Im Stundenkonto laufen die Berechnungen von allen Tätigkeiten und Abwesenheiten zusammen. Das Stundenkonto ist einsehbar von allen Planern und vom Mitarbeiter selbst.

Das Stundenkonto zeigt an,

wieviele Über- oder Minusstunden der Mitarbeiter aktuell hat,
und wie sich das Stundenkonto entwickelt hat bzw. entwickeln wird.

Praktisch: Im Stundenkonto seht ihr außerdem genau, wieviel Arbeitszeit dem Mitarbeiter pro Tag an Feiertagen, in seinem Urlaub oder durch seine Krankheit gutgeschrieben wurde.

Stundenkonto öffnen

Aus der Personalakte

Klickt im Mitarbeiterverzeichnis auf den gewünschten Mitarbeiter, für den ihr das Stundenkonto einsehen möchtet.
Klickt in der Seitenleiste auf Stundenkonto.

Aus der Planeransicht

Auch aus der Planeransicht könnt ihr mit einem Klick ins Stundenkonto der Mitarbeiter springen, indem ihr auf den Namen des Mitarbeiters klickt (in der Spalte ganz links).

Navigation im Stundenkonto

Wenn ihr das Stundenkonto aufruft, wird euch immer der aktuelle Monat angezeigt.

Über die Datumsnavigation ganz oben könnt ihr schnell Monate vor- oder zurückspringen.
Klickt auf den Monat, um die Kalenderansicht zu öffnen, um schnell weit in der Zeit zu springen.

Aufbau des Stundenkontos

Das Stundenkonto ist eine übersichtliche Tabelle mit 5 Spalten:

(1) Datum
(2) Sollstunden
(3) Geleistete Stunden
(4) Differenz
(5) Stundenkonto gesamt

Im Folgenden eine Erläuterung, wie die Zahlen in den einzelnen Spalten zustande kommen:

(2) Sollstunden (= Musterwoche)

Jeder Mitarbeiter besitzt einen Arbeitsvertrag, in dem i. d. R. die wöchentliche Arbeitszeit angegeben ist. Dies ist die Sollzeit, oder Vertragszeit genannt.

Diese Sollzeiten werden dazu vorab von euch pro Mitarbeiter hinterlegt, und zwar in der Musterwoche. Mehr Infos zur Musterwoche >.

Die Sollzeit wird also nicht berechnet, sondern steht fest, weil ihr sie mit eurem Mitarbeiter verhandelt habt. Für diese Stunden wird der Mitarbeiter bezahlt, daher SOLL er sie auch machen. 🙂

Die Stunden in der 2. Spalte entsprechen daher den Stunden aus der Musterwoche an diesem Wochentag. Wenn ihr die Sollstunden aus einer Woche addiert (Mo+Di+Mi+Do+Fr+Sa), kommt ihr immer auf die vertraglich vereinbarten Wochenstunden.

📌 Im Beispielbild oben kommt der Mitarbeiter also auf 27 Wochenstunden (4:30 + 4:30 + 4:30 + 4:30 + 4:30 + 4:30 = 27:00). Dieser Wert steht für jede Woche fest und ändert sich erst, wenn er Mitarbeiter seine Stunden bei einer Vertragsanpassung erhöht oder reduziert.

💡 Mit Aushilfen und Botenfahrern haben Apotheken teilweise keine festen Wochenstunden vereinbart. Mehr Infos dazu findet ihr unten in diesem Artikel.

(3) Geleistete Stunden

In dieser Spalte findet ihr die exakte Anzahl der Stunden und Minuten, die der Mitarbeiter an dem Tag tatsächlich gearbeitet hat, und die in der Schichtenplanung eingetragen wurden.

Vorhersage

Bei Tagen, die noch in der Zukunft liegen, hat der Mitarbeiter natürlich noch keine geleisteten Stunden. Wenn ihr für den Mitarbeiter einen Standardplan hinterlegt habt, extrapoliert apocollect die Werte anhand dieses Standardplans für euch.

Das ist praktisch, weil ihr bereits im Voraus seht, wie sich das Stundenkonto in Zukunft entwickeln wird. Es können sich aber natürlich noch Abweichungen ergeben, wenn der Mitarbeiter zusätzliche Vertretungen übernimmt oder ausfällt.

