Einrichtung Mail zu Aufgabe
Aus einer weitergeleiteten E-Mail kann automatisch eine Aufgabe erstellt werden, die du selbst erledigen musst oder die automatisch nach deinen Vorgaben im Team verteilt wird.
Anwendungsbeispiel: Lass eine Aufgabe erstellen bei neuen Google-Bewertungen, durch Benachrichtigungsmails aus anderen Tools (DMS, Terminbuchung), leite eine Bestellung an deine PKAs weiter oder leite dir selbst eine Email weiter mit einem Link oder einer Idee, die du nicht vergessen möchtest.
Einrichtung
Legt eine neue E-Mail-Weiterleitungsregel an in der Administration > Mail@apocollect.
| Nr | Bezeichnung | Beschreibung |
|---|---|---|
| 1 | Bezeichnung | Wähle eine eindeutige, interne Bezeichnung für die Weiterleitungsregel. |
| 2 | Zielmodul | Wähle das Modul „Aufgabe“ aus. |
| 3 | Fälligkeit | Lege fest, wann die Aufgabe fällig sein soll: ohne Fälligkeit, aktueller Tag oder Folgetag |
| 4 | Ersteller | Lege fest, wer als Ersteller der Aufgabe gelten soll. |
| 5 | Zuständigkeit | Lege fest, welchen Mitarbeitern die Aufgabe zugewiesen werden soll. Es muss anschließend einer dieser Mitarbeiter die Aufgabe erledigen. Du kannst auch dich selbst auswählen, falls du dir die Aufgabe selbst zuweisen möchtest. |
| 6 | Standort der Erledigung | Lege fest, an welchem Standort die Aufgabe erledigt werden muss (optional) |
| 7 | Sichtbarkeit | Lege fest, ob die Aufgabe nur für die beteiligten Mitarbeiter zu sehen sein soll oder für das ganze Team. |
| 8 | Automatisches Ablaufen | Lege fest, ob die Aufgabe am Ende des Fälligkeitsdatums automatisch auf „Verworfen“ gesetzt werden soll. |
| 9 | Etiketten | Hinterlege Etiketten, die der Aufgabe zugewiesen werden sollen zur Kategorisierung. |
| 10 | Priorität | Lege die Priorität fest. |
Weiterleitung
Nach dem Speichern wird für diese Weiterleitung eine eigene E-Mailadresse generiert. Diese kannst du per Klick kopieren.
Anschließend:
- Speichere die E-Mailadresse in deinem Adressbuch, z. B. in Outlook oder im Handy - am besten unter der gleichen Bezeichnung, die du auch bei der Einrichtung gewählt hast. Du kannst dann schnell E-Mails an diese Adresse weiterleiten.
- Hinterlege diese E-Mailadresse in einer anderen Software, damit Benachrichtigungen dieser Software automatisch als Aufgabe erstellt werden.
- Je nach E-Mailclient kannst Du auch eine automatische Weiterleitungsregel erstellen, z. B. in Outlook: „Leite alle E-Mails mit dem Betreff „Neue Google Bewertung“ automatisch weiter an…“
Der Ersteller wird über die Glocke benachrichtigt, sobald eine Aufgabe per E-Mail erstellt wurde.
💡 Beachtet unsere allgemeinen Hinweise zur Weiterleitung von Emails: hier klicken >
