Im Folgenden haben wir die häufigsten Fragen für euch zusammengestellt, die beim Einrichten oder im Alltag zur Zeiterfassung auftauchen.

Was passiert, wenn ein Mitarbeiter an einem Tag nicht stempelt?

Wenn ein Mitarbeiter an einem Tag nicht stempelt, an dem er zum Arbeiten eingeplant war, trägt ihm apocollect standardmäßig die Abwesenheit "Nicht gestempelt" ein. Dadurch erhält der Mitarbeiter für den Tag zunächst keine Stundengutschrift, denn schließlich hat er auch keine Arbeitszeit gestempelt.

Falls das Stempeln lediglich vergessen wurde, könnt ihr die Abwesenheit entweder direkt im Stempelmanager oder alternativ im Einsatzplan entfernen. Dadurch werden die ursprünglich geplanten Schichten des Mitarbeiters für diesen Tag wiederhergestellt. Diese können die Arbeitszeiten anschließend bei Bedarf anpassen.

💡 Alternative Möglichkeit: Ihr könnt in den Einstellungen aktivieren, dass apocollect keine Abwesenheit einträgt, wenn der Mitarbeiter an einem Arbeitstag nicht stempelt. Die Folge: apocollect behält die ursprünglich geplante Arbeitszeit (z. B. aus dem Standardplan) bei. Mehr Infos >

Muss ich alle Stempelzeiten manuell genehmigen oder geht das auch automatisch?

Stempelzeiten können automatisch genehmigt werden, sofern sie bestimmte Kriterien erfüllen. Ob dies der Fall ist oder ob eine manuelle Genehmigung erforderlich ist, hängt vom festgelegten „Toleranzbereich“ ab.

Der Toleranzbereich definiert, wie viele Minuten die gestempelte Zeit von der geplanten Arbeitszeit abweichen darf.

• Innerhalb des Toleranzbereichs: Liegt die Stempelzeit innerhalb der erlaubten Abweichung (z. B. ±10 Minuten), wird sie automatisch genehmigt.
• Außerhalb des Toleranzbereichs: Überschreitet die Stempelzeit die erlaubte Abweichung, wird sie zur manuellen Prüfung und Genehmigung vorgelegt.
• Kein Toleranzbereich: Wenn der Toleranzbereich deaktiviert ist, muss jede Stempelzeit manuell genehmigt werden.

Mit dem Toleranzbereich könnt ihr die Genehmigung für die Planer daher deutlich vereinfachen und gleichzeitig sicherstellen, dass stark abweichende Stempelzeiten nicht übersehen werden. Mehr Infos: hier klicken >

Die Einstellung erfolgt zunächst für die gesamte Apotheke, kann dann aber für einzelne Standorte oder Mitarbeiter individuell hinterlegt werden. Mehr Infos: hier klicken >

Kann ihr für einzelne Standorte oder Mitarbeiter abweichende Einstellungen für die Zeiterfassung hinterlegen?

Ja, das ist möglich. Die Zeiterfassung kann auf drei Ebenen konfiguriert werden: auf globaler Ebene, auf Standort-Ebene und auf Mitarbeiter-Ebene.

• Globale Ebene: Die grundsätzlichen Einstellungen für die Zeiterfassung werden zunächst auf globaler Ebene unter Administration > Einsatzplanung > Zeiterfassung festgelegt. Diese Vorgaben gelten zunächst für alle Mitarbeiter.


• Standort-Ebene: Abweichende Einstellungen können auf Standort-Ebene hinterlegt werden. Diese wirken sich automatisch auf alle Mitarbeiter aus, deren Hauptstandort der entsprechende Standort ist. Mehr Infos >

• Mitarbeiter-Ebene: Für individuelle Anpassungen bei einzelnen Mitarbeitern könnt ihr in der Personalakte > Zeiterfassung spezifische Einstellungen vornehmen. Mehr Infos >

Priorität der Einstellungen

• Es gilt: Mitarbeitereinstellungen > Standorteinstellungen > globale Einstellungen
• Individuelle Einstellungen auf Standort- oder Mitarbeiter-Ebene überlagern daher die Vorgaben der jeweils höheren Ebene.
• Änderungen an den globalen Einstellungen bzw. an den Standorteinstellungen haben in diesem Fall keinen Einfluss mehr auf den betroffenen Standort bzw. Mitarbeiter.

Zurücksetzen auf höhere Ebene:

Falls erforderlich, könnt ihr die Einstellungen eines Standorts oder Mitarbeiters über die Schaltfläche „Zurücksetzen“ auf die nächsthöhere Ebene zurückstellen.

💡 Tipp: Wir empfehlen, die Einstellungen möglichst einheitlich zu gestalten und nur bei Bedarf individuelle Anpassungen vorzunehmen. So bleibt die Konfiguration übersichtlich und die Zeiterfassung leichter vergleichbar.

Welche Möglichkeiten zur Erfassung der Pausenzeit gibt es?

Grundsätzlich gibt es folgende Möglichkeiten, Pausenzeiten zu erfassen:

1. Pausen stempeln: Die Mitarbeiter stempeln sich zu Beginn und Ende der Pause aus und wieder ein. ⠀
2. Pausen manuell eintragen: Die Mitarbeiter stempeln sich nicht aus und wieder ein, sondern tragen die Pausenzeit beim Ausstempeln manuell ein.


   💡 Tipp: Pausenzeit automatisch vorschlagen

   • Ihr könnt als Automatisierung festlegen, dass die geplante Pausenzeit des Mitarbeiters für den Tag beim Ausstempeln automatisch vorausgefüllt wird. 
   • Mitarbeiter müssen dann nur Anpassungen vornehmen, wenn die tatsächliche Pause von der Planung abweicht. Mehr Infos >

⠀ Es gilt: Entweder/Oder: 

• Die beiden Methoden (Stempeln oder manuelles Eintragen) schließen sich gegenseitig aus. 
• Mitarbeiter, die ihre Pausen stempeln, dürfen diese nicht zusätzlich manuell nachtragen.

Die meisten Apotheken verwenden automatische Pausen, da diese Methode im Alltag am einfachsten und zugleich am wenigsten fehleranfällig ist.

Kann der Mitarbeiter auch nur kurz für die Überstunden einstempeln, wenn er am Abend länger bleibt?

Nein, wenn ihr das Stempeln aktiviert, sollten die Mitarbeiter auch täglich ihre gesamte Arbeitszeit stempeln und erfassen. Ein Stempeln nur der Überstunden ist nicht möglich.

Falls euer Team jedoch nicht täglich stempeln soll und ihr nur tatsächlich angefallene Überstunden erfassen möchtet, ist vielleicht das „Auto-Stempeln“ die bessere Option für euch. Mit dem Auto-Stempeln können eure Mitarbeiter abweichende Arbeitszeiten in der App eintragen und eure Planer können diese genehmigen. Mehr Infos >

Ein Mitarbeiter hat 8:30 Stunden gestempelt, aber im Stundenkonto stehen weiterhin nur die 8:00 Stunden, für die er eingeplant war.

Stempelzeiten laufen zunächst in einer Tabelle, dem Stempelmanager, zusammen. Hier können Planer die Stempelzeiten prüfen und genehmigen. 

• Bis zur Genehmigung finden sich im Stundenkonto weiterhin die ursprünglich geplanten Arbeitsstunden.
• Erst nach der Genehmigung werden die gestempelten Zeiten ins Stundenkonto übernommen. Mehr Infos: hier klicken >

Die Genehmigung der gestempelten Zeiten kann dabei auch automatisch erfolgen. Mehr Infos: hier klicken >