💡 Die Tage in der Zukunft werden im Stundenkonto kursiv angezeigt.

⚙️ Anfang 2023 wird auch eine Zeiterfassung in apocollect integriert, mit der Mitarbeiter sich ein- und ausstempeln können. Nach der Genehmigung dieser Stempelzeiten durch das Planungsteam entsprechen die geleisteten Stunden dann den Stempelzeiten. Seht euch die Roadmap für zukünftige Funktionen an >

(4) Differenz

Im realen Einsatzplan können die Stunden an einem Tag oder in einer Woche natürlich von der Sollzeit abweichen: Es ergibt sich eine tägliche Differenzsumme.

Die Differenz ergibt sich aus folgender Berechnung:

[FORMEL] Es gilt: Geleistet - Sollstunden = Differenz

Daher:

Ist der Wert für die geleisteten Stunden > als die Sollstunden, macht der Mitarbeiter Überstunden. Er hat mehr geleistet als vereinbart.
Ist der Wert für die geleisteten Stunden < als die Sollstunden, macht der Mitarbeiter Minusstunden. Er hat weniger gearbeitet als vereinbart.

Viele Mitarbeiter haben einen Arbeitszyklus über mehrere Wochen, wenn sie z. B. in der einen Woche am Samstag arbeiten und in der anderen Woche nicht. Sie bauen daher in der 1. Woche Überstunden auf, die Sie in der 2. Woche wieder abbauen. Daher sind Differenzen innerhalb einer Woche oder auch über mehrere Wochen nichts Ungewöhnliches.

Nach dem Zyklus sollten sie aber möglichst ausgeglichen sein. Mehr Infos zu Arbeitszyklen und Standardplänen >

(5) Gesamt-Stundenkonto

In der letzten Spalte wird die Gesamtentwicklung des Stundenkontos angezeigt.

Die Zahl in dieser Spalte entspricht daher den Gesamt-Überstunden bzw. den Gesamt-Minusstunden des Mitarbeiters an diesem Tag.

💡 Innerhalb einer Woche sind diese Werte wenig ausschlaggebend, weil sich täglich kleine Differenzen ergeben (s. oben). Ausschlaggebend ist der Wert am Sonntag und damit am Ende der Woche.

Anbei ein weiteres Beispiel mit der Entwicklung über eine Woche:

[Tipp] Schnellansicht in der Planeransicht

Zusätzlich zum Stundenkonto seht ihr die wichtigsten Planungszahlen auch in der Planeransicht auf einen Blick, und zwar

Zeile 1: Die farbige Zahl zeigt den Gesamtwert des Stundenkontos (5) am Ende der Woche (Sonntagabend)
Zeile 2 linke Zahl: Die Anzahl der Arbeitsstunden, die der Mitarbeiter in dieser Woche eingeteilt ist = geleistete Stunden (3)
Zeile 2 rechte Zahl: Die vertraglich vereinbarten Wochenstunden = Sollstunden (2)

💡 Es ist praktisch, diese Werte beim Planen direkt im Blick zu haben. Der Grund: Wenn ihr spontan einen abwesenden Mitarbeiter ersetzen müsst, könnt ihr zunächst diejenigen fragen, die Minusstunden angesammelt oder nur wenige Überstunden haben. Dadurch lauft ihr nicht Gefahr, immer nur denjenigen zu fragen, der schon dutzende Überstunden hat, und verteilt die Arbeitszeiten gerechter.

Anzeige von Abwesenheiten

Wenn ihr im Planer Abwesenheiten eingetragen habt, z. B. Urlaub oder Krankheit, werden diese natürlich auch im Stundenkonto angezeigt und bei der Berechnung berücksichtigt.

Neben der Bezeichnung der Abwesenheit seht ihr die Stunden, die dem Mitarbeiter für diesen Tag gutgeschrieben werden. Die Berechnung kann daher

auf Basis der Musterwoche erfolgen (empfohlen von der Adexa),
oder auf Basis der ursprünglich geplanten Zeiten.

Mehr Infos zu den Abwesenheiten findet ihr hier >
Mehr Infos zu den Berechnungen für Abwesenheiten findet ihr hier >

💡Euer Mitarbeiter kann daher sehr einfach und transparent erkennen, wieviele Stunden er für diese Abwesenheit gutgeschrieben bekommen hat.

