Feiertag, Krankheit und individuelle Abwesenheiten
Eine Abwesenheit ist eine immer ganztägige Fehlzeit eines Mitarbeiters. Neben dem Urlaub gibt es weitere feststehende Abwesenheiten wie z. B. Feiertage, Krankheitstage oder Überstundenausgleich.
Ihr könnt für jede Abwesenheit eure individuelle Voreinstellung hinterlegen, ob und welche Zeitgutschriften der Mitarbeiter während der Abwesenheiten erhalten soll. Ihr könnt außerdem entscheiden, ob das Team den Grund der Abwesenheiten sehen soll oder ob dieser neutral dargestellt werden soll.
💡 Die Einstellungsmöglichkeiten für die Urlaubsberechnung findet ihr in diesem Artikel: hier klicken >
📌 Inhalt des Artikels
Berechnungsmöglichkeiten
Die Voreinstellungen werden hinterlegt in der Administration > Einsatzplanung > Abwesenheiten.
Es gibt für Abwesenheiten verschiedene Berechnungsmethoden, die ihr alle in apocollect auswählen könnt. Für jede Abwesenheit könnt ihr dabei eine eigene Berechnungsmethode hinterlegen. Diese Methoden haben wir uns nicht ausgedacht, sondern es sind die rechtlich möglichen und praktisch anwendbare Methoden.
Einmal eingestellt, berechnet apocollect die Abwesenheiten (z. B. Feiertage und Abwesenheiten) automatisch. Solltet ihr zu einem späteren Zeitpunkt die Einstellungsmethode ändern, wirkt sich das nur auf zukünftige Abwesenheiten aus.
| Methode | Beschreibung |
|---|---|
| Berechnung nach individueller Musterwoche | Tarifliche Methode: Für den Mitarbeiter wird in der Personalakte eine individuelle Musterwoche hinterlegt auf Basis seiner vertraglichen Soll-Stunden. Im Falle einer Abwesenheit werden ihm diese Soll-Stunden gutgeschrieben. |
| Berechnung nach geplanter Zeit | Der Mitarbeiter erhält die Arbeitszeiten gutgeschrieben, die er ansonsten laut (Standard-) Plan auch gearbeitet hätte. |
| Berechnung nach 1/x-Durchschnittsmethode | Der Mitarbeiter erhält die Stunden gutgeschrieben, die er durchschnittlich arbeitet. Meist sind dies 1/6 (bei 6-Tage-Woche) oder 1/5 (falls der Samstag geschlossen ist). Entscheidend ist, welche Tage in der Personalakte > Musterwoche für diesen Mitarbeiter aktiviert sind. |
| Keine Stundengutschrift | Der Mitarbeiter erhält im Falle der Abwesenheiten keine Stundengutschrift für den Tag. |
💡 Ihr könnt daher alle Berechnungsvarianten in apocollect hinterlegen, die grundsätzlich möglich sind. Einen ausführlichen Vergleich dieser Möglichkeiten inkl. Beispiele haben wir für euch im folgenden Hilfeartikel zusammengefasst: hier klicken >
Feiertage und Krankheitstage
Feiertage und Krankheiten zählen zu den gesetzlich geschützten Abwesenheiten. An diesen Tagen erhalten Mitarbeiter daher Stunden gutgeschrieben, obwohl sie nicht arbeiten. Wieviele Stunden das genau sind, ist jedoch nicht eindeutig zu beantworten, denn es hängt von eurer Sichtweise und der gewählten Berechnungsmethode ab.
apocollect trägt die Feiertage für euer Bundesland / Kanton automatisch im Einsatzplan für jeden Mitarbeiter ein. Hinterlegt dazu eure Region über die Standorte: mehr Infos >
Überstundenausgleich / Frei
Tragt ihr für einen Mitarbeiter die Abwesenheit Überstundenausgleich oder Frei ein, so erhält der Mitarbeiter an diesem Tag keine Stundengutschrift. Dadurch reduziert sich sein Stundenkonto um die Zeit, die er ansonsten an dem Tag gearbeitet hätte.
Diese Abwesenheit ist voreingestellt und kann nicht bearbeitet werden.
Individuelle Abwesenheiten erstellen
Ihr könnt weitere individuelle Abwesenheiten erstellen, die euch bei der Einsatzplanung dann zur Verfügung stehen. Ihr könnt für jede Abwesenheit die oben genannten Berechnungsmethoden auswählen, oder alternativ, dass keine Stundengutschrift im Falle einer Abwesenheit erfolgen soll.
- Öffnet die Administration > Einsatzplanung > Abwesenheiten.
- Klickt auf + Abwesenheit anlegen.
- Gebt eine eindeutige Bezeichnung für die Abwesenheit ein.
- Wählt die gewünschte Berechnungsmethode und speichert.
Sichtbarkeit von Abwesenheiten
Ihr könnt für jede Abwesenheit hinterlegen, ob das Team den Grund der Abwesenheit sehen soll oder ob dieser neutral angezeigt werden soll.
- Öffnet die Administration > Einsatzplanung > Abwesenheiten.
- Klickt auf das Stiftsymbol rechts, um die Abwesenheit zu bearbeiten.
- Die Einstellung erfolgt über den Schalter “Abwesenheitsgrund öffentlich anzeigen“.
| Einstellung | Auswirkung |
|---|---|
| ✅ AN | Der Abwesenheitsgrund ist für andere Mitarbeiter zu sehen. |
| 🚫 AUS | Das Team sieht den Grund der Abwesenheit im Plan nicht, sondern nur den neutralen Hinweis Abwesend. Weiterhin sichtbar bleibt der Abwesenheitsgrund für den Mitarbeiter selbst sowie für die Mitarbeiter mit Planungszugriff. |
Anzeige auf Exporten und Dashboard
- Auf Exporten werden nicht-öffentliche Abwesenheiten standardmäßig neutral angezeigt. Wenn ihr für Mitarbeiter die Planungsberechtigung habt, könnt ihr die Anzeige der Abwesenheitsgründe optional auch für einen Export aktivieren. Dazu deaktiviert ihr im Export-Dialog die Einstellung “Nicht öffentliche Abwesenheiten ausblenden“.
- Wenn ihr das Dashboard zur digitalen Anzeige der Teampläne nutzt, werden nicht-öffentliche Abwesenheiten dort immer neutral angezeigt.
💡Lest auch die anderen Hilfeartikel zum Einsatzplan. Eine Übersicht über alle Artikel findest Du hier >
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