apocollect berechnet die Urlaubstage automatisch nach euren Vorgaben. Ihr könnt für die Urlaubsberechnung aus allen Möglichkeiten wählen, die rechnerisch möglich und gesetzlich erlaubt sind. Dadurch könnt ihr für eure Apotheke genau das Urlaubsmodell hinterlegen, das sich für eure Abläufe bewährt hat.

Bei der Urlaubsberechnung sind dabei 2 grundsätzliche Entscheidungen zu treffen:

Berechnungsmethode pro Urlaubstag: Wieviele Stunden erhält der Mitarbeiter pro Urlaubstag?
Höhe des Urlaubsanspruches pro Jahr: Werden die Urlaubstage auf Grundlage der Werktage vergeben oder auf die tatsächlichen Arbeitstage umgerechnet?

📌 Inhalt des Artikels

Einstellungen hinterlegen

Schritt 1: Berechnungsmethode

Schritt 2: Werktage vs. Arbeitstage

Auswirkungen auf bestehende Urlaube

FAQ

Einstellungen hinterlegen

Die Voreinstellungen werden zunächst für euren gesamten Arbeitsbereich hinterlegt in der Administration > Einsatzplanung > Abwesenheiten.

Falls notwendig, könnt ihr für einzelne Mitarbeiter anschließend individuell abweichende Urlaubseinstellungen hinterlegen in der Personalakte > Urlaubskonto > Urlaubseinstellungen.

Schritt 1: Berechnungsmethode

Mitarbeiter sind im Urlaubsfall gesetzlich und tariflich geschützt. An Urlaubstagen erhalten Mitarbeiter daher Stunden gutgeschrieben, obwohl sie nicht arbeiten. Wieviele Stunden das genau sind, ist jedoch nicht eindeutig zu beantworten, denn es hängt von eurer Sichtweise und der gewählten Berechnungsmethode ab.

Es gibt für die Urlaubsberechnung 4 verschiedene Methoden, die ihr alle in apocollect auswählen könnt. Einmal eingestellt, berechnet apocollect alle Urlaube zukünftig automatisch.

💡 Einen ausführlichen Vergleich dieser Möglichkeiten inkl. Beispiele haben wir für euch im folgenden Hilfeartikel zusammengefasst: hier klicken >

urlaub-berechnungsmethode

Methode	Beschreibung
Berechnung nach individueller Musterwoche	Tarifliche Methode: Für den Mitarbeiter wird in der Personalakte eine individuelle Musterwoche hinterlegt auf Basis seiner vertraglichen Soll-Stunden. Im Falle eines Urlaubes werden ihm diese Soll-Stunden gutgeschrieben.
Berechnung nach geplanter Zeit	Der Mitarbeiter erhält die Arbeitszeiten gutgeschrieben, die er ansonsten laut (Standard-) Plan auch gearbeitet hätte.
Berechnung nach 1/x-Durchschnittsmethode	Der Mitarbeiter erhält die Stunden gutgeschrieben, die er durchschnittlich arbeitet. Meist sind dies 1/6 (bei 6-Tage-Woche) oder 1/5 (falls der Samstag geschlossen ist). Entscheidend ist, welche Tage in der Personalakte > Musterwoche für diesen Mitarbeiter aktiviert sind.
Urlaub in Stunden	Der Mitarbeiter erhält seinen ganzen Jahresurlaub in Stunden, statt in Tagen. Das Urlaubskonto wird nur noch in Stunden angezeigt. An einem Urlaubstag reduziert sich das Urlaubsstundenkonto um die eigentlich geplanten Arbeitsstunden. Diese Stunden werden gleichzeitig auf dem Stundenkonto gutgeschrieben.
	Die Berechnung von Urlaub in Stunden ist nur für Apotheken empfohlen, die es immer schon so handhaben. Wenn ihr Urlaube bislang in Tagen berechnet, behaltet dies auch so bei, da es rechtlich empfohlen ist.