Manuelle Korrekturen

Das Planerteam hat die Möglichkeit, manuelle Stundenkorrekturen vorzuehmen.

Dies ist notwendig,

wenn dem Mitarbeiter Überstunden ausgezahlt werden, oder
wenn ihr mit der apocollect Einsatzplanung startet, um die vorhandenen Überstunden des Mitarbeiters als Startwert zu setzen.

Um eine Korrektur durchzuführen,

klickt entweder oben auf den blauen Button Korrektur + und wählt dort den passenden Tag aus,
oder ihr klickt direkt die korrekte Tageszeile, in der ihr die Korrektur vornehmen möchtet.
Wählt dann ein +, um Stunden gutzuschreiben, oder ein -, um Stunden abzuziehen.
Tragt den Wert in Stunden und Minuten ein.
Gebt eine kurze Bemerkung ein, warum ihr diese Korrektur durchführt.

Die Korrektur wird als zusätzliche Zeile eingefügt und überschreibt keine vorhanden Daten. Da der Mitarbeiter auf sein eigenes Stundenkonto jederzeit zugreifen kann, werden ihm diese Korrekturen ebenfalls sehr transparent angezeigt.

💡 In jeder Änderung ist automatisch geloggt, wer die Korrektur vorgenommen hat und wann.

In diesem Beispiel werden dem Mitarbeiter am 30.9. zwanzig Überstunden ausgezahlt:

💡 Wenn ihr Korrekturen an Tagen anlegt, die noch in der Zukunft legen, werden diese noch nicht in die Berechnung übernommen. Sobald das Datum erreicht ist, wird der Korrekturwert aber korrekt eingebucht.

Export des Stundenkontos

Oben im Stundenkonto findet ihr die Möglichkeit, das Stundenkonto für den Mitarbeiter für den angezeigten Monat zu exportieren. Ihr erhalten diese Stundenübersicht dann als PDF. Das ist vor allem praktisch für Mitarbeiter, die auf Stundenbasis arbeiten. Diese können die Schichten dann bestätigen, und Ihr könnt es ans Steuerbüro übermitteln.

Sonderfall: Mitarbeiter ohne festgelegte Sollstunden

Mit den typischen Apothekenmitarbeitern (Apotheker, PTA, PKA) wird wie beschrieben fast immer eine wöchentliche Vertragszeit vereinbart. Bei einigen Aushilfekräften oder Botenfahrern gehen Apotheken aber teilweise einen anderen Weg, da sie - je nach Auftragslage - mal mehr und mal weniger arbeiten sollen.

Legt diese Mitarbeiter ganz normal in apocollect an.
Hinterlegt in der Musterwoche eine Vertragszeit von 0.

Immer, wenn der Mitarbeiter arbeitet, tragt ihr die geleistete Schicht normal in der Planeransicht ein.

Die Folge: Jede geleistete Arbeitsstunde läuft im Stundenkonto direkt als Überstunde auf.

Bei der Lohnauszahlung erstellt ihr im Stundenkonto eine manuelle Korrektur. Damit bucht ihr aus dem Stundenkonto die Stunden aus, die dem Mitarbeiter ausbezahlt werden.

Zusammenfassung

Im Stundenkonto sieht das Planerteam und auch der Mitarbeiter, wieviele Überstunden bzw. Minusstunde er hat, und wie es sich voraussichtlich entwickeln wird.
Für jede Abwesenheit wird hervorgehoben, wieviele Stunden dem Mitarbeiter dafür gutgeschrieben wurden und was das für eine Auswirkung auf sein Stundenkonto hat.
Die Sollstunden entsprechen den Stunden, die mit dem Mitarbeiter vertraglich vereinbart sind.
Die geleisteten Stunden entsprechen den Stunden, die der Mitarbeiter tatsächlich geleistet hat (oder in der Zukunft leisten wird).
Mit manuellen Korrekturen könnt ihr Überstunden-Auszahlungen dokumentieren oder Startbestände eintragen.

💡Lest auch die anderen Hilfeartikel zum Einsatzplan. Eine Übersicht über alle Artikel findest Du hier >

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