Mit den digitalen Mitarbeiteranträgen vereinfacht ihr eure Planung erheblich. Jeder Mitarbeiter kann seine Wünsche eintragen, und die Planer können diese kommentieren und genehmigen. apocollect trägt es anschließend automatisch im Plan ein.

Das spart den Planern enorme Zeit, weil Änderungen mit einem Klick übernommen werden können. Jeder Mitarbeiter muss dazu nur seine eigenen Anträge melden, und die Planer müssen diese nicht mehr für alle eintragen. Und: niemand benötigt mehr dutzende Notizzettel, die er am Wochenende nachtragen muss.

📌 Inhalt dieses Artikels

Arten von Anträgen

Antrag aus der Plan App stellen

Antrag aus dem Webbrowser stellen

Antrag prüfen und genehmigen

Benachrichtigungen

📺 Seht euch das Stellen von Anträgen auch im Video Von 0 auf 100 an: zum Video Minute 46:50>

Arten von Anträgen

Mitarbeiter können folgende Anträge stellen:

Art	Erläuterung
Freitext	Der Mitarbeiter kann undefinierte Anfragen stellen.
Urlaub	Beantragung von Urlauben
Überstundenausgleich	Beantragung freier Tage
Fortbildung	Beantragung ganztägiger Fortbildungen
Krankmeldungen	Der Mitarbeiter kann sich krankmelden.
Meldung von Über- oder Minusstunden	Der Mitarbeiter kann melden, wenn er länger geblieben ist oder eher gegangen ist.

📩 [Mitarbeiter] Anträge stellen

Gestellte Anträge können von den zuständigen Planern gesehen und genehmigt werden. Nur Urlaubsanträge können auch bereits von anderen Mitarbeitern gesehen werden, damit die Mitarbeiter sich besser untereinander absprechen können.

Anträge aus der Plan App stellen

Öffne die weiße apocollect Plan App.
Klicke unten rechts auf dein Profilbild (1).
Wähle den Menüpunkt Meine Anträge (2).

Falls Du bereits Anträge gestellt hast siehst Du den bisherigen Verlauf. Du kannst die bisherigen und die offenen Anträge anklicken um Dir die Details anzusehen oder um deine Anträge zu kommentieren.

Wenn Du einen bestehenden Antrag zurückziehen möchtest kannst Du dies tun, indem Du auf das rote X am Antrag klickst (3).
Um einen neuen Antrag zu stellen, klicke unten rechts auf das blaue Plus-Symbol (4).

Wähle als erstes die Art des Antrages aus, z. B. Urlaubsantrag (5). Wische mit dem Finger zur Seite, um weitere Antragsarten zu sehen.
Fülle die Datumsfelder von - bis aus (6).
Du kannst Anträge als Wichtig markieren oder eine erklärende Notiz hinzufügen (7).
Klicke oben rechts auf Antrag absenden (8).

Beim Melden von Über- oder Minusstunden trägst Du die Dauer in Stunden und Minuten ein. Wähle das + für Überstunden, das - für Minusstunden (9).

💡 Sprecht im Team auf jeden Fall ab, ob ihr die Krankmeldung über diese Melden-Funktion erlauben möchtet. Wir empfehlen zusätzlich auch weiterhin die zuständigen Personen anzurufen oder anzuschreiben, damit morgens keine Krankmeldung übersehen wird. Über diese Melden-Funktion kann der Mitarbeiter aber dann den voraussichtlichen Zeitraum melden. Die Meldung Krankenschein liegt vor ist zunächst nur zur Information gedacht und hat noch keine weiteren Auswirkungen.

Anträge aus dem Webbrowser stellen

Am PC funktionieren die Anträge genau wie in der Plan App. Du findest das Formular hier im Modul Kalender.

Logge Dich an einem PC bei apocollect ein.
Öffne den Kalender und klicke oben auf den Button Antrag +.
Fülle das Formular wie oben beschrieben aus und sende es ab.

In der Seitenleiste findet ihr außerdem den neuen Menüpunkt Meine Anträge. Hier findet ihr alle eigenen Anträge und könnt diese kommentieren oder prüfen, welche Anträge noch offen sind.

✏️ [Planer] Antrag prüfen + genehmigen

Anträge darfst Du genehmigen, wenn Du für den jeweiligen Mitarbeiter die Planungsberechtigung hast. Die Prüfung und Genehmigung der Anträge

Anträge prüfen in der Abwesenheitsansicht

📺 Schaut euch zur Abwesenheitsansicht unser Übersichtsvideo an (4 Min): hier klicken >

In der Abwesenheitsansicht werden euch die Anträge grafisch angezeigt. Dadurch könnt ihr die offenen Anträge direkt mit den bestehenden Urlauben abgleichen, den Zeitraum anpassen oder auch einen Kommentar zum Antrag hinterlassen.

abwesenheitsansicht-antrag

Öffne dazu den Einsatzplaner und wähle oben den Button Abwesenheiten.
Du siehst den aktuellen Monat. Die Arbeitsschichten werden ausgeblendet und nur Abwesenheiten werden angezeigt. Navigiere durch die Monate wie in der Planeransicht.
Offene Anträge werden die in gelb angezeigt, bestehende Abwesenheiten in grau. Klicke auf einen Antrag, um dir die Details anzusehen.

