apocollect sortiert eure Aufgaben automatisch in folgende Listen:

Nicht zugeordnet

Hier findet ihr alle Aufgaben, die noch von keiner verantwortlichen Person übernommen wurde. Dies ist der Fall, wenn eine Aufgabe

• mehreren Mitarbeitern
• einer Filiale
• einer Gruppe
• einem Beruf

zugeordnet ist, die Aufgabe aber nur von einem Mitarbeiter daraus übernommen werden muss.

Dabei steht die Aufgabe, die als nächstes fällig oder sogar schon überfällig ist, ganz oben.

Die Aufgaben in dieser Liste müssen zunächst von einer verantwortlichen Person übernommen werden. Wie das geht, findest du im Hilfeartikel "Zuständigkeiten".

Heute

Hier findest Du alle Aufgaben, die heute erledigt werden müssen. Das sind

• Aufgaben, die heute fällig sind, und
• Aufgaben, die bereits überfällig sind

Du siehst dabei hier alle Aufgaben, die

• Du selbst erledigen musst
• Du an andere Mitarbeiter delegiert hast

Wichtig

Du kannst Aufgaben, die Du genau im Blick behalten möchtest, mit einem Stern markieren. Diese Aufgaben werden dann hier angezeigt. Das ist z. B. nützlich, wenn eine Aufgabe deine Aufmerksamkeit erfordert, aber kein Fälligkeitsdatum hat.

Die nächsten 7 Tage

Hier findest Du alle Aufgaben, die Du in der nächsten Woche erledigen musst (also Aufgaben, bei denen Du verantwortlich bist). Dabei wird der heutige Tag nicht mitgezählt, da Du diese Aufgaben bereits in der Liste Heute findest.

Meine Aufgaben

Aufgaben, die Du selbst erledigen musst. Dabei ist es egal,

• ob Du die Aufgabe selbst erstellt hast, oder
• ob Dir ein anderer Mitarbeiter die Aufgabe übertragen hat.

Die Aufgabe, die als nächstes fällig ist, steht normalerweise ganz oben. Du kannst aber auch eine andere Sortierung wählen nach Erstellungsdatum oder Wichtigkeit.

Über den Filialfilter kannst Du Dir nur die Aufgaben anzeigen lassen, die an deinem aktuellen Standort zu erledigen sind.

Übertragene Aufgaben

Aufgaben, die Du erstellt hast und dann an andere Mitarbeiter, Filialen oder Gruppen delegiert hast. Du musst diese Aufgaben also nicht selbst erledigen.

Du hast aber mit einem Blick alle Aufgaben im Blick, die Du übertragen hast. Du kannst sehen, ob es unerledigte Aufgaben gibt und ob alles pünktlich erledigt wird. Im Filialverbund siehst Du alle Aufgaben aus allen Standorten.

Schreibe einen Kommentar zu einer Aufgabe, um z. B. nach dem Stand der Dinge zu fragen oder um an die Deadline zu erinnern.

Wenn mehrere Mitarbeiter eine Aufgabe erledigen müssen, siehst Du in der Detailansicht an den grünen Haken, wer es bereits erledigt hat und wer noch nicht.

Teamaufgaben

Hier seht ihr Aufgaben, die folgende 3 Kriterien erfüllen:

• Du hast die Aufgabe nicht erstellt.
• Du bist nicht der Verantwortliche, d. h. Du musst die Aufgabe auch nicht erledigen.
• Du hast aber die Berechtigung, die Aufgabe zu sehen.

Du warst also in einer Gruppe von Mitarbeitern, für die die Aufgabe erstellt wurde (z. B. ein Standort, ein Beruf oder eine Gruppe). Die Aufgabe wurde dann aber von jemand anderem übernommen.

Das ist interessant, weil Du so auch siehst, was deine Kollegen gerade so erledigen. Wenn ein Mitarbeiter spontan ausfällt (z. B. durch Krankheit), könnt ihr die Aufgaben dieses Mitarbeiters übernehmen, damit es nicht liegen bleibt.

Beispiel: Die Aufgabe "Retoure Ladenhüter" muss 1x im Monat von den PKAs erledigt werden. Eine andere PKA hat die Aufgabe aber bereits übernommen, aber noch nicht erledigt. Diese Aufgabe siehst Du in Teamaufgaben und weißt daher, dass es gemacht wird und von wem.

Wiederkehrend

Hier findet ihr alle Serienaufgaben, also Aufgaben, die mit einer festen Wiederholung hinterlegt sind und automatisch immer wieder neu erstellt werden.

Ihr seht alle Aufgaben, die ihr selbst erstellt habt.

Geht diese Liste ab und zu durch und prüft, ob der Widerholungsrhythmus noch korrekt ist oder angepasst werden muss. Vielleicht hat sich durch eine neue Verordnung auch der vorgeschriebene Zeitabstand verändert?

Auch könnt ihr die verantwortlichen Personen für eine Aufgabe anpassen oder verändern, oder die Aufgabe löschen.

Die Änderungen könnt ihr in der Detailansicht durchführen. Klickt oben rechts auf das 3-Punkte-Menü und wählt den entsprechenden Eintrag aus.

Erledigt

Dies ist euer Archiv. Hier findet ihr alle Aufgaben wieder,

• die ihr selbst erledigt habt
• die ihr erstellt habt und die ein anderer Mitarbeiter erledigt hat

Die Kommentare zu einer Aufgabe werden ebenfalls archiviert. Ihr könnt euch z. B. ein Ergebnis in einem Aufgabenkommentar vermerken.