Das Journal ist der Mittelpunkt von apocollect. Es ist die digitale Pinnwand eurer Apotheke – der Ort, an dem Informationen gesammelt, geteilt und diskutiert werden. Anders als im Chat bleiben die Themen hier dauerhaft nachvollziehbar, werden übersichtlich angezeigt und sind jederzeit wieder auffindbar.

Im Alltag bedeutet das: Statt dass Informationen irgendwo in Chats, E-Mails oder Notizen untergehen, landet alles Wichtige im Journal – klar geordnet, mit Empfängern, Kommentaren und Anhängen.

Aufbau und Funktionsweise

Das Journal ist wie ein moderner Team-Feed aufgebaut:

• In der Mitte seht ihr alle Beiträge chronologisch untereinander, ähnlich wie in sozialen Netzwerken.
• Jeder Beitrag zeigt, wer ihn erstellt hat, wann er geschrieben wurde und wer ihn empfangen hat.
• Kommentare erscheinen direkt unter dem Beitrag, damit jede Diskussion thematisch zusammenbleibt.

Alle Mitarbeiter sehen eine auf ihr Profil zugeschnittene Übersicht – also nur die Beiträge, die für sie bestimmt sind: Infos für die eigene Berufsgruppe, die eigenen Arbeitsbereiche und den eigenen Standort.
Dadurch bleibt das Journal übersichtlich und jeder bekommt genau die Informationen, die er braucht.

💡 Während in Chatgruppen vieles an euch vorbeirauscht, gerade wenn ihr einen Tag nicht anwesend wart, warten neue Informationen im Journal auf euch – sortiert nach Themen und klar gebündelt.

Beitragstypen

Je nach Anlass stehen euch verschiedene Beitragstypen zur Verfügung:

Beitragstyp	Zweck	Besonderheiten
Mitteilung	Für allgemeine Informationen, Hinweise und Abstimmungen im Alltag	Empfänger können reagieren oder kommentieren
Ankündigung	Für verbindliche Informationen, die von allen bestätigt werden müssen	Bleibt oben angepinnt, bis alle Empfänger mit PIN oder Passwort bestätigt haben
Umfrage	Für Abstimmungen, Terminfindungen oder Stimmungsbilder	Schnell erstellt, Ergebnisse sofort sichtbar

Flexible Empfänger

Im Journal könnt ihr für jeden Beitrag ganz genau festlegen, wer ihn sehen soll – und seid nicht auf starre Gruppen wie in einem Chat angewiesen. Ihr könnt bei jeder Nachricht über eine intelligente Empfängerauswahl mit einem Klick festlegen, wer diese Information wirklich braucht: bestimmte Standorte, Berufsgruppen, einzelne Mitarbeiter oder eine Kombination daraus.

💡 Es funktioniert also etwa so wie bei einer E-Mail, nur dass ihr nicht jeden Empfänger einzeln auswählen müsst. So vermeidet ihr das typische „an alle“-Problem aus WhatsApp-Gruppen, bei dem viele unnötig informiert werden und andere wichtige Empfänger fehlen.

Das sorgt nicht nur für mehr Relevanz, sondern auch für Ruhe und Aufmerksamkeit im Arbeitsalltag – weil jeder nur das sieht, was wirklich für ihn wichtig ist und es nicht zwischen unwichtigen Infos untergeht.

Reaktionen, Kommentare und Empfängerliste

Unter jedem Beitrag könnt ihr mit Emojis Reaktionen zeigen, dass ihr den Inhalt gelesen oder verstanden habt – oder einfach kurz Feedback geben.

Über die Kommentarfunktion können Fragen gestellt, Details ergänzt oder Rückmeldungen geteilt werden. Durch die Kommentare entsteht eine klare thematische Gruppierung: Jeder Kommentar steht direkt am passenden Beitrag.

💡 Im Chat (oder auch bei WhatsApp) laufen dagegen alle Nachrichten nacheinander weg – und wenn mehrere Themen parallel besprochen werden, wird es schnell unübersichtlich.

Wenn du einen Beitrag empfängst, ist außerdem wichtig zu wissen, wer noch mitliest und deine Kommentare sehen kann. Die Empfängerliste zeigt dir, an wen der Beitrag gesendet wurde. Auch Vorgesetzte oder Kollegen sehen einen Beitrag nur dann, wenn sie ebenfalls Empfänger sind – es gibt also keinen „Röntgenblick“.

Lesezeichen

Mit Lesezeichen könnt ihr Beiträge markieren, die ihr später noch einmal nachschlagen möchtet – zum Beispiel eine neue Anleitung oder ein Dokument mit wichtigen Infos. Klickt dazu auf das Sternsymbol im Beitrag.

Alle markierten Beiträge findet ihr in der Seitenleiste unter Lesezeichen. So habt ihr häufig genutzte Informationen immer griffbereit.

Sortierung

Die Beiträge sind chronologisch sortiert. Ganz oben steht der neueste Eintrag oder der Beitrag mit dem neuesten Kommentar. Dadurch habt ihr immer alles Relevante im Blickfeld und könnt nichts verpassen.