💡 Ihr könnt daher alle Berechnungsvarianten in apocollect hinterlegen, die grundsätzlich möglich sind. Ihr könnt also genau die Methode hinterlegen, die ihr bislang auch schon verwendet habt. Zum Vergleich der Methoden >

Schritt 2: Werktage vs. Arbeitstage

Nach der Auswahl der passenden Berechnungsmethode steht nun fest, welchen Stundenwert ein Mitarbeiter an einem Urlaubstag erhält. Im 2. Schritt legt ihr nun noch fest, WANN der Mitarbeiter überhaupt einen Urlaubstag nehmen muss.

Der tarifliche Urlaubsanspruch bezieht sich im Tarifvertrag zunächst auf die 6-Werktage-Woche, da die Werktage eine für alle feststehende Größe sind. Je nach Kammerbezirk sind das 34 oder 33 Urlaubstage.
Während der eine Teil der Apotheken diesen Urlaubsanspruch für alle Mitarbeiter beibehält, rechnet der andere Teil der Apotheken den Urlaubsanspruch der Mitarbeiter auf die tatsächlichen Arbeitstage herunter. Als Arbeitstag gilt dabei jeder Tag, an dem der Mitarbeiter auch tatsächlich arbeitet.

Die Einstellung erfolgt über den Schalter „Für Tage ohne geplante Stunden soll kein Urlaubstag berechnet werden“.

urlaub-arbeitstage

Wenn ihr euch die folgende Tabelle am Handy anseht, dreht das Handy ins Querformat.

Schalter	Auswirkung	Beispiel
AN	Urlaub nur an Arbeitstagen: apocollect zieht einen Urlaubstag nur an tatsächlichen Arbeitstagen ab. Hätte der Mitarbeiter ohnehin frei gehabt, wird kein Urlaubstag abgezogen.	Udo arbeitet immer von Mo-Do und jeden 2. Samstag, also abwechselnd 4 und 5 Tage pro Woche. Ihr tragt Udo 2 Wochen Urlaub ein. apocollect zieht automatisch nur 9 Urlaubstage ab, und zwar 4 in der Woche mit ohnehin freiem Samstag und 5 in der Woche mit Arbeitssamstag.
		Die Jahresurlaubstage von Udo werden dazu auf die tatsächlichen Arbeitstage heruntergerechnet.
AUS	Urlaub an allen Werktagen: apocollect zieht für jeden Werktag einen Urlaubstag ab, unabhängig davon, ob der Mitarbeiter gearbeitet hätte oder nicht. In der Musterwoche des Mitarbeiters sollten dann auch alle 6-Tage aktiviert sein.	Heike arbeitet immer von Mo-Do und jeden 2. Samstag, also abwechselnd 4 und 5 Tage pro Woche. Ihr tragt Heike 2 Wochen Urlaub ein. apocollect zieht 12 Urlaubstage ab, und zwar für jede Woche 6 Tage.
		Heike erhält dafür auch mehr Urlaubstage pro Jahr.

Jahresurlaubsanspruch des Mitarbeiters berechnen

Mehr Infos zum Umrechnen des Jahresurlaubes von Werktagen in Arbeitstage haben wir euch im folgenden Hilfeartikel zusammengestellt: hier klicken >

Auswirkungen auf bestehende Urlaube

Wenn ihr diese Einstellungen verändert könnt ihr entscheiden, was mit den bisherigen und/oder zukünftigen Urlauben geschehen soll.

Dies gilt nur, wenn ihr in der Vergangenheit bereits Urlaube in Tagen über apocollect geplant habt.
Dies gilt nicht, wenn ihr ganz neu mit apocollect startet und bislang noch keine Urlaube eingetragen habt.

urlaub-umstellung

Bezeichnung	Auswirkung
Keine Änderung für bestehende Urlaube	Nur Urlaube, die ihr ab jetzt eintragt, werden mit der gewählten Methode berechnet
Urlaube mit Datum in der Zukunft neu berechnen	Urlaube, die in der Zukunft liegen, werden mit der gewählten Methode nachberechnet
Alle Urlaube seit Jahresanfang neu berechnen	Alle Urlaube des laufenden Kalenderjahres (Stichtag 1.1.) und alle zukünftigen Urlaube werden nach der gewählten Methode nachberechnet

💡Lest auch die anderen Hilfeartikel zum Einsatzplan. Eine Übersicht über alle Artikel findest Du hier >

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