechtigung hat | Nur für Mitarbeiter, für die er die Planungsberechtigung hat |
| Standardplan bearbeiten | Der Nutzer darf den Standardplan bearbeiten. | Nur für Mitarbeiter, für die er die Planungsberechtigung hat | Nur für Mitarbeiter, für die er die Planungsberechtigung hat | Nur für Mitarbeiter, für die er die Planungsberechtigung hat |
| Zugriff auf die Administration | Der Nutzer darf die Administration öffnen. | nein | ja | ja |
| Tätigkeit erstellen | Der Nutzer darf neue Tätigkeiten erstellen. | nein | ja | ja |
| Tätigkeit bearbeiten | Der Nutzer darf Tätigkeiten bearbeiten. | nein | ja | ja |
| Tätigkeit löschen | Der Nutzer darf Tätigkeiten löschen. | nein | nein | ja |
| Abwesenheit erstellen | Der Nutzer darf Abwesenheiten erstellen. | nein | ja | ja |
| Abwesenheit bearbeiten | Der Nutzer darf Abwesenheiten bearbeiten. | nein | ja | ja |
| Abwesenheit löschen | Der Nutzer darf Abwesenheiten löschen. | nein | nein | ja |
| Bereich erstellen | Der Nutzer darf Bereiche erstellen. | nein | ja | ja |
| Bereich bearbeiten | Der Nutzer darf Bereiche bearbeiten. | nein | ja | ja |
| Bereich löschen | Der Nutzer darf Bereiche löschen. | nein | ja | ja |
Wenn ihr euch weitere, individuelle Rollen (z. B. Filialleiter) angelegt habt, könnt ihr diesen natürlich andere Rechte geben.
💡Mehr Infos zu der Rollenverwaltung findet ihr im folgenden Artikel: hier klicken >
FAQ
Ich habe meiner Mitarbeiterin die Rolle des Admins zugewiesen. Trotzdem kann sie die Mitarbeiter nicht planen. Woran liegt das?
Die Rolle des Adminstrators hat nicht automatisch Auswirkungen auf die Berechtigung zur Einsatzplanung. Damit eine Planerin die Arbeitszeiten und Urlaube der Kolleginnen planen darf, muss sie also nicht unbedingt die Rolle des "Admin" besitzen. Wir empfehlen auch nicht, Mitarbeitern nur aus diesem Grund die Admin-Rolle zuzuweisen.
Vielmehr muss die Planerin bei den einzelnen Kolleginnen in der Personalakte hinterlegt werden. Eine genaue Beschreibung findet ihr oben in diesem Artikel „Planungsberechtigung vergeben“.
Meine Einsatzplaner sollen keine Urlaubsanträge und Stempelzeiten genehmigen können. Das will ich als Chefin alleine entscheiden. Kann ich das so genau einstellen?
Ja, das geht wie folgt:
- Schaue nach, welche Rollen Du deinen Mitarbeiter zugewiesen hast (Standard ist Nutzer). Du kannst es nachschauen in der Administration > Mitarbeiter.
- Einzelne Funktionen für diese Rolle könnt ihr anschließend in der Administration > Rollenverwaltung deaktivieren. Klicke die Rolle an, und deaktiviere die entsprechenden Schalter, und speichere.
Alle einzelnen Detail-Berechtigungen findest Du weiter oben im Artikel in der Übersichtstabelle.
Warum ist für die Standard-Rolle Nutzer aktiviert, dass er Schichten und Standardpläne usw. bearbeiten darf? Ich möchte ja nicht, dass jeder Mitarbeiter alles ändern darf.
Das ist auch nicht der Fall. Die Berechtigungen der Rolle kommen nur dann zum Tragen, wenn der Mitarbeiter gleichzeitig die Planungsberechtigung für eine oder mehrere Kolleginnen erhalten hat. Nur dann, wenn der Mitarbeiter in einer Personalakte den Planungszugriff erhalten hat, wirkt sich diese Berechtigung also aus und er kann Änderungen nur in dieser Personalakte durchführen. Ein Nutzer, der auf keine Personalakte Zugriff hat, darf auch keine Änderungen durchführen.
💡Lest auch die anderen Hilfeartikel zum Einsatzplan. Eine Übersicht über alle Artikel findest Du hier >
📌 Seht Euch auch unsere Onlinetour zum Einsatzplaner an: Mehr erfahren >
