Mitarbeiteranträge
Mit den digitalen Mitarbeiteranträgen vereinfacht ihr eure Planung erheblich. Jeder Mitarbeiter kann seine Wünsche eintragen, und die Planer können diese kommentieren und genehmigen. apocollect trägt es anschließend automatisch im Plan ein.
Das spart den Planern enorme Zeit, weil Änderungen mit einem Klick übernommen werden können. Jeder Mitarbeiter muss dazu nur seine eigenen Anträge melden, und die Planer müssen diese nicht mehr für alle eintragen. Und: niemand benötigt mehr dutzende Notizzettel, die er am Wochenende nachtragen muss.
📌 Inhalt dieses Artikels
📺 Seht euch das Stellen von Anträgen auch im Video Von 0 auf 100 an: zum Video Minute 48:00>
Arten von Anträgen
Mitarbeiter können folgende Anträge stellen:
| Art | Erläuterung |
|---|---|
| Freitext | Der Mitarbeiter kann undefinierte Anfragen stellen. |
| Urlaub | Beantragung von Urlauben |
| Überstundenausgleich | Beantragung freier Tage |
| Fortbildung | Beantragung ganztägiger Fortbildungen |
| Krankmeldungen | Der Mitarbeiter kann sich krankmelden. |
| Meldung von Über- oder Minusstunden | Der Mitarbeiter kann melden, wenn er länger geblieben ist oder eher gegangen ist. |
Antrag aus der Plan App stellen
- Öffne die weiße apocollect Plan App.
- Klicke unten rechts auf dein Profilbild (1).
- Wähle den Menüpunkt Meine Anträge (2).
Falls Du bereits Anträge gestellt hast siehst Du den bisherigen Verlauf. Du kannst die bisherigen und die offenen Anträge anklicken um Dir die Details anzusehen oder um deine Anträge zu kommentieren.
- Wenn Du einen bestehenden Antrag zurückziehen möchtest kannst Du dies tun, indem Du auf das rote X am Antrag klickst (3).
- Um einen neuen Antrag zu stellen, klicke unten rechts auf das blaue Plus-Symbol (4).
- Wähle als erstes die Art des Antrages aus, z. B. Urlaubsantrag (5). Wische mit dem Finger zur Seite, um weitere Antragsarten zu sehen.
- Fülle die Datumsfelder von - bis aus (6).
- Du kannst Anträge als Wichtig markieren oder eine erklärende Notiz hinzufügen (7).
- Klicke oben rechts auf Antrag absenden (8).
Beim Melden von Über- oder Minusstunden trägst Du die Dauer in Stunden und Minuten ein. Wähle das + für Überstunden, das - für Minusstunden (9).
💡 Sprecht im Team auf jeden Fall ab, ob ihr die Krankmeldung über diese Melden-Funktion erlauben möchtet. Wir empfehlen zusätzlich auch weiterhin die zuständigen Personen anzurufen oder anzuschreiben, damit morgens keine Krankmeldung übersehen wird. Über diese Melden-Funktion kann der Mitarbeiter aber dann den voraussichtlichen Zeitraum melden. Die Meldung Krankenschein liegt vor ist zunächst nur zur Information gedacht und hat noch keine weiteren Auswirkungen.
Antrag aus dem Webbrowser stellen
Am PC funktionieren die Anträge genau wie in der Plan App. Du findest das Formular hier im Modul Kalender.
- Logge Dich an einem PC bei apocollect ein.
- Öffne den Kalender und klicke oben auf den Button Antrag +.
- Fülle das Formular wie oben beschrieben aus und sende es ab.
In der Seitenleiste findet ihr außerdem den neuen Menüpunkt Meine Anträge. Hier findet ihr alle eigenen Anträge und könnt diese kommentieren oder prüfen, welche Anträge noch offen sind.
Antrag prüfen und genehmigen
Anträge darfst Du genehmigen, wenn Du für den jeweiligen Mitarbeiter die Planungsberechtigung hast.
- Öffne dazu den Einsatzplaner und wähle oben den Button Anträge.
- Du siehst nun alle offenen Anträge untereinander.
- Wenn Du auf einen Antrag klickst öffnet sich die Detailansicht.
- Du kannst hier die Notizen des Mitarbeiters lesen oder eine Rückfrage über die Kommentare stellen.
Wenn Du den Antrag geprüft hast
- klicke auf das grüne Checkfeld, um den Antrag zu genehmigen,
- oder klicke auf das rote Checkfeld, um den Antrag abzulehnen.
Filter
Filtere die Anträge
- nach bestimmten Standorten
- nach bestimmten Berufen
- nach Antragsart.
Sichtbarkeit von Anträgen
Planer sehen nur Anträge von Mitarbeitern, für die sie auch Planungsberechtigung haben.
Eine Ausnahme sind die Urlaubsanträge: Hier sehen Planer alle Urlaubsanträge, damit ihr euch bei der Urlaubsplanung besser absprechen könnt. Genehmigen kann ein Planer aber immer nur die Anträge für Mitarbeiter, für die er auch die Planungsberechtigung besitzt.
Automatisches Eintragen
Nach der Genehmigung trägt apocollect die Änderungen automatisch ein wie folgt:
- Urlaub, Überstundenausgleich, Fortbildungen und Krankmeldungen werden als Abwesenheiten im Einsatzplaner eingetragen.
- Die Stundendifferenzen werden im Stundenkonto des Mitarbeiters eingetragen.
- Freitext-Anträge werden nicht automatisch eingetragen.
Benachrichtigungen
Die beteiligten Personen werden automatisch über die Plan App und die Glocke im Browser benachrichtigt.
| Benachrichtigung | Planer | Antragssteller |
|---|---|---|
| Neuer Antrag eingegangen | ✅ | ❌ |
| Neuer Antrag auf Stundendifferenz | ❌ * | ❌ |
| Neuer Kommentar zum Antrag | ✅ ** | ✅ |
| Antrag wurde genehmigt | ❌ | ✅ |
| Antrag wurde abgelehnt | ❌ | ✅ |
*Bei der Meldung von Stundendifferenzen (z. B. geleisteten Überstunden) erhalten die Planer keine Benachrichtigung. Diese Meldungen sind nicht zeitkritisch und kommen im Alltag recht häufig vor. Die Benachrichtigungen würden daher sehr schnell überhand nehmen und stören.
** Kommentiert der Antragssteller selbst seinen Antrag, werden zunächst alle für ihn zuständigen Planer benachrichtigt. Sobald einer der Planer geantwortet hat, wird anschließend nur noch dieser Planer über Folge-Kommentare benachrichtigt. Das ist wichtig, um die Anzahl der Benachrichtigungen für alle Planer zu reduzieren.
💡Lest auch die anderen Hilfeartikel zum Einsatzplan. Eine Übersicht über alle Artikel findest Du hier >
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