In diesem Artikel geben wir euch eine Übersicht über die Hilfeartikel, und in welcher Reihenfolge ihr die Einstellungen vornehmen solltet.

💡 Bitte lest alle Artikel im Hilfebereich aufmerksam durch, bevor ihr mit der Planung startet. Bitte kontaktiert den Support erst, wenn ihr die Antwort im Hilfebereich nicht findet. Dadurch können wir euch weiterhin wie gewohnt schnell antworten.

💡 Sollte eine Frage ungeklärt bleiben, schickt diese bitte im jeden Fall per E-Mail an support@apocollect.de - vielen Dank!

Grundeinstellungen

Bevor ihr die ersten Arbeitszeiten plant, müsst ihr die Grundeinstellungen hinterlegen und auf eure Apotheke anpassen.

Dazu beachtet bitte die folgenden Hilfeartikel in dieser Reihenfolge:

• Grundkonfiguration: Überprüft die hinterlegten Tätigkeiten und Abwesenheiten, und stellt die Standard-Berechnungsmodelle für Urlaub, Feiertage und Krankheiten ein.
• Bundesland/Region im Standort hinterlegen: Dies ist wichtig, damit euch die richtigen Feiertage angezeigt werden.
• Mitarbeiter einladen: Wenn ihr neu bei apocollect seid, ladet euer Team in apocollect ein.

Einstellungen pro Mitarbeiter

Wenn ihr euer Team in apocollect eingeladen habt, könnt ihr die Vertragsdaten und die Standard-Arbeitszeiten für jeden Mitarbeiter hinterlegen.

Vorbereitungen [optional]

Wenn ihr bislang manuell plant, kann es hilfreich sein, dass ihr euch vor der Einrichtung bereits einmal alle benötigten Daten notiert. Ihr könnt diese dann schnell in apocollect eintragen. Wir haben dazu ein Formular für euch vorbereitet, auf dem ihr die benötigen Daten pro Mitarbeiter ausfüllt. Natürlich könnt ihr das Formular auch vom Mitarbeiter selbst ausfüllen lassen.

📌 [DOWNLOAD] PDF-Formular zum Sammeln alle benötigten Vertragsdaten. PDF herunterladen >

Ihr könnt die Daten natürlich auch direkt von eurem alten Sytem in apocollect übertragen.

Übertragung der Mitarbeiter-Vertragsdaten

Für jeden Mitarbeiter müsst ihr einmal zu Beginn folgende Einstellungen vornehmen:

• Hauptstandort festlegen
• Berechtigungen vergeben: Legt fest, ob noch andere Personen den Einsatzplan dieses Mitarbeiters planen dürfen.
• Vertragsdaten hinterlegen: Hinterlegt die Vertragsstunden und das vereinbarte Urlaubskontingent.
• Musterwoche: Hinterlegt die Musterwoche als Berechnungsgrundlage

💡 Erst wenn die Musterwoche ausgefüllt und aktiviert wurde, wird der Mitarbeiter auch in der Arbeitsplanung angezeigt. Der Grund: Die Musterwoche spiegelt die Soll-Stunden wieder, die vertraglich mit dem Mitarbeiter vereinbart wurden. Sie dient daher als Abgleich für die Stunden, die der Mitarbeiter arbeitet, und ist damit essentiell für die Berechnung der Über- und Minusstunden.

• Standardplan: Hinterlegt den kompletten Arbeitszyklus des Mitarbeiters für eine automatisierte Planung
• Startwerte im Stundenkonto: Tragt über eine manuelle Korrektur die vorhandenen Über- oder Minusstunden des Mitarbeiters ein
• Startwerte im Urlaubskonto: Tragt über eine manuelle Korrektur die Resturlaubstage des Mitarbeiters für das laufende Jahr ein. Zum 1.1. füllt apocollect das Urlaubskonto automatisch mit den vereinbarten Jahresurlaubstagen wieder auf.
• Genehmigte Urlaube übertragen: Tragt alle Urlaube des Mitarbeiters ein, die ihr schon für die Zukunft genehmigt habt.

📌 [DOWNLOAD] Hier könnt ihr euch auch eine Checkliste herunterladen, die ihr bei der Konfiguration neben euren PC legen könnt. So könnt ihr jeden Punkt pro Mitarbeiter abhaken, damit ihr nichts vergesst. Checkliste herunterladen >

Seht auch auch gerne die Roadmap für die nächsten Monate an mit neuen Funktionen, die wir per Update in apocollect integrieren werden.