Jeder eurer Mitarbeiter erhält einen eigenen persönlichen Zugang. Die Einladung erfolgt per Email.

Um neue Mitarbeiter einzuladen habt ihr zwei Möglichkeiten:

• Einzeln: Ihr legt jeden Mitarbeiter einzeln nacheinander an. Dies ist empfohlen für die Einladung einzelner Mitarbeiter oder kleiner Teams. Dieser Schritt ist in diesem Hilfeartikel beschrieben.
• Zusammen: Wenn ihr viele Mitarbeiter gleichzeitig einladen möchtet, könnt ihr diese über eine CSV-Tabelle sammeln und importieren. Lies dazu diesen Hilfeartikel >

💡 Bevor ihr die Mitarbeiter hinzufügt, solltet ihr vorher die Standorte anlegen.

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📌 Inhalt des Artikels

• Neue Mitarbeiter hinzufügen
• Sortierung im Einsatzplan
• Mitarbeiter löschen
• FAQ

📺 Seht euch diesen Einrichtungsschritt auch im Video Von 0 auf 100 an: zum Video Minute 4:54>

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Neue Mitarbeiter hinzufügen

Die Mitarbeiterverwaltung findest Du in der Administration:

• Logge Dich an einem Computer bei apocollect ein.
• Klicke in der Titelleiste auf dein Profilbild und wähle Administration.
• Wähle in der Seitenleiste Mitarbeiter aus.

Wähle den blauen Button Mitarbeiter anlegen und fülle die folgenden Felder aus.

Wenn ihr euch die folgende Tabelle am Handy anseht, dreht das Handy ins Querformat.

Bezeichnung	Art	Beschreibung
Vorname	Pflichtangabe
Name	Pflichtangabe
Email-Adresse	Pflichtangabe	Persönliche Emailadresse des Mitarbeiters. Weitere Infos siehe unterhalb dieser Tabelle.
Telefonnummer	optional	Der Mitarbeiter kann die Telefonnummer später auch selbst hinzufügen und ändern.
Standorte	Pflichtangabe	Wähle die Standorte, an denen der Mitarbeiter arbeitet.
		Wenn ihr die 360 Vollversion von apocollect nutzt, hat der Mitarbeiter Zugriff auf die Mitteilungen, Aufgaben, Wiki-Artikel und Termine für diesen Standort.
Hauptstandort	Pflichtangabe	Wähle den Standort, an dem der Mitarbeiter offiziell gemeldet ist. An diesem Standort wird der Mitarbeiter im Plan angezeigt, wenn er nicht anwesend ist und z. B. Urlaub hat oder krank ist.
Beruf	Pflichtangabe	Ihr solltet möglichst nur einen Beruf auswählen. Über den Beruf erfolgt später die Sortierung im Einsatzplan. Wenn ihr mehrere Berufe auswählt, wählt als Erstes den Beruf aus, unter dem der Mitarbeiter später im Einsatzplan einsortiert werden soll (z. B. erst Apotheker, dann Filialleiter).
		Wenn ihr die 360 Vollversion von apocollect nutzt, kann der Beruf verwendet werden, um schnell Mitteilungen, Aufgaben oder Termineinladungen an Mitarbeiter eines Berufes zu versenden.
Rolle	Pflichtangabe	Über die Rollen können später weitere Berechtigungen verteilt oder entzogen werden. Die Standardrolle für Mitarbeiter ist Nutzer. Mehr Infos >
Als Entwurf anlegen	optional	Wenn aktiviert, erhält der Mitarbeiter noch keine Einladungs-Email und kann sich noch nicht einloggen (z. B. wenn sein Arbeitsverhältnis erst in einigen Wochen beginnt). Ihr könnt ihn aber bereits im Einsatzplan eintragen. Die Einladung kann dann später direkt aus der Mitarbeitertabelle versendet werden.

Hinweis zur Email-Adresse

Die Emailadresse wird nur für den Versand der Einladung verwendet sowie für das etwaige Zurücksetzen des Passwortes. Es werden keine weiteren Emails versendet, und der Mitarbeiter erhält niemals Marketing-Emails von uns.

Wenn ihr apothekeneigene Emailadressen für eure Mitarbeiter anlegt, achtet bitte darauf, dass ihr zuerst die Emailadresse anlegt und erst dann die Einladung versendet. Eine nicht-existente Emailadresse wird ansonsten von den Emailservern für den weiteren Versand gesperrt. Wenn euch das passiert ist schreibt uns kurz eine Email an support@apocollect.de. Wir können die Emailadresse dann entsperren.

Einladungsmail erneut senden

Wenn ein Mitarbeiter seine Einladung nicht erhalten hat, kann diese immer nach 15 Minuten erneut gesendet werden. Wenn ein Mitarbeiter sich noch nicht angemeldet hat, findest du in der Mitarbeiterverwaltung den Hinweis Einladung erneut senden.

Wenn ein Mitarbeiter die Einladungsmail nicht erhält, kann dies zwei Ursachen haben:

• Die Email ist im Spam-Ordner gelandet, da sie als unerwünschte Werbung erkannt wurde.
• Die Emailadresse enthält einen Tippfehler.
• Die Emailadresse wurde vom Emailserver gesperrt. Dies kommt nur selten vor. In dem Fall schreibt uns bitte die betroffene Email an support@apocollect.de, damit wir es prüfen und die Emailadresse entsperren können.

Sortierung im Einsatzplan

Standardmäßig erfolgt die Sortierung der Mitarbeiter 1. nach der Berufsgruppe und 2. nach Nachname. Wir empfehlen, die Sortierung beizubehalten.

Um die Sortierung einzelner Mitarbeiter individuell anzupassen, öffnet die Administration > Einsatzplanung > Sortierung (in der Seitenleiste).

• Setze die Sortierung am besten zunächst einmal zurück, indem Du auf den Button Zurücksetzenklickst und speicherst.
• Verschiebe einzelne Mitarbeiter per Drag & Drop an die gewünschte Position. Klicke dazu mit der Maus auf den Mitarbeiter und verschiebe ihn. Wir empfehlen, Mitarbeiter nur innerhalb der Berufsgruppe zu verschieben.
• Speichere oben rechts.

Optische Abtrennung im Plan zwischen den Berufsgruppen

Wenn aktiv, werden die Berufsgruppen durch farbige Balken voneinander abgetrennt angezeigt für eine bessere Übersicht.

Sortierung bei mehreren Berufsgruppen

Wir empfehlen, dass jedem Mitarbeiter nur ein Beruf zugeordnet wird. Weist ihr einem Mitarbeiter jedoch mehrere Berufe gleichzeitig zu, sortiert apocollect den Mitarbeiter nach dem Beruf ein, den ihr dem Mitarbeiter als Erstes zuweist. Diese Rangfolge solltet ihr beim Anlegen der Mitarbeiter beachten und z. B. erst den Beruf Apotheker und dann Filialleiter auswählen.

Wenn ihr bei der Zuordnung mehrerer Berufe versehentlich die falsche Rangfolge gewählt habt, bearbeitet den Mitarbeiter > löscht alle Berufe > speichert > und bearbeitet den Mitarbeiter erneut. Jetzt fügt ihr die Berufe in der gewünschten Rangfolge hinzu.

💡 Denkt auch daran, euch als Chef/Admin den richtigen Beruf zuzuordnen. Nach der Neuregistrierung von apocollect wird euch zunächst der Beruf Mitarbeiter zugeordnet und ihr werdet entsprechend weit unten im Plan einsortiert.

Mitarbeiter löschen

Wenn ein Mitarbeiter die Apotheke verlässt, blendet ihr ihn zunächst im Einsatzplan aus und könnt ihr dann komplett aus apocollect löschen.

In Personalakte und Einsatzplan ausblenden

• Öffne zunächst die Personalakte des Mitarbeiters > Vertragsdaten.
• Klicke oben auf “Vertragsverhältnis beenden” und gib das Ausscheidedatum des Mitarbeiters ein.
• Nach diesem Datum wird der Mitarbeiter nicht mehr im Einsatzplan angezeigt.

Der Mitarbeiter erscheint nun in der Personalakte im Archiv. Alle relevanten Arbeitsplandaten der Vergangenheit bleiben zu Dokumentationszwecken erhalten. Du findest das Archiv, wenn du die Personalakte öffnest und oben „Archiv" wählst.

Für apocollect sperren + löschen

• Um den Mitarbeiter anschließend aus apocollect zu löschen, öffne die Administration > Mitarbeiter.
• Klicke in der Mitarbeitertabelle rechts auf das Minus-Icon. Im ersten Schritt wird der Mitarbeiter dadurch deaktiviert: Der Mitarbeiter kann sich dann nicht mehr einloggen, könnte aber ggf. zu einem späteren Zeitpunkt wieder reaktiviert werden.
• Klicke anschließend erneut rechts auf das Minus-Icon, um den deaktivierten Mitarbeiter vollständig zu löschen. Achtung: Nach dem Löschen kann der Mitarbeiter nicht mehr wiederhergestellt werden.