In den Antragsdetails hast du die Möglichkeit…

… den Zeitraum zu prüfen und zu ändern
… dem Mitarbeiter einen Kommentar zu hinterlassen. Das ist z. B. praktisch, wenn der Mitarbeiter aktuell frei hat oder im Urlaub ist, da du ihn dann nicht stören musst und trotzdem weiterarbeiten kannst.
… den Antrag genehmigen oder ablehnen
… die Berechnungsmethode für diesen Antrag individuell abändern (was nur in Ausnahmefällen geschehen sollte)

💡 Wenn du dich in der Planeransicht befindest, schalte zuerst auf die Monatsansicht um. Anschließend kannst du immer zwischen Planeransicht + Abwesenheitsansicht hin- und herwechseln, um die Arbeitsschichten ein- und wieder auszublenden.

Anträge prüfen in der Listenansicht

In der Listenansicht könnt ihr euch eine Gesamtübersicht anzeigen lassen über alle Anträge oder Anträge eines Typs, z. B. alle Urlaubsanträge.

pep-antraege-listenansicht

Öffne den Einsatzplaner und wähle oben den Button Anträge.
Du siehst nun alle offenen Anträge untereinander.
Über die linke Seitenleiste kannst du die Liste auf Anträge eines Typs filtern, z. B. Urlaubsanträge.

Klicke auf einen Antrag, um die Detailansicht zu öffnen.

Du kannst Notizen und Hinweise des Mitarbeiters lesen.
Du kannst eigene Kommentare hinterlassen.
Klicke auf das Stift-Symbol oben rechts, um die Antragdetails zu bearbeiten.

Wenn Du den Antrag geprüft hast

klicke auf das blaue Checkfeld, um den Antrag zu genehmigen,
oder klicke auf das rote Checkfeld, um den Antrag abzulehnen.

Sortierung

Die Anträge können sortiert werden nach

Datum des Antrags
Datum des Abwesenheitszeitraums

Filter

Du kannst die Anträge filtern

nach bestimmten Standorten
nach bestimmten Berufen
nach Antragsart.

Export

Über das Export-Icon kannst du die angezeigte Liste exportieren. Dabei werden eingestellte Filter und Sortierungen beibehalten.

Filter aktivieren

Du kannst die Anträge filtern

nach bestimmten Standorten
nach bestimmten Berufen
nach Antragsart.

Sichtbarkeit von Anträgen

Planer sehen nur Anträge von Mitarbeitern, für die sie auch Planungsberechtigung haben.

Eine Ausnahme sind die Urlaubsanträge: Hier sehen Planer (und Mitarbeiter) alle Urlaubsanträge, damit ihr euch bei der Urlaubsplanung besser absprechen könnt. Genehmigen kann ein Planer aber immer nur die Anträge für Mitarbeiter, für die er auch die Planungsberechtigung besitzt.

Automatisches Eintragen

Nach der Genehmigung trägt apocollect die Änderungen automatisch ein wie folgt:

Urlaub, Überstundenausgleich, Fortbildungen und Krankmeldungen werden als Abwesenheiten im Einsatzplaner eingetragen.
Die Stundendifferenzen werden im Stundenkonto des Mitarbeiters eingetragen.
Freitext-Anträge werden nicht automatisch eingetragen.

Benachrichtigungen

Die beteiligten Personen werden automatisch über die Plan App und die Glocke im Browser benachrichtigt.

Benachrichtigung	Planer	Antragssteller
Neuer Antrag eingegangen	✅	❌
Neuer Antrag auf Stundendifferenz	❌ *	❌
Neuer Kommentar zum Antrag	✅ **	✅
Antrag wurde genehmigt	❌	✅
Antrag wurde abgelehnt	❌	✅

*Bei der Meldung von Stundendifferenzen (z. B. geleisteten Überstunden) erhalten die Planer keine Benachrichtigung. Diese Meldungen sind nicht zeitkritisch und kommen im Alltag recht häufig vor. Die Benachrichtigungen würden daher sehr schnell überhand nehmen und stören.

** Kommentiert der Antragssteller selbst seinen Antrag, werden zunächst alle für ihn zuständigen Planer benachrichtigt. Sobald einer der Planer geantwortet hat, wird anschließend nur noch dieser Planer über Folge-Kommentare benachrichtigt. Das ist wichtig, um die Anzahl der Benachrichtigungen für alle Planer zu reduzieren.

💡Lest auch die anderen Hilfeartikel zum Einsatzplan. Eine Übersicht über alle Artikel findest Du hier >

📌 Seht Euch auch unser kostenloses Webinar zum Einsatzplaner an: Mehr erfahren >