Beispiel:
Im Februar erhaltet ihr eine Info des Apothekerverbandes über die Abrechnungsmöglichkeiten für Grippeimpfungen in der nächsten Saison. Ihr schreibt dazu am 15. Februar einen kurzen Beitrag und hängt das Schreiben des Verbandes als PDF an. Der Beitrag wird allen Empfängern ganz oben angezeigt. Mit der Zeit rutscht er nach unten, weil neue Themen dazukommen. Im September werden die Impfstoffe geliefert. Eure PKA sucht im Journal nach „Grippeimpfung“ und findet den Beitrag sofort wieder. Sie kommentiert: „Die Impfstoffe sind jetzt da – hier nochmal die Info zur Abrechnung.“
Durch den neuen Kommentar erscheint der Beitrag wieder ganz oben – genau dann, wenn die Information erneut wichtig wird.

📌 Ankündigungen, die noch nicht bestätigt wurden, bleiben so lange oben angepinnt, bis ihr sie mit eurer PIN oder eurem Passwort bestätigt habt.

Benachrichtigungen

Ihr erhaltet Benachrichtigungen, wenn

• ihr einen neuen Beitrag empfangt
• euer eigener Beitrag kommentiert wird
• ihr an einer Diskussion teilnehmt und jemand antwortet.

Ihr könnt über eure Kontoeinstellungen festlegen, für welche Hinweise ihr per App-Push, per E-Mail oder nur innerhalb apocollect über die Glocke benachrichtigt werden möchtet – oder ob ihr einen bestimmten Hinweis gar nicht erhalten möchtet. Mehr Infos: hier klicken >

So bleibt ihr informiert, ohne von Benachrichtigungen überflutet zu werden.

💡 Übrigens: Wenn ihr die App nutzt, könnt ihr diese in eurer Freizeit in den Ruhemodus versetzen. Dadurch erhältst du keine Push-Benachrichtigungen mehr. Wenn du wieder arbeitest, siehst du alle entgangenen Benachrichtigungen übersichtlich in der Glocke – es geht nichts verloren.

Suche im Journal

Alle Beiträge sind durchsuchbar – egal, ob sie gestern oder vor zwei Jahren geschrieben wurden.
Gebt einfach einen Begriff in das Suchfeld oben ein, um alle passenden Beiträge zu finden.

So findet ihr schnell alte Informationen wieder, zum Beispiel zu Lieferengpässen, Aktionen, Schulungen oder alten Verbandsmitteilungen. Wenn ihr diesen kommentiert, steht er für alle Empfänger im Journal wieder ganz oben.

Praxisbeispiele aus der Apotheke

• Neue Lieferregelung vom Großhandel: Mitteilung an alle Mitarbeiter mit PDF im Anhang
• Beschwerde der Arztpraxis nebenan zum Sprechstundenbedarf: Ankündigung, die jede PKA bestätigen muss
• Ideen für den Aktionstag: Beitrag mit Kommentaren, in dem das Team Vorschläge sammelt
• Ergebnisse aus der Teamsitzung: Zusammenfassung als Beitrag
• Warnung vor Retaxfalle: Beitrag mit Hinweis und Verlinkung auf den passenden Wiki-Artikel

So wird das Journal zu einem echten Werkzeug im Alltag – für Kommunikation, Dokumentation und Wissenstransfer zugleich.

💡 Tipp: Neue AMK-Meldungen könnt ihr über das AMK-Add-on auch automatisch in apocollect abrufen und über das Journal im Team verteilen lassen. So spart ihr Zeit, haltet euer Team aktuell und dokumentiert zugleich rechtssicher, dass jede wichtige Warnung gelesen wurde. Mehr Infos: hier klicken >

Fazit

Das Journal ist das Herzstück eurer internen Kommunikation. Hier laufen alle wichtigen Informationen zusammen – klar, nachvollziehbar und dauerhaft verfügbar. Ihr könnt Fragen stellen, Feedback geben, Ankündigungen bestätigen und jederzeit ältere Beiträge wiederfinden.

Im Gegensatz zum Chat ist das Journal der Ort, an dem Wissen nicht verloren geht, sondern wachsen kann – Tag für Tag, Beitrag für Beitrag.

FAQ

Wer sieht meine Beiträge?

Nur die Empfänger, die du beim Erstellen ausgewählt hast. Andere Mitarbeiter oder Chefs sehen sie nicht, sofern sie nicht Empfänger sind.

Kann ich sehen, ob jemand meinen Beitrag gelesen hat?

Bei normalen Mitteilungen siehst du es, sobald jemand reagiert oder kommentiert hat. Bei Ankündigungen erkennst du genau, wer sie wann per PIN oder Passwort bestätigt hat und wer noch nicht.

Müssen wir ältere Beiträge manuell löschen?

Nein. Beiträge werden nicht gelöscht, sondern rutschen mit der Zeit automatisch nach unten aus dem Sichtfeld. Neue oder kommentierte Beiträge stehen immer oben. Alte Inhalte bleiben weiterhin über die Suche erreichbar.

Kann ich Beiträge später noch bearbeiten?

Ja. Du kannst deine eigenen Beiträge und Kommentare jederzeit über das Drei-Punkte-Menü bearbeiten oder löschen. Wenn du allerdings eine Ankündigung bearbeitest, werden alle bisherigen Bestätigungen automatisch entfernt – die Empfänger müssen dann neu bestätigen.

Was ist der Unterschied zwischen Journal und Chat?

Im Chat werden kleine Themen schnell geklärt und verschwinden wieder. Im Journal bleiben sie geordnet, kommentierbar und jederzeit nachvollziehbar. Mehr Infos: hier klicken >