💡 Eine Abwesenheit ist eine immer ganztägige Fehlzeit eines Mitarbeiters, wie z. B. Urlaub, Krankheit oder Elternzeit.

Neben den Arbeitsschichten gibt es natürlich auch Zeiten, in denen der Mitarbeiter nicht arbeitet. Selbst bei Vollzeit-Mitarbeitern ergeben sich freie Vor- oder Nachmittage, oder sogar ein ganzer freier Tag. Diese freien Zeiten gehen also über die vereinbarte Wochenarbeitszeit hinaus und werden daher nicht bezahlt.

Darüberhinaus hat jeder Mitarbeiter aber Anspruch auf weitere, bezahlte Fehlzeiten, der sich aus den gesetzlichen oder tariflichen Regelungen ergeben.

Die häufigsten dieser Abwesenheiten sind

die Feiertage,
euer Urlaub,
sowie Ausfälle durch Krankheiten.

Alle diese Abwesenheiten sind also der Arbeitszeit gleichzustellen.

💡 Merke: Alle Abwesenheiten werden als ganztägige Fehlzeiten eingestellt, da es gesetzlich so festgelegt ist. Die genaue Berechnung der Abwesenheiten könnt ihr in apocollect aber nach allen denkbaren Modellen individuell einstellen, damit z. B. Urlaub stundengenau berechnet wird. Mehr zu den Berechnungsmodellen >

Hinzufügen von Abwesenheiten

Das Hinzufügen von Abwesenheiten geht genauso einfach wie das Hinzufügen von Schichten.

Um für einen Mitarbeiter eine neue Abwesenheit hinzuzufügen, öffnet die Planeransicht.

Klickt auf das passende Tagesfeld, in dem ihr die Abwesenheit hinzufügen möchtet.
Wenn ihr eine mehrtägige Abwesenheit hinzufügen möchtet, klickt auf den 1. Tag der Abwesenheit.
Es öffnet sich der Schichteneditor. Klickt unten links auf Abwesenheit

Es öffnet sich ein kleines Fenster.

Wählt die Art der Abwesenheit aus, z. B. Urlaub.
Der Tag, den ihr angeklickt habt, ist voreingestellt. Bei einer mehrtägigen Abwesenheit setzt ein abweichendes Enddatum.
[Optional] Falls erforderlich, ändert für diese Abwesenheit die Berechnungsmethode, die ihr in der Konfiguration voreingestellt habt. Mehr Infos >
[Optional] Fügt eine Notiz als Erinnerungsstütze bei besonderen Abwesenheiten hinzu, z. B. "Hochzeit", "geplante OP" oder "Mutter-Kind-Kur".
Klickt auf Abwesenheit speichern.

Im Schichteneditor seht ihr weiterhin die ursprünglich geplanten Schichten. Das ist hilfreich, denn ihr müsst diese Schichten ja vielleicht an einen anderen Mitarbeiter übergeben. Darüber seht ihr einen roten Streifen, der die Abwesenheit und den Zeitraum anzeigt.

Über das Stift-Symbol könnt ihr die Abwesenheit nachträglich verändern, falls ihr z. B. den Datumsbereich verändert wollt.
Über das x könnt ihr die Abwesenheit wieder löschen.

Wenn alles eingestellt ist, speichert im Schichteneditor.

Die Abwesenheit wurde eingetragen. In der Planeransicht wird das Tagesfeld gut sichtbar und vollflächig in grau dargestellt, ist mit der jeweiligen Abwesenheit beschriftet.

Feiertage

Die Feiertage stehen pro Bundesland fest, und sind daher für alle Mitarbeiter einer Apotheke gleich. Ihr braucht die Feiertage nicht manuell einzutragen, denn das macht apocollect automatisch für euch.

Hinterlegt daher in der Administration einmal pro Standort das passende Bundesland/Kanton bzw. die passende Region. Mehr Infos >

💡 Die Feiertage sind dann Jahr für Jahr automatisch hinterlegt, ohne dass ihr weitere Einstellungen vornehmen müsst.

Eine wenige Städte haben abweichende Feiertage, die von der Regelung des Bundeslandes/des Kantons abweichen. Diese könnte ihr ebenfalls in der Konfiguration aktivieren. Mehr Infos zur Konfiguration >

[Sonderfall] Filialen in 2 Bundesländern

Es ist selten, aber es kommt vor: Wenn ihr Filialen in zwei verschiedenen Bundesländern habt, können sich natürlich Unterschiede für die Mitarbeiter ergeben. In NRW ist Allerheiligen z. B. ein Feiertag, in Niedersachsen nicht.

In apocollect könnt ihr daher einmal pro Standort das Bundesland hinterlegen. apocollect zeigt dann für jeden Standort die geltenden Feiertage an und berücksichtigt diese automatisch bei den jeweiligen Filialteams.

Für den Mitarbeiter ist es dabei entscheidend, welchen Hauptstandort ihr ihm zugewiesen habt. Der Hauptstandort sollte dabei der Standort sein, über den er auch bezahlt wird. Mehr Infos >

Überstundenausgleich

Durch Vertretungen sammeln viele Mitarbeiter mit der Zeit Überstunden auf ihrem Stundenkonto an. Diese können anschließend durch Freizeitausgleich wieder abgebaut werden.

Die Besonderheit: Ihr könnt Überstunden

als ganztägige Abwesenheit hinzufügen,
oder stundenweise eintragen.

Wir haben es genau beschrieben im Hilfeartikel Überstundenausgleich. Zum Artikel >

Mehrere Abwesenheiten an einem Tag

Es kann vorkommen, dass zwei Abwesenheiten an einen Tag fallen.

Die beiden wichtigsten Fälle dabei sind:

Der Mitarbeiter wird im Urlaub krankgeschrieben.
Der Mitarbeiter beantragt Urlaub in einer Woche, die einen Feiertag enthält.

In dem Fall berücksichtigt apocollect automatisch die höherwertige Abwesenheit nach folgender Staffelung:

Feiertag > Krankheit > Urlaub

Daraus ergibt sich:

An einem Feiertag wird kein Urlaubstag berechnet, genauso wie an Sonntagen. Ihr könnt also einen 2-wöchigen Urlaub ruhig durchgängig eintragen. apocollect zieht für Sonn- und Feiertage keine Urlaubstage ab.
Wird an einem Urlaubstag ein Tag Krankheit eingetragen, wird dem Mitarbeiter der Urlaubstag wieder gutgeschrieben.

Konfiguration der Abwesenheiten

In der Liste der Abwesenheiten sind die typischen Fälle bereits voreingestellt. Ihr könnt die Liste mit dem Abwesenheiten darüberhinaus selbstständig ergänzen, wenn ihr weitere Fälle hinzufügen möchtet. Mehr Infos >

Zusammenfassung

Eine Abwesenheit ist eine immer ganztägige Fehlzeit eines Mitarbeiters, wie z. B. Urlaub, Krankheit oder Elternzeit.
Für jede Abwesenheit können verschiedene Berechnungsmodelle hinterlegt werden. Mehr Infos >
Abwesenheiten werden wie Schichten direkt in der Planungsansicht hinzugefügt.
Die Feiertage sind in apocollect bereits hinterlegt. Ihr müsst für jeden Standort nur einmalig das Bundesland hinterlegen. Mehr Infos >
Ein Überstundenausgleich kann ganztägig eingetragen werden, oder auch stundenweise. Mehr Infos >

💡Lest auch die anderen Hilfeartikel zum Einsatzplan. Eine Übersicht über alle Artikel findest Du hier >

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