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Planung von Abwesenheiten

ūüí° Eine Abwesenheit ist eine immer ganzt√§gige Fehlzeit eines Mitarbeiters, wie z. B. Urlaub, Krankheit oder Elternzeit.

Neben den Arbeitsschichten gibt es nat√ľrlich auch Zeiten, in denen der Mitarbeiter nicht arbeitet. Selbst bei Vollzeit-Mitarbeitern ergeben sich freie Vor- oder Nachmittage, oder sogar ein ganzer freier Tag. Diese freien Zeiten gehen also √ľber die vereinbarte Wochenarbeitszeit hinaus und werden daher nicht bezahlt.

Dar√ľberhinaus hat jeder Mitarbeiter aber Anspruch auf weitere, bezahlte Fehlzeiten, der sich aus den gesetzlichen oder tariflichen Regelungen ergeben.

Die häufigsten dieser Abwesenheiten sind

  • die Feiertage,
  • euer Urlaub,
  • sowie Ausf√§lle durch Krankheiten.

Alle diese Abwesenheiten sind also der Arbeitszeit gleichzustellen.

ūüí° Merke: Alle Abwesenheiten werden als ganzt√§gige Fehlzeiten eingestellt, da es gesetzlich so festgelegt ist. Die genaue Berechnung der Abwesenheiten k√∂nnt ihr in apocollect aber nach allen denkbaren Modellen individuell einstellen, damit z. B. Urlaub stundengenau berechnet wird. Mehr zu den Berechnungsmodellen >

Hinzuf√ľgen von Abwesenheiten

Das Hinzuf√ľgen von Abwesenheiten geht genauso einfach wie das Hinzuf√ľgen von Schichten.

Um f√ľr einen Mitarbeiter eine neue Abwesenheit hinzuzuf√ľgen, √∂ffnet die Planeransicht.

  • Klickt auf das passende Tagesfeld, in dem ihr die Abwesenheit hinzuf√ľgen m√∂chtet.
  • Wenn ihr eine mehrt√§gige Abwesenheit hinzuf√ľgen m√∂chtet, klickt auf den 1. Tag der Abwesenheit.
  • Es √∂ffnet sich der Schichteneditor. Klickt unten links auf Abwesenheit

Es öffnet sich ein kleines Fenster.

  • W√§hlt die Art der Abwesenheit aus, z. B. Urlaub.
  • Der Tag, den ihr angeklickt habt, ist voreingestellt. Bei einer mehrt√§gigen Abwesenheit setzt ein abweichendes Enddatum.
  • [Optional] Falls erforderlich, √§ndert f√ľr diese Abwesenheit die Berechnungsmethode, die ihr in der Konfiguration voreingestellt habt. Mehr Infos >
  • [Optional] F√ľgt eine Notiz als Erinnerungsst√ľtze bei besonderen Abwesenheiten hinzu, z. B. "Hochzeit", "geplante OP" oder "Mutter-Kind-Kur".
  • Klickt auf Abwesenheit speichern.

https://hilfe.apocollect.de/storage/images/pep/abwesenheitseditor.png

Im Schichteneditor seht ihr weiterhin die urspr√ľnglich geplanten Schichten. Das ist hilfreich, denn ihr m√ľsst diese Schichten ja vielleicht an einen anderen Mitarbeiter √ľbergeben. Dar√ľber seht ihr einen roten Streifen, der die Abwesenheit und den Zeitraum anzeigt.

  • √úber das Stift-Symbol k√∂nnt ihr die Abwesenheit nachtr√§glich ver√§ndern, falls ihr z. B. den Datumsbereich ver√§ndert wollt.
  • √úber das x k√∂nnt ihr die Abwesenheit wieder l√∂schen.

https://hilfe.apocollect.de/storage/images/pep/abwesenheit-bearbeiten.png

Wenn alles eingestellt ist, speichert im Schichteneditor.

Die Abwesenheit wurde eingetragen. In der Planeransicht wird das Tagesfeld gut sichtbar und vollflächig in grau dargestellt, ist mit der jeweiligen Abwesenheit beschriftet.

https://hilfe.apocollect.de/storage/images/pep/abwesenheit-in-planeransicht.png

Feiertage

Die Feiertage stehen pro Bundesland fest, und sind daher f√ľr alle Mitarbeiter einer Apotheke gleich. Ihr braucht die Feiertage nicht manuell einzutragen, denn das macht apocollect automatisch f√ľr euch.

Hinterlegt daher in der Administration einmal pro Standort das passende Bundesland/Kanton bzw. die passende Region. Mehr Infos >

ūüí° Die Feiertage sind dann Jahr f√ľr Jahr automatisch hinterlegt, ohne dass ihr weitere Einstellungen vornehmen m√ľsst.

Eine wenige Städte haben abweichende Feiertage, die von der Regelung des Bundeslandes/des Kantons abweichen. Diese könnte ihr ebenfalls in der Konfiguration aktivieren. Mehr Infos zur Konfiguration >

[Sonderfall] Filialen in 2 Bundesländern

Es ist selten, aber es kommt vor: Wenn ihr Filialen in zwei verschiedenen Bundesl√§ndern habt, k√∂nnen sich nat√ľrlich Unterschiede f√ľr die Mitarbeiter ergeben. In NRW ist Allerheiligen z. B. ein Feiertag, in Niedersachsen nicht.

In apocollect k√∂nnt ihr daher einmal pro Standort das Bundesland hinterlegen. apocollect zeigt dann f√ľr jeden Standort die geltenden Feiertage an und ber√ľcksichtigt diese automatisch bei den jeweiligen Filialteams.

F√ľr den Mitarbeiter ist es dabei entscheidend, welchen Hauptstandort ihr ihm zugewiesen habt. Der Hauptstandort sollte dabei der Standort sein, √ľber den er auch bezahlt wird. Mehr Infos >

√úberstundenausgleich

Durch Vertretungen sammeln viele Mitarbeiter mit der Zeit Überstunden auf ihrem Stundenkonto an. Diese können anschließend durch Freizeitausgleich wieder abgebaut werden.

Die Besonderheit: Ihr könnt Überstunden

  • als ganzt√§gige Abwesenheit hinzuf√ľgen,
  • oder stundenweise eintragen.

Wir haben es genau beschrieben im Hilfeartikel √úberstundenausgleich. Zum Artikel >

Mehrere Abwesenheiten an einem Tag

Es kann vorkommen, dass zwei Abwesenheiten an einen Tag fallen.

Die beiden wichtigsten Fälle dabei sind:

  • Der Mitarbeiter wird im Urlaub krankgeschrieben.
  • Der Mitarbeiter beantragt Urlaub in einer Woche, die einen Feiertag enth√§lt.

In dem Fall ber√ľcksichtigt apocollect automatisch die h√∂herwertige Abwesenheit nach folgender Staffelung:

Feiertag > Krankheit > Urlaub

Daraus ergibt sich:

  • An einem Feiertag wird kein Urlaubstag berechnet, genauso wie an Sonntagen. Ihr k√∂nnt also einen 2-w√∂chigen Urlaub ruhig durchg√§ngig eintragen. apocollect zieht f√ľr Sonn- und Feiertage keine Urlaubstage ab.
  • Wird an einem Urlaubstag ein Tag Krankheit eingetragen, wird dem Mitarbeiter der Urlaubstag wieder gutgeschrieben.

Konfiguration der Abwesenheiten

In der Liste der Abwesenheiten sind die typischen F√§lle bereits voreingestellt. Ihr k√∂nnt die Liste mit dem Abwesenheiten dar√ľberhinaus selbstst√§ndig erg√§nzen, wenn ihr weitere F√§lle hinzuf√ľgen m√∂chtet. Mehr Infos >


Zusammenfassung

  • Eine Abwesenheit ist eine immer ganzt√§gige Fehlzeit eines Mitarbeiters, wie z. B. Urlaub, Krankheit oder Elternzeit.
  • F√ľr jede Abwesenheit k√∂nnen verschiedene Berechnungsmodelle hinterlegt werden. Mehr Infos >
  • Abwesenheiten werden wie Schichten direkt in der Planungsansicht hinzugef√ľgt.
  • Die Feiertage sind in apocollect bereits hinterlegt. Ihr m√ľsst f√ľr jeden Standort nur einmalig das Bundesland hinterlegen. Mehr Infos >
  • Ein √úberstundenausgleich kann ganzt√§gig eingetragen werden, oder auch stundenweise. Mehr Infos >

ūüí°Lest auch die anderen Hilfeartikel zum Einsatzplan. Eine √úbersicht √ľber alle Artikel findest Du hier >

ūüďĆ Seht Euch auch unser kostenloses Webinar zum Einsatzplaner an: Mehr erfahren >

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