Mehr Infos: hier klicken >

FAQ

Ich möchte eine Mitarbeiterin im Einsatzplan für einige Monate ausblenden, da sie in dieser Zeit nicht arbeitet.

Die Sichtbarkeit eines Mitarbeiters im Plan ist von der Sollzeit abhängig. Wenn ein Mitarbeiter für einige Zeit im Personalplan ausgeblendet werden soll, gehe vor wie folgt:

• Öffne die Personalakte > Sollzeit. Hinterlege beim aktiven Sollzeit-Abschnitt das “Gültig bis”-Datum zum gewünschten Stichtag.
• Öffne anschließend die Personalakte > Standardplan und hinterlege dort das gleiche “Gültig bis”-Datum.

⚠️ Wichtig: Setze nur das „Gültig bis“-Datum und deaktiviere auf keinen Fall die Sollzeit oder den Standardplan. Die bisherigen Zeiträume und Planungsdaten sollen schließlich nicht rückwirkend verändert werden.

Der Mitarbeiter wird ab diesem Datum dann nicht mehr im Plan angezeigt, und das Stundenkonto wird ab diesem Datum eingefroren, da es keine Soll- und Planzeiten mehr gibt.

Wenn der Mitarbeiter zu einem späteren Datum zurückkehrt, kannst du einen neuen Sollzeit-Abschnitt aktivieren. Den Standardplan kannst du ebenfalls neu erstellen oder den bisherigen Standardplan duplizieren und anpassen.

In 2 Monaten startet eine neue Mitarbeiterin. Kann ich sie bereits jetzt im Einsatzplan hinterlegen? Hat sie dann auch schon Zugriff auf apocollect?

Ja, ihr könnt die neue Mitarbeiterin bereits jetzt in apocollect hinterlegen in der Administration > Mitarbeiter.

Als Entwurf anlegen: In den meisten Fällen ist es sinnvoll, dass die neue Mitarbeiterin noch keinen Zugriff auf apocollect erhält, bevor sie in der Apotheke startet. Aktiviert daher beim Eintragen den Schalter „Als Entwurf anlegen“. Dadurch erhält die Mitarbeiterin noch keine Einladungs-Email und kann sich daher auch noch nicht einloggen. Zum Starttermin könnt ihr dann über die Administration > Mitarbeiter die Einladungs-Email versenden.

Plan für die ersten Wochen exportieren: Wenn die Mitarbeiterin noch keinen Zugriff auf apocollect hat, könnt ihr den Arbeitsplan der Mitarbeiterin für die ersten Wochen exportieren und aushändigen. Wir empfehlen dazu den Export Arbeitszeiten eines Mitarbeiters aus der Personalakte > Stundenkonto. Mehr Infos >

Im Plan anlegen: Legt für die neue Mitarbeiterin in der Personalakte > Sollzeit einen neuen Sollzeit-Abschnitt an und tragt als Starttermin den 1. Arbeitstag ein. Ab diesem Tag wird die neue Mitarbeiterin dann im Einsatzplan angezeigt. Ihr könnt auch bereits den Standardplan hinterlegen. Falls gewünscht, könnt ihr den Standardplan ebenfalls exportieren, und der neuen Mitarbeiterin somit ihre regelmäßigen Arbeitszeiten mitteilen.

Ich habe den Mitarbeiter bereits über die Administration gelöscht. Er erscheint aber noch im Arbeitsplan.

Wenn ihr einen Mitarbeiter löscht, bleiben die bisherigen Arbeitsplan-Daten zur Dokumentation erhalten. Ihr könnt den Mitarbeiter jedoch ab dem Zeitpunkt des Ausscheidens im Plan über die Personalakte deaktivieren und ausblenden, indem ihr folgendermaßen vorgeht:

• Öffnet die Personalakte und wählt oben den Punkt “Archiv”.
• Wählt den gelöschten Mitarbeiter aus.
• Geht zum Punkt “Vertragsdaten” und wählt “Arbeitsverhältnis beenden”.
• Ihr solltet anschließend auch den Standardplan des Mitarbeiters zum Ausscheidedatum beenden.

Der Mitarbeiter wird dann ab dem Ausscheidetermin nicht mehr im Plan angezeigt.

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💡Lest auch die anderen Hilfeartikel zum Einsatzplan. Eine Übersicht über alle Artikel findest Du hier